Você provavelmente sabe que a organização é fundamental para não perder prazos tanto em contas a pagar quanto a receber. Mas será que consegue gerenciar bem esses processos? Neste artigo, vamos mostrar como um calendário financeiro pode ser um primeiro passo para colocar ordem no caixa.

O que é um calendário financeiro?

O calendário financeiro é uma evolução da planilha de receitas e despesas, que quase sempre representa um primeiro esboço do fluxo de caixa em empresas iniciantes. Ele consiste em um controle mais rigoroso sobre as datas relativas às obrigações assumidas e também quanto aos recebimentos programados.

Esse é um tipo de organização que evita perder prazos importantes tanto de saídas quanto de entradas de recursos, o que é um cuidado essencial com a saúde financeira do negócio.

Se você tem contas a pagar com vencimento em datas diferentes ao longo do mês, por exemplo, a quitação desse débito é facilitada pela ferramenta, já que a sua simples observação no dia a dia permite identificar os valores previstos e se planejar para honrá-los.

Já no caso de contas a receber, o prejuízo poderia se materializar pela inadimplência. Mas o calendário possibilita se antecipar ao não pagamento, pois a partir dele o gestor pode construir uma estratégia para avisar sobre a proximidade do vencimento. Essa preocupação com o cliente é útil para criar um vínculo com ele.

Como perder prazo de pagamento resultaria em juros e multas e não receber na data atrasaria a entrada de um valor com o qual você contava, é importante que o calendário financeiro criado seja incorporado como um hábito à rotina.

Como montar um calendário financeiro

Em forma de planilha, você pode construir um calendário mensal, mas com divisão semanal, considerando os dias considerados úteis. Na primeira coluna, à direita, inclua as datas e os dias da semana.

Ao lado, crie colunas com previsões de pagamentos e recebimentos, inserindo as informações nos dias em que se aplicam. É válido também informar os valores para ampliar o controle.

Visualmente, sua planilha ficará semelhante a esta tabela:

Veja nesse exemplo que o registro da informação se destina à conferência e planejamento. No caso, há uma grande despesa prevista para o dia 20 e um grande recebimento aguardado para dois dias depois.

O ideal é receber antes para pagar depois, mas como não é o que acontece nessa situação, o calendário permite ao gestor se planejar para honrar o compromisso e não ficar sem dinheiro.

Assim que cada movimentação financeira prevista se confirmar, é válido aplicar uma regra no Excel, por exemplo, ou inserir uma marcação manual que indique o seu status: se realizada ou pendente. Isso é especialmente importante, pois um gasto ou recebimento que ficou para trás não pode ser esquecido, o que poderia ocorrer se o data em questão fosse eliminada do calendário.

Vantagens de um controle rigoroso

São algumas das vantagens desse tipo de organização financeira que valem ser citadas ou reforçadas:

• Pagar suas contas em dia, sem juros e multas
• Mensurar sua necessidade de capital de giro para não faltar dinheiro para a operação
• Planejar a quitação antecipada para negociar descontos
• Definir qual conta a pagar deve ser priorizada, caso não seja possível quitar todas no prazo
• Identificar o recebimento na data prevista
• Avisar o cliente sobre a proximidade do vencimento
• Reagir rápido a uma possível inadimplência para minimizar seu prejuízo
• Ter no prazo de pagamento do débito uma informação a mais sobre o comportamento do cliente
• Identificar bons pagadores, que podem ser alvo de ações futuras específicas, como a concessão de descontos.

Controle online é evolução do calendário

Quando você decide adotar um calendário financeiro, é provável que o faça por considerar que a planilha de receitas e despesas já não supre toda a sua necessidade de organização. Algo semelhante tende a ocorrer com a própria ferramenta que está construindo agora: ela também se tornará obsoleta.

Conforme seu negócio evoluir e o número de pagamentos e recebimentos crescer, talvez falte espaço para efetivamente organizar as informações na sua planilha. Mas não é apenas isso, pois a tendência é que você não disponha de muito tempo para gerenciar manualmente o seu calendário, inserindo os dados e os atualizando conforme ocorrem movimentações.

Quando esse dia chegar, você estará pronto para dar mais um passo decisivo rumo à profissionalização do seu negócio, que é a automatização da tarefa.

Sim, é isso mesmo. O controle de contas a pagar e a receber não precisa ser realizado manualmente. A tecnologia evoluiu bastante nos últimos anos, a ponto de disponibilizar softwares de gestão empresarial que organizam automaticamente as informações, sem necessidade de intervenção humana.

A melhor parte é que você é avisado quanto aos compromissos financeiros com a antecedência que desejar, da mesma forma que pode programar o envio de um alerta ao seu cliente quando o vencimento da sua obrigação se aproximar.

E há ainda recursos adicionais, como o controle da inadimplência. É possível no mesmo sistema estimar, a partir da projeção do fluxo de caixa, o momento no qual o índice de não pagamentos acabará comprometendo as finanças, viabilizando a partir dali medidas em resposta ao problema.

Cuidar das finanças deve ser rotina

Seja com uma planilha que funciona como calendário financeiro ou através de um software que qualifique a ação, é fundamental que o empreendedor se conscientize quanto à importância dos controles para a sobrevivência e crescimento do negócio.

Esse tipo de ferramenta é útil especialmente para aqueles que justificam na estrutura enxuta uma razão para deixar a gestão para depois.

Não caia nesse erro e incorpore à rotina o hábito de checar as contas a pagar e a receber. Só assim você terá uma organização melhor e deixará de perder dinheiro desnecessariamente.

Fontes:
Texto: blog.contaazul.com
(Por Anselmo Massad)
Foto: Divulgação

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