Toda empresa precisa receber, entretanto o ato de cobrar dos clientes nunca é interessante, muito menos simples. O correto seria que cada um cumprisse com o que combinou, inclusive com as promessas de pagamentos. Mas, infelizmente perante a um cenário de crise e crescente endividamento da população isso é impossível.

Para os gestores de empresas esses atrasos podem ser desastrosos. Muitos clientes esquecem ou simplesmente decidem não é prioridade o pagamento, assim os problemas se acumulam e o não recebimento pode levar até ao fracasso dos negócios.

Mas como cobrar? Para o advogado especializado na área de cobranças, Gilberto Bento Jr., esse é um trabalho que demanda muito cuidados e planejamento. “Tem que se ter em mente que cada pessoa é de um jeito e temos que ter educação e paciência para cobrar”, explica.

Mas, mesmo não sendo interessante e não agradando ninguém, é preciso cobrar, e para isso é preciso ter disciplina, persistência e organização. Gilberto Bento Jr. elencou pontos para uma cobrança de sucesso:

• Tenha tudo organizado e crie um cronograma de cobranças, saber quando venceu, quanto deve cobrar, qual o valor da multa, dos juros, vincular e desvincular o boleto da cobrança e a nota fiscal da venda ou do serviço prestado.
• Para um primeiro contato é interessante ligar e mandar e-mail ao cliente em débito já no dia seguinte ao vencimento pedindo ajuda para localizar o pagamento, pois o banco pode ter se confundiu e não conseguiu identificar, peça por favor para ele enviar o comprovante de pagamento.
• Após 03 dias de vencimento o interessante é ligar para o cliente e perguntar do pagamento, explicando a necessidade em ter o dinheiro por ter compromissos a honrar. Não esqueça de mandar e-mail para reforçar a ligação, cobre do cliente, com delicadeza uma data de pagamento, pergunte se ele pode fazer uma transferência hoje.
• Após 10 dias da dívida vencida é hora de analisar com a diretoria quais iniciativas de suspensão dos serviços ou cobrança mais enérgica serão tomadas para recuperar os valores.
• Administrativamente a dívida vencida após 30 ou 60 dias será cada vez mais difícil de cobrar, então neste momento você deve tentar fazer com o devedor um contrato chamado confissão de dívida, isso irá garantir para sua empresa o direito de cobrar isso no futuro.

Na confissão de pagamento, que é um contrato, deve ter assinatura do devedor, da sua empresa e de duas testemunhas, com datas e identificação das partes, você pode estabelecer uma forma de pagamento diferenciada.

Eventualmente você pode perder um pouco do valor principal, dos juros, da multa, mas fique atento para não fazer novos negócios com esse cliente ou qualquer empresa que ele participe, pois esse tipo de devedor força privilégios para pagar o que já deve, distorcendo as obrigações já assumidas.

Gilberto de Jesus da Rocha Bento Jr., é sócio da Bento Jr. Advogados sendo expert em advocacia empresarial, pós-graduado em direito empresarial, direito processual, direito tributário, empreendedorismo e tribunal do júri, cursou doutorado em direito constitucional.

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Fontes:
Texto: Ponto Inicial Comunicação
(Por Paulo Fabrício Ucelli)
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Confira algumas dicas para melhorar o fluxo de caixa da sua empresa apostando em formas de pagamento mais ágeis.

Como proprietário de uma pequena empresa, você assume muitos papéis e precisa aprender novas habilidades para manter seu negócio em alta. Você pode não ter tido treinamento oficial em contabilidade, gerenciamento de estoque ou vendas, mas sua paixão pelo que faz o motiva a desenvolver as habilidades necessárias para realizar o trabalho.

No entanto, existe um nicho de competências particularmente restrito que tem desafiado as PMEs globalmente desde o início das vendas – cobrar clientes que demoram para pagar. Com a tecnologia eliminando muitas das outras nuances diárias que atrasam você, por que não podemos simplesmente acenar com uma varinha mágica para agilizar os pagamentos?

A tecnologia e a legislação estão trabalhando para aliviar esse desafio para as PMEs, mas a Sage realizou uma pesquisa para examinar mais profundamente as razões pelas quais o problema existe. Nosso relatório Efeito Dominó: o impacto dos pagamentos atrasados mostra que 34% dos consumidores americanos dizem não ter nenhuma razão específica para fazer pagamentos atrasados, o que significa que a solução poderia ser facilitar uma mudança no comportamento de seus clientes (por exemplo, esquecimento, procrastinação) e sua interação com você. Talvez o remédio para seus atrasos de pagamento esteja em como você está pedindo o pagamento.

Aqui estão três maneiras pelas quais uma melhor estratégia de comunicação pode ajudá-lo a receber um pagamento mais rápido:

1. Controlar a negociação

Nossa pesquisa também mostra que 32% das PMEs americanas dizem que a maior barreira para perseguir pagamentos atrasados é o medo de ter conversas desagradáveis e comprometer o estreitamento das relações com seus clientes.

Parece que o catalisador para isso é principalmente comportamental e pode ser superado se você entender melhor a lógica de seus clientes e estar preparado com pontos de conversa para ajudar a conduzir o diálogo. Uma melhor compreensão do que os está atrasando ajudará você a agir. Quando tudo é feito de maneira tática, o diálogo não precisa ser estranho.

Na verdade, nossos especialistas em negócios da Sage recomendam que quanto mais cedo você começar a mencionar a fatura, melhor.

“Fature seus clientes imediatamente. Embora a venda seja ótima, quanto mais rápido você receber seu pagamento, mais cedo suas reservas de caixa serão reabastecidas. E tente enviar faturas e declarações por e-mail – isso pode economizar tempo e fornecer a seus clientes a oportunidade de pagar muito mais cedo”, disse Alison Parsons, da Albert Goodman.

2. Fique em contato

Cada ponto de contato de comunicação que você tem com seus clientes é uma oportunidade para controle de qualidade e para gerenciar suas expectativas, aconselha Sid Moore, especialista em negócios da Sage, da Moore Accountancy.

“O principal é garantir que sua fatura indique claramente as condições de pagamento (como 7 dias ou 30 dias) e a data de vencimento. E você deve contatar regularmente seus devedores para que eles se acostumem a saber que eles serão perseguidos se não pagarem a tempo”.

Envie atualizações regulares durante o trabalho para que o cliente se acostume a um relacionamento comunicativo com você. Como Jenny Garrett, da Reflexion Associates, sugere, um relacionamento amigável é construído dessa maneira. “Faça amizade com aqueles que estão pagando suas faturas. Certifique-se de que eles conhecem você pelo nome e que você criou uma conexão pessoal – seu cliente pode aumentar o valor da fatura.”

3. Deixe sua fatura fazer o pedido

Nossa pesquisa mostrou ainda as três principais razões pelas quais os pagamentos são atrasados: o pagamento simplesmente está pendente (40%); eles só pagam as faturas durante determinados períodos (20%); ou nunca receberam a fatura (17%).

A mais recente tecnologia em software de contabilidade complementa essas conversas, o que torna mais fácil para as pequenas empresas serem pagas mais rapidamente. Conrad Ford, da Funding Options, diz que a tecnologia é o melhor remédio contra as desculpas por atrasos de pagamento.

“Se você cometer um erro na sua fatura, estará dando uma desculpa pronta para ser pago com atraso, principalmente se o cliente for um grande negócio. Verifique novamente as informações em cada fatura antes de enviá-las e use as ferramentas de faturamento adequadas, como o software de contabilidade online, para garantir que sua fatura atenda a todos os requisitos.”

O software de contabilidade integrado com pagamentos de fatura também permite criar, enviar e rastrear faturas do seu dispositivo móvel. Cada fatura tem um link “pagar agora” incorporado para os clientes pagarem diretamente. Você pode confirmar quando recebeu a fatura e quando ela foi paga. E como todo o processo é automatizado, os erros e as disputas com os clientes são minimizados. Como você gerencia pagamentos atrasados? Compartilhe conosco nos comentários abaixo.

Texto originalmente escrito por Ashley Hindsman para o blog Sage Advice

Fontes:
Texto: blog.sage.com.br
(Da Redação)
Foto: Divulgação

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