A conciliação bancária é uma das ferramentas indispensáveis para a gestão financeira de qualquer empresa, seja qual for o seu porte. A prática, porém, revela alguma dificuldade em realizar o processo ou mesmo a falta de compreensão quanto à sua importância.
É por isso que, neste artigo, vamos apresentar o conceito e trazer um passo a passo para não errar.
O que é conciliação bancária?
Conciliação bancária é o processo que consiste na comparação entre o extrato bancário com as informações de controle financeiro interno de uma empresa.
É a partir desse exercício que o empreendedor coloca lado a lado despesas, recebimentos e o saldo disponível, conferindo se as movimentações previstas foram realizadas e se os resultados encontrados apresentam ou não divergências.
A prática está integrada às ações de gestão financeira de qualquer empresa, embora apresente características próprias de acordo com o negócio. Quem recebe por meio de boletos, cartões de crédito ou débito, por exemplo, depende dessa tarefa para evitar prejuízos.
O que ocorre nesses casos é que os valores originados em vendas ou na prestação de serviços caem diretamente na conta bancária da pessoa jurídica. É a partir da conciliação, portanto, que se confirma se houve ou não o crédito esperado, assim como o débito de contas a pagar.
Esse aspecto, por si só, já representa motivo suficiente para se dedicar à tarefa. Mas há outras razões que podemos pontuar para que donos de negócios ampliem o seu conhecimento sobre a conciliação bancária e assumam ocompromisso pela sua realização.
Por que fazer conciliação bancária
Monitorar o dinheiro das vendas via cartões e boletos é a razão mais óbvia para fazer a conciliação bancária rotineiramente. Mas ela também é importante para saber se não houve fraudes internas – dinheiro depositado a menos – ou cheques recebidos como pagamento não descontados.
É a partir da conciliação bancária que as possíveis inconsistências são percebidas. Você pode até pensar que é capricho, mas, ao longo de um ano, pequenos erros em lançamentos e recebimentos somados podem atrapalhar a saúde financeira do negócio.
Ao mesmo tempo, se o fluxo dos registros de entradas e saídas apresenta erros, tal defasagem pode induzir o gestor ao erro, chegando a resultados diferentes dos reais. Nunca é demais lembrar que equívocos no fluxo de caixa podem levar à tomada de decisões prejudiciais ao futuro do negócio.
Também um acompanhamento rigoroso e frequente (seja diário ou mensal) favorece a comunicação com a contabilidade e o fornecimento de informações relevantes para o fechamento do mês.
Cabe destacar ainda os prejuízos imediatos, nem sempre observados. Estamos falando de descontos que passam despercebidos quanto o extrato bancário sequer é observado.
Pode acontecer ao contratar um empréstimo, por exemplo. A cobrança de taxas e a incidência real de juros nem sempre são observadas pelo empreendedor, que pode acabar surpreendido por um saldo inferior ao que deveria existir.
Quer mais? Se a sua empresa possui um cartão corporativo, pode criar um processo específico para a sua fatura. É útil para compreender melhor cada despesa e também monitorá-las e promover possíveis ajustes em tempo.
Isso sem falar na relevante informação financeira que a conciliação bancária oferece para ajustar o planejamento estratégico da empresa. Junto ao fluxo de caixa e à análise contábil, você tem aí um pacote de ferramentas capaz de conduzir o negócio ao encontro de seus objetivos.
Planilha de conciliação bancária
Para empreendedores iniciantes ou que nunca tiveram contato com esse tipo de solução, uma boa maneira de começar a realizar a conciliação bancária é a partir de uma planilha. Vale usar um modelo criado no programa Excel, por exemplo, preenchendo os campos de acordo com as suas informações.
Com esse instrumento em mãos, é possível acompanhar e classificar as movimentações do extrato bancário, o que permite identificar de forma efetiva o quanto está gastando e recebendo.
A planilha de conciliação bancária é também uma solução simples e prática para não perder de vista nenhum crédito ou débito em conta da empresa, o que é um compromisso com o seu controle financeiro.
Mas conforme o seu conhecimento avança, é provável que perceba que a planilha possui algumas limitações. A principal delas se relaciona com o preenchimento manual das informações, o que é entediante e aumenta a vulnerabilidade a erros.
Como a tecnologia já evoluiu bastante, após identificar na prática a importância da conciliação bancária, vale investir em uma solução automatizada, que não só realiza o monitoramento e controle das finanças como agrega outras funcionalidades para cuidar melhor do dinheiro do negócio.
Como fazer conciliação bancária
Seja na planilha ou software, você precisa criar um processo rotineiro para a conciliação bancária. Ela pode ser semanal, mensal ou até mesmo semestral – depende da quantidade de movimentações e conforme a necessidade de organização. O ideal, porém, é realizar a tarefa diariamente para alcançar um controle mais rigoroso das finanças.
Antes de tudo, crie o hábito de registrar todas as movimentações financeiras da empresa. Também guarde recibos, notas fiscais, extratos bancários, comprovantes de pagamento, depósitos e transferências. Desse modo, caso identifique valores que não caíram na conta, você terá a comprovação.
Anote todos os dias o saldo bancário, as entradas e as saídas de dinheiro. Assim, você fará o controle interno do caixa da empresa, discriminando cada movimentação. Ao deixar de fora os valores mantidos em espécie para atividades administrativas, os números devem bater.
É importante observar não apenas os números finais, mas também as datas de lançamento. Uma empresa organizada, com conduz bem as finanças, precisa ter uma cultura de respeito aos prazos, o que evita pagar multas por atraso, por exemplo.
Com tudo registrado, basta conferir os números e as datas. Se notar algum dado diferente, investigue a origem da divergência e busque sua correção imediata. Praticando a conciliação bancária com frequência, você vai ter uma gestão financeira cada vez mais eficiente e sem desperdícios.
Conciliação passo a passo
Realizar a conciliação financeira depende, basicamente, de quatro passos. Vamos conferir em detalhes cada um deles agora.
1. Cultura de prestação de contas
É necessário fazer um registro diário de todas as entradas e saídas nas contas bancárias, incluindo tarifas e juros, se for o caso. Não há como ter controle e realizar futuras avaliações se não houver uma cultura de prestação de contas na empresa.
2. Verificação de saldos
A conferência também é um passo essencial, apesar de não ser uma das tarefas mais prazerosas do mundo. Veja se os saldos iniciais e finais do controle interno estão batendo com os saldos do extrato bancário.
3. Análise de detalhes
A conferência não serve apenas para a análise dos saldos. A diversão continua: é fundamental verificar se todas as datas correspondem com as anotadas pelo controle interno. Isso minimiza o risco de ser multado por atrasos, por exemplo.
4. Correção e armazenamento
Por fim, qualquer divergência entre os dados do controle interno e aqueles da conta bancária deve ser corrigida assim que percebida. Não se esqueça de guardar notas fiscais, extratos e comprovantes de pagamento para ter acesso às informações a qualquer hora.
Controle de contas com a conciliação bancária
A conciliação bancária é uma tarefa que faz parte de um processo maior, o dagestão financeira do negócio. A ferramenta se torna ainda mais relevante quando o empreendedor a percebe dessa forma e, assim, pode aproveitar tudo o que ela é capaz de oferecer no controle das finanças.
1. Previsão de fluxo de caixa
Cada vez mais, é necessário ter rapidez e segurança em relação à tomada de decisões na empresa. Para isso, é importante que o empreendedor tenha exata noção da situação financeira e orçamentária do negócio.
Algumas empresas são levadas à falência devido ao fluxo de caixa negativo que decorre, ocasionalmente, de lançamentos defasados de entradas e saídas financeiras. Por outro lado, isso é evitado ao fazer a conciliação bancária, porque permite saber quanto terá em caixa futuramente.
2. Saldo atualizado
Em razão de um atraso decorrente de algumas transações, como o pagamento por cheques, por exemplo, o processo de avaliação financeira pode ficar momentaneamente comprometido.
A correção e identificação de saldos desatualizados é mais rápida se você tiver o hábito, dentro de sua empresa, de bater saldo entre sua conta e seu controle financeiro.
Nas hipóteses de emissão de cheques, é essencial que o empreendedor leve em conta o atraso entre a sua emissão e sua efetiva compensação bancária, seja ela pelo próprio negócio ou por parte de um cliente. A conciliação possui as ferramentas e mecanismos necessários para identificar essas divergências temporárias e corrigi-las.
3. Planejamento orçamentário efetivo e realista
Qualquer empreendedor de sucesso deve considerar a manutenção de um criterioso planejamento orçamentário, permitindo realizar análises efetivas e realistas de seus negócios.
Para que isso se concretize, a conciliação bancária é de fundamental ajuda. Atualmente, sua integração com os sistemas bancários permite a importação imediata de extratos nos principais bancos, em procedimento fácil e prático, realizado via internet.
Além disso, a identificação dos lançamentos é automatizada e individualizada. É possível confirmar a conciliação de registros pelo sistema e também rejeitar as sugestões propostas, completando de forma manual a sua identificação.
Isso significa que a análise da situação financeira do negócio será personalizada, de forma a propiciar um cenário financeiro transparente ao empreendedor.
4. Softwares financeiros fáceis de usar
Atualmente, existem sistemas financeiros e sites especializados nesse tipo de atividade. Eles são de fácil utilização e capacitação, o que qualifica o controle de dados e o gerenciamento financeiro.
Procure uma solução que conte com suporte técnico e consiga personalizar rapidamente as atividades de conciliação bancária de acordo com as necessidades de seus negócios.
Por ser um serviço automatizado, é mais simples e menos custoso. Contar com a ajuda de um contador ou assessoria contábil vai contribuir ainda mais para que os números dos lançamentos feitos no software sejam claros.
5. Maior controle de movimentações financeiras
A conciliação financeira proporciona maior controle sobre todas as movimentações financeiras realizadas em banco, inclusive as que não foram lançadas na contabilidade, com grande vantagem ao uso de uma solução automatizada.
Devido à natureza informatizada e automática do processo de conciliação, a identificação de lançamentos e produção de resultados é imediata. Além disso, seus resultados podem ser apresentados de forma analítica, otimizada, com dados distribuídos por área de cada despesa e rendimento.
Automatize e qualifique a conciliação bancária
A planilha no Excel é um dos métodos mais tradicionais para essa comparação entre o extrato bancário e o controle interno. Mas há como fazer conciliação bancária de uma maneira muito mais ágil, que vai poupar longas horas de trabalho.
Com o ContaAzul, você tem um software que permite o registro simplificado de despesas e receitas da empresa, podendo categorizá-los facilmente. Essa função permite gerar relatórios com gráficos, nos quais você pode enxergar com clareza quais são os maiores gastos e de onde vem mais dinheiro.
Mas o melhor está por vir: é possível integrar esse controle interno com o extrato bancário em poucos cliques, sem ter o trabalho de abrir a planilha no Excel e atualizá-la manualmente. O processo de conciliação bancária do ContaAzul é extremamente simples, e pode ser feito de duas maneiras: importação automática ou manual do extrato.
Importação automática do extrato bancário
O ContaAzul possui uma aba chamada Conciliação Bancária, que possui a opção de sincronizar os dados automaticamente. Basta configurar a sua conta com as informações de acesso e de segurança. Em seguida, o software faz todo o trabalho com o mínimo de tempo e poucos cliques, exibindo as possíveis divergências na tela.
É a forma mais recomendada por demandar o mínimo de tempo para ser realizada. Também facilita ao máximo a verificação de divergências nos lançamentos, registros faltantes ou equivocados no sistema, além da conferência dos saldos bancários.
Nesse processo, não é preciso dar baixa nos títulos financeiros – ao conciliar os lançamentos, o ContaAzul dá a baixa de forma automática.
Importação manual do extrato bancário
Os bancos disponibilizam aos clientes um arquivo em formato .OFX, que contém informações sobre transações bancárias realizadas. O controle financeiro no ContaAzul permite importar esse arquivo, realizando a sincronização com os lançamentos registrados no software.
Apesar de não ser tão prático quanto a importação automática, pois exige que você baixe o extrato e importe o arquivo no software, ainda é um processo muito ágil, que economiza horas se comparado a uma atualização manual de planilha de conciliação bancária.
Faça a conciliação bancária com a ContaAzul
Como vimos neste artigo, a conciliação bancária é um processo fundamental de gestão financeira em qualquer empresa. Ao baixar a nossa planilha, você dá um passo importante para cuidar melhor do dinheiro do negócio. Mas é possível ir além.
A conciliação bancária na ContaAzul é facilitada pela integração entre diferentes módulos do sistema de gestão online, garantindo que o saldo corresponda ao esperado e que você saiba exatamente o que é cada item do extrato, que contas foram ou não pagas e, assim, agir rapidamente para evitar prejuízos. É praticidade e segurança em uma só ferramenta.
Fontes:
Texto: blog.contaazul.com
(Por Anselmo Massad)
Foto: Divulgação
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O que você vai ler neste artigo
- O que é conciliação bancária
- Como fazer a conciliação bancária
- Como monitorar o fluxo de caixa
- Confrontando os dados da conciliação bancária
- Quais erros podem ocorrer e o que fazer
- Envie os documentos para a contabilidade
- Importância da conciliação bancária
- Conclusão
Uma das melhores formas de evitar quaisquer surpresas nas finanças e na contabilidade da sua empresa é através da conciliação bancária.
Basicamente, o processo consiste na comparação entre o saldo de uma conta bancária e todas as informações externas. A partir desta informação e dos extratos é possível identificar todas as entradas e saídas do caixa da empresa.
Garantir a exatidão do saldo bancário é essencial para um controle de fluxo de caixa eficiente.
Apesar de ser uma atividade extremamente importante dentro de qualquer organização, principalmente para os setores contábil e financeiro, muitos empreendedores ainda abrem mão da prática.
Por conta disso, corre-se o risco de perder o controle do capital disponível para o desenvolvimento de suas atividades diárias ou, ainda, para o cumprimento de obrigações, como empréstimos, financiamentos bancários e parcelamentos com fornecedores.
Por esse motivo resolvemos abordar, nesse post, um passo a passo para a elaboração de uma conciliação bancária, assim como a importância desse tipo de processo na sua empresa! Confira!
1. O que é conciliação bancária
A Conciliação Bancária é a simples conferência dos extratos bancários e dos saldos de caixa com o Controle Financeiro da Empresa. A partir dele é possível verificar se todos os lançamentos estão corretos e não há nenhuma anormalidade.
Além disso, saber que o Saldo Bancário está correto é importantíssimo para a analise do fluxo de caixa realizado com suas despesas e receitas, e as inferências com relação a redução de despesas. O saldo bancário correto também influência a verificação de caixa futuro para as atividades operacionais.
2. Como fazer a conciliação bancária
O processo inteiro envolve três passos básicos, que podem ser facilmente esquematizados para estabelecer um processo interno claro, são eles:
- O monitoramento dos fluxos de caixa nos extratos bancários;
- O confronto com as informações internas e registros de pagamento e recebimentos;
- A correção de erros e informações não previstas.
No monitoramento dos fluxos de caixa, é preciso estabelecer uma rotina diária. Se levar tempo para faze-la a maior parte dos benefícios será perdida, assim como o histórico de algumas operações.
A classificação de todas as contas de movimentações bancárias deve ser bem ordenada. Armazenar o documento base servirá bem para a organização e posterior envio de documentos para o contador.
Você deve monitorar o recebimentos de clientes; as tarifas bancárias; os impostos de transações bancárias, como o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras); pagamento de salários, dentre muitos outros.
Tendo feito isso, partimos para o segundo passo: confrontar todos os dados obtidos internamente, através de controle de caixa.
Esse controle de caixa deve ser feito com os documentos obtidos na empresa, como contas a pagar e contas a Receber. De posse da informação, confira se os detalhes do lançamento são compatíveis, verificando valores e datas de cada um dos registros.
Por fim, chegamos ao terceiro passo. Ao identificar quaisquer erros, corrija imediatamente, ou, se o problema for da própria instituição financeira, faça de forma breve a solicitação da compensação dos valores indevidos. Isso vai garantir um controle sempre organizado e sem pendências
3. Como monitorar o fluxo de caixa
A conciliação bancária faz parte do processo de fluxo de caixa da empresa. Então ter o controle de caixa, a conciliação e o registro de informações é parte essencial da Gestão Financeira da empresa. Faça uma avaliação de sua Gestão Financeira em nosso Quiz.
a- Estabeleça um processo
O primeiro passo para monitorar o fluxo de caixa na conciliação é estabelecer um processo e criar uma cultura para manter esta atividade viva na empresa.
Não adianta nada fazer o controle da conciliação bancária diariamente durante uma semana e voltar a fazê-lo após um mês, ou ainda conciliar todos os movimentos do mês rapidinho em apenas um dia.
É importante aqui mencionar que os benefícios de fazer uma boa conciliação bancária requerem que esta seja uma atividade diária. Isso ajuda a resolver problemas de informação. Já a analise e a tomada de ação podem estar em um processo semanal ou mensal.
Na nossa experiência, faça a conciliação logo pela manhã. Um bom horário para isso é entre as 8 e 9hs. Após este período é possível analisar os resultados e realizar os pagamentos diários.
b- Utilize ferramentas de automação para controle de caixa
É preciso também definir a ferramenta a ser utilizada. Mais do que fazer a conciliação, ela deve dar informações úteis para o empreendedor tomar decisões sobre suas finanças.
Com a escolha da ferramenta será possível determinar a melhor forma de extrair os extratos bancários. Estes podem ser em Excel, no formato OFX ou em documento PDF. Em boas ferramentas de controle, os extratos são importados automaticamente. Se isso não for possível, lembre-se de armazenar o extrato bancário.
Listamos abaixo algumas ferramentas na qual a Folha de S. Paulo fez uma avaliação. Você pode conferir o resultado desta avaliação clicando aqui.
i- Dentre as principais ferramentas, temos:
É importante comentar que todos os clientes da Capital Social recebem uma ferramenta de Controle de Caixa do Nibo para realizar a conciliação bancário e a gestão do caixa realizado, clique aqui para conferir nossos Planos Contábeis. Além de oferecer uma ferramenta em todos os Planos caso o empreendedor necessite é possível fazer upgrade das ferramentas.
c- Por que evitar uma planilha de conciliação bancária
Durante muito tempo eu utilizei uma planilha de conciliação bancária, juntamente com uma planilha de fluxo de caixa para controlar as finanças do escritório.
Ocorre que não convêm utiliza-las nos dias de hoje. Os sistemas ficaram atentos ao que as planilhas não oferecem e tem muito sistema muito bom para realizar a atividade. Tanto é que oferecemos para nossos clientes uma ferramenta de fluxo de caixa simples e eficiente.
Procure por ferramentas que facilitem a importação de extratos de forma automática. Além disso algumas ferramentas “aprendem” e sugerem lançamentos de acordo com o histórico, isso lhe trará produtividade e fará com que gaste mais tempo analisando e reduzindo despesas elevadas.
4. Confrontando os dados da conciliação bancária
Para uma conciliação eficiente é importante verificar informações e dados dos extratos e dos controles de contas a pagar e receber internos para verificar inconsistências.
Para facilitar, veja abaixo as principais informações que devem ser observadas.
- Saldos Bancários, conferir os valores dos saldos iniciais e finais;
- Datas dos lançamentos se condizem com as datas previstas de recebimento e pagamento;
- Os valores entre o banco e o controle interno, se existem multas, juros ou descontos, e principalmente se estes são devidos;
- Verificar os lançamentos não identificados, sejam eles do controle interno ou do extrato bancário.
- Nesta atividade é possível também identificar a origem das contas e classifica-las quanto a sua característica, isso será importante para a tomada de decisões financeiras.
- Então está fazendo a conciliação, faça também um controle de despesas e receitas, saiba como fazer neste link.
5. Quais erros podem ocorrer e o que fazer
Organizado todos os movimentos e confrontada as informações é hora de analisar os problemas ou as ocorrências não normais da conciliação bancária. Não basta ajustar os valores para que o saldo seja igual, veja abaixo as principais ocorrências e o que fazer.
a- Lançamentos divergentes entre banco e controle interno:
- Se houver divergência entre o lançamento do controle e o do banco, busque o documento original para analisar de onde surge a diferença.
- Com a análise você poderá verificar se houve um valor maior por juros ou descontos ou se o lançamento foi indevido. Corrija o seu controle, assim tornará ele mais efetivo.
b- Débitos indevidos por parte do Banco:
- Outra fonte de erros é o debito de despesas indevidas pelo Banco. Somente percebemos isso após iniciar o controle e conciliação bancária.
- Havendo este problema, procure o Banco para fazer o estorno. Uma das fontes deste tipo de erro são os débitos automáticos, verifique com seu gerente se é possível bloquear a conta para este tipo de lançamento.
c- Cheques não compensados e transferências não processadas:
- Diferenças ainda podem ocorrer por ter emitido cheques e eles ainda não terem sido compensados. É importante considera-los no seu controle de fluxo de caixa, pois estes podem ser ainda debitados.
- Podem ocorrer ainda não processamento das transações, é importante verificar para poder garantir os pagamentos da forma correta.
d- Débitos de impostos, taxas e aplicações não previstos:
- Alguns lançamentos podem não ter previsão no controle gerencial da empresa, são eles principalmente impostos dedutíveis de aplicações e empréstimos como o IOF, taxas bancárias e de transações e as aplicações financeiras automáticas.
- É bom conferir cada uma delas, principalmente as tarifas bancárias, é comum ocorrer algum tipo de divergência entre o negociado com o banco e o efetivamente debitado. Nesses casos não tenha dúvida, ligue imediatamente para o seu gerente.
e- Depósitos não identificados:
- Aqui é muito importante ter um controle adequado, pois valores não identificados não podem ser conciliados, por outro lado precisam de atenção para que sejam identificados ao longo do tempo.
- O ideal é manter um controle separando os não identificados. Eles podem ser de uma venda não computada, de um erro na transferência até uma antecipação de um cliente.
- Pela característica diversa que pode ter, é importante se preocupar. A jurisprudência fiscal administrativa indica que um deposito não identificado deve ser tratado como receita e assim ter todos os tributos que incidem sobre a venda. Identifique-os e trate de forma a resolver os problemas de identificação.
- Peça também aos clientes para que enviem comprovantes de depósitos para evitar essa situação e uma possível bitributação.
6. Envie os documentos para a contabilidade
Seja a sua contabilidade interna ou terceirizada, realizar a conciliação bancária de forma correta é um grande passo para contribuir com bons lançamentos contábeis.
Estes por sua vez contribuem com informações fidedignas para que o contador realize corretamente os demonstrativos contábeis e por sua vez, se transforme em informações úteis para os empreendedores. Veja quais são os documentos mais comuns a serem enviados ao contador.
O processo é facilitado e existem diversos benefícios em se ter o controle de caixa integrado ao contador, um deles é justamente os documentos já estarem prontos e enviados. Listamos este mais 6 outros benefícios desta integração com o Contador.
7. Importância da conciliação bancária
Como já vimos, do ponto de vista financeiro, a conciliação bancária é uma ação indispensável para que o empreendedor tenha total domínio acerca da sua situação financeira, mas os benefícios não param por aí, veja algumas vantagens;
a- Melhor previsão do fluxo de caixa:
Melhorar a previsão do fluxo de caixa implicará em uma visão de futuro que servirá como norte, para que se possa estruturar a empresa a alcançar suas metas.
Para saber mais, dê uma conferida no nosso post: como fazer a projeção do fluxo de caixa
b- Ter um saldo bancários confiável para realizar transações:
Essa é regra clássica: ter um saldo bancário confiável lhe permitirá sentir mais segurança na hora de realizar certas transações na sua empresa. É importante frisar que sempre quanto mais certeza você tiver sobre quanto poderá aplicar, melhor.
c- Possibilitar um planejamento orçamentário efetivo:
Quanto mais controle se tiver sobre seu saldo bancário e suas movimentações, melhor será para projetar um planejamento orçamentário. O planejamento orçamentário lhe permitirá fazer previsões sobre o futuro da empresa, visando aproveitar ao máximo as informações obtidas para evitar entrar em enrascadas.
d- Poder integrar os dados com a contabilidade para melhorar os demonstrativos:
Muitas vezes, os dados financeiros e contábeis são processados de forma separada. Quando isso acontece, podem haver perdas de informações importantes.
O ideal é que os dados estejam integrados para que não se tenha duas informações divergentes, uma financeira e uma contábil.
e- Ter o controle sobre todas as movimentações bancárias e financeiras da empresa:
Este fator é extremamente importante, pois impedirá que você tenha “surpresas negativas”. Além de deixa-lo preparado para tomar decisões mais assertivas no futuro.
Conclusão
Do ponto de vista contábil, as informações apuradas com maior rigor e precisão garantirão relatórios contábeis mais fidedignos. Isso, além de contribuir para o controle patrimonial, também favorecerá e muito a elaboração de demonstrações contábeis seguras para o Fisco.
Vale lembrar, ainda, que atualmente muitas empresas fecham as portas por conta do desequilíbrio financeiro, e, principalmente, por uma má gestão interna de ferramentas básicas, como os fluxos de caixa e a própria conciliação bancária.
Por isso, adote esse tipo de prática dentro dos procedimentos padrões da sua empresa, contando com o suporte de profissionais qualificados e, ainda, de tecnologias que possibilitam a automatização de processos, como os softwares de gestão financeira.
Fontes:
Texto: capitalsocial.cnt.br
(Por Regina Fernandes)
Foto: Divulgação
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Certamente você já deve ter lido ou ouvido falar do termo conciliação bancária. Pode até ser que a sua empresa nunca tenha lançado mão desse recurso, mas com certeza o seu contador sabe exatamente o que é isso. Uma conciliação bancária é, simplesmente, a conferência das contas bancárias com o controle financeiro interno. E como fazer uma conciliação bancária?
A ideia por trás desse procedimento é verificar se internamente as contas estão de acordo com os dados externos. É uma oportunidade para conferir se há ou não algum tipo de divergência, possibilitando checar se as datas de lançamento nos extratos bancários estão idênticas às datas registradas no seu controle.
Sem muitos segredos
Em linhas gerais, esse pode ser considerado um procedimento muito simples e que não deve tomar muito tempo dos profissionais que cuidam das finanças da sua empresa. Porém, se esta é a primeira vez que você está fazendo isso, é importante que a palavra “organização” esteja sendo aplicada corretamente no dia a dia. Sem ela, suas finanças podem ser perder no meio do caminho e uma conciliação bancária vai ser de pouca valia.
Pensando nisso, listamos aqui um pequeno passo a passo com os itens que você deve observar antes de fazer a conciliação bancária da sua empresa. Novamente, vale lembrar que organização e a criação de uma rotina de trabalho são fatores essenciais para que você tenha sucesso nessa empreitada. Então, mãos à obra.
1. Lance as movimentações diariamente
A primeira mensagem de ordem que você deve incorporar aos seus negócios é “não deixe para depois”. Todas as movimentações de entrada e saída de uma empresa precisam ser registradas no dia em que elas ocorrem. Os dados devem ser anotados de forma completa, incluindo-se as contas de entrada e saída, bem como os destinatários e remetentes das transações.
E quando falamos em registro de transações, isso inclui cada centavo gasto pela empresa. Algumas pessoas, por exemplo, se esquecem que tarifas bancárias também precisam ser registradas. De resto, pense em todas as transações mesmo: empréstimos, pagamentos de fornecedores, compras, recebimentos de clientes e impostos.
2. Verifique o saldo das contas bancárias
Você costuma checar o saldo de suas contas bancárias com qual frequência? Se a sua resposta é qualquer uma diferente de “diariamente”, saiba que você não está agindo da maneira mais correta possível. É extremamente importante que no início ou no final do dia os responsáveis pelo seu caixa possam ter a resposta relativa ao saldo na ponta da língua.
Existem hoje muitos softwares que conseguem pegar as informações disponibilizadas pelo banco e lançar automaticamente em um sistema próprio, automatizando essa tarefa. Seja de forma automatizada ou por meio de simples registro manual, o importante é que você não deixe de fazer essa tarefa diariamente. O próprio software Sage Gestão Contábil possui um módulo de contabilidade desenvolvido para facilitar o dia a dia do seu escritório.
3. Cheque todas as movimentações
Depois de conferir o saldo em todas as contas e incluir os respectivos números em seus relatórios, é hora de conferir as movimentações financeiras que ocorreram na conta. Seja um depósito, um pagamento ou mesmo a cobrança de uma taxa bancária, tudo deve estar registrado no seu sistema.
Isso impede que haja algum tipo de distorção nos seus relatórios internos. É muito comum empresas esquecerem de incluir na lista de movimentações o pagamento da taxa mensal da conta corrente ou ainda os rendimentos obtidos por meio de aplicações, especialmente aqueles cujo rendimento diário se resume a poucos centavos. Lembre-se: nada pode passar batido.
4. Corrija todos os erros no seu relatório
Agora que você já conferiu tudo em todas as suas contas bancárias, é hora de verificar se o seu relatório interno bate com todos esses dados. Se algum item estiver divergente, corrija-o imediatamente. Nesse processo, é comum encontrar ainda cobranças indevidas feitas pelos bancos. Esse é o momento de identificá-las e questionar cada uma delas.
No caso das empresas em que a contabilidade é feita externamente, é importante que, ao final do mês (ou em um período definido), todos os comprovantes de pagamentos e recebimentos sejam enviados para o devido registro. Assim, você garante que as suas contas estarão sempre em dia graças ao registro preciso feito com a frequência correta.
Além de realizar a conciliação bancária e contábil, a solução Sage Gestão Contábil conta ainda com módulos Fiscal, Patrimonial, Folha de Pagamento, bem como o módulo Contabilidade que realiza a auditoria financeira e geração de arquivo para escrituração contábil digital para enviar ao SPED.
Fontes:
Texto: blog.sage.com.br
(Da Redação)
Foto: Divulgação
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Uma das melhores formas de evitar quaisquer surpresas nas finanças e na contabilidade da sua empresa é através da conciliação bancária. Basicamente, o processo consiste na comparação entre o saldo de uma conta bancária e todas as informações externas à contabilidade, no caso, os extratos bancários. Essa é uma maneira de garantir a exatidão de um saldo que foi apurado internamente, em determinado período.
Apesar de ser uma atividade extremamente importante dentro de qualquer organização, principalmente para os setores contábil e financeiro, muitos empreendedores ainda abrem mão da prática e, por conta disso, correm o risco de perderem o controle do real aporte de capital disponível para o desenvolvimento de suas atividades diárias ou, ainda, para o cumprimento de obrigações, como empréstimos, financiamentos bancários e parcelamentos com fornecedores.
Por esse motivo resolvemos abordar, nesse post, um passo a passo para a elaboração de uma conciliação bancária, assim como a importância desse tipo de processo na sua empresa! Confira!
Como fazer?
O processo inteiro envolve três passos básicos, que podem ser facilmente esquematizados para estabelecer um processo interno claro. O primeiro deles é o monitoramento dos fluxos de caixa, isto é, as entradas e saídas de recursos financeiros, que deve ser constante. Da mesma maneira, a classificação de todas as contas de movimentações bancárias deve ser bem ordenada. Quer um exemplo? Recebimentos de clientes em bancos; tarifas bancárias; impostos de transações bancárias, como o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras); pagamento de salários, dentre muitos outros.
Tendo feito isso, partimos para o segundo passo: confrontar todos os dados obtidos internamente, através de controle, com os extratos bancários. É preciso conferir, ainda, se os detalhes do lançamento são compatíveis, verificando valores e datas de cada um dos registros.
Por fim, chegamos ao terceiro passo que preza pelo princípio de que uma vez identificados quaisquer erros, a correção interna deve ser feita imediatamente, ou, se o problema for da própria instituição financeira, a solicitação da compensação dos valores cobrados indevidamente.
Como monitorar os fluxos de caixa na conciliação
O primeiro passo para monitorar os fluxos de caixa na conciliação é estabelecer um processo e criar uma cultura para manter esta atividade viva na empresa. Não adianta nada fazer o controle da conciliação bancária diariamente durante uma semana e voltar a fazê-lo após um mês, ou ainda conciliar todos os movimentos do mês rapidinho em apenas um dia.
É importante aqui mencionar que os benefícios de fazer uma boa conciliação bancária requerem que esta seja uma atividade diária, que o empreendedor ou a área financeira faça com atenção, e principalmente que analise os resultados.
Na nossa experiência, um bom processo de conciliação deve ser diário, um bom horário para isso é entre as 9 e 10hs, assim é possível analisar os resultados para poder realizar os pagamentos diários.
É preciso também definir a ferramenta a ser utilizada, ela deve mais do que fazer a conciliação deve dar informações uteis para o empreendedor tomar decisões sobre suas finanças. Com a escolha da ferramenta será possível determinar a melhor forma de extrair os extratos bancários, que pode ser em Excel, no formato OFX ou em documento PDF. Independente da forma escolhida, crie uma pasta física ou eletrônica, e armazene o extrato diariamente.
Confrontando os dados da conciliação bancária
Para uma conciliação eficiente é importante verificar informações e dados dos extratos e dos controles de contas a pagar e receber internos para verificar inconsistências. Para facilitar, veja abaixo as principais informações que devem ser observadas.
> Saldos Bancários, conferir os valores dos saldos iniciais e finais
> Datas dos lançamentos se condizem com as datas previstas de recebimento e pagamento
> Os valores entre o banco e o controle interno, se existem multas, juros ou descontos, e principalmente se estes são devidos.
> Verificar os lançamentos não identificados, sejam eles do controle interno ou do extrato bancário.
Nesta atividade é possível também identificar a origem das contas e classifica-las quanto a sua característica, isso será importante para a tomada de decisões financeiras.
Quais erros podem ocorrer e o que fazer
Organizado todos os movimentos e confrontadas as informações é hora de analisar os problemas ou as ocorrências não normais da conciliação bancária, afinal não basta ajustar os valores para que o saldo seja igual, veja abaixo as principais ocorrências e o que fazer:
Lançamentos divergentes entre banco e controle interno
Se houver divergência entre o lançamento do controle e o do banco, busque o documento original para analisar de onde surge a diferença.
Com a análise você poderá verificar se houve um valor maior por juros ou descontos ou se o lançamento foi indevido. Corrija o seu controle, assim tornará ele mais efetivo.
Débitos indevidos por parte do Banco
Outra fonte de erros é o debito de despesas indevidas pelo Banco, inacreditável que somente percebemos isso após iniciar o controle e conciliação bancária.
Havendo este problema, procure o Banco para fazer o estorno. Uma das fontes deste tipo de erro são os débitos automáticos, verifique com seu gerente se é possível bloquear a conta para este tipo de lançamento.
Cheques não compensados e transferências não processadas
Diferenças ainda podem ocorrer por ter emitido cheques e eles ainda não terem sido compensados, é importante considerar ele no seu controle de fluxo de caixa, pois estes podem ser ainda debitados.
Podem ocorrer ainda não processamento das transações, é importante verificar para poder garantir os pagamentos da forma correta.
Débitos de impostos, taxas e aplicações não previstos
Alguns lançamentos podem não ter previsão no controle gerencial da empresa, são eles principalmente impostos dedutíveis de aplicações e empréstimos como o IOF, taxas bancárias e de transações e as aplicações financeiras automáticas.
É bom conferir cada uma delas, principalmente as tarifas bancárias, é comum ocorrer algum tipo de divergência entre o negociado com o banco e o efetivamente debitado. Nesses casos não tenha dúvida, ligue imediatamente para o seu gerente.
Depósitos não identificados
Aqui é muito importante ter um controle adequado, pois valores não identificados não podem ser conciliados, por outro lado precisam de atenção para que sejam identificados ao longo do tempo.
O ideal é manter um controle separando os não identificados. Eles podem ser de uma venda não computada, de um erro na transferência até uma antecipação de um cliente.
Pela característica diversa que pode ter, é importante se preocupar. A jurisprudência fiscal administrativa indica que um deposito não identificado deve ser tratado como receita e assim ter todos os tributos que incidem sobre a venda. Identifique-os e trate de forma a resolver os problemas de identificação. Peça também aos clientes para que enviem comprovantes de depósitos para evitar essa situação e uma possível bitributação.
Envio dos documentos para a contabilidade
Seja a sua contabilidade interna ou terceirizada, realizar a conciliação bancária de forma correta é um grande passo para contribuir com bons lançamentos contábeis.
Estes por sua vez contribuem com informações fidedignas para que o contador realize corretamente os demonstrativos contábeis e por sua vez, se transforme em informações úteis para os empreendedores.
Qual a importância da conciliação bancária?
Como já vimos, do ponto de vista financeiro, a conciliação bancária é uma ação indispensável para que o empreendedor tenha total domínio acerca da sua situação financeira, mas os benefícios não param por aí, veja algumas vantagens:
> Melhor previsão do fluxo de caixa
> Ter um saldo bancários confiável para realizar transações
> Possibilitar um planejamento orçamentário efetivo
> Poder integrar os dados com a contabilidade para melhorar os demonstrativos
> Ter o controle sobre todas as movimentações bancárias e financeiras da empresa.
Bem, do ponto de vista contábil, as informações apuradas com maior rigor e precisão garantirão relatórios contábeis mais fidedignos o que, além de contribuir para o controle patrimonial, também favorecerá e muito a elaboração de demonstrações contábeis seguras para o Fisco.
Vale lembrar, ainda, que atualmente muitas empresas fecham as portas por conta do desequilíbrio financeiro, e, principalmente, por uma má gestão interna de ferramentas básicas, como os fluxos de caixa e a própria conciliação bancária. Por isso, adote esse tipo de prática dentro dos procedimentos padrões da sua empresa, contando com o suporte de profissionais qualificados e, ainda, de tecnologias que possibilitam a automatização de processos, como os softwares de gestão financeira.
Fontes:
Texto: capitalsocial.cnt.br
(Por Regina Fernandes)
Foto: Internet
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]]>Muitos especialistas costumam abordar o fluxo de caixa e o controle das entradas e saídas das transações financeiras, mas são poucos aqueles que falam a respeito da conciliação bancária, um processo fundamental para que essa análise aconteça.
Você já ouviu falar sobre conciliação bancária antes? Neste post vamos tirar suas dúvidas sobre o assunto. Confira:
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é a conferência das contas bancárias, juntamente com o controle financeiro interno, em que as entradas e saídas de recursos são conferidas, somadas aos saldos e à movimentação da conta-corrente. O principal objetivo dessa conciliação é analisar se está tudo certo no controle interno e se os lançamentos estão de acordo com os extratos do banco.
Você sabe dizer o motivo pelo qual esse processo é tão importante para o sistema financeiro de uma organização?
Por que a conciliação bancária é importante?
O processo é algo fundamental para qualquer empresa. Por meio dela é possível fazer conferências de entradas relacionadas às vendas com boleto bancário e com cartões, por exemplo. Ou seja, as organizações que lidam de forma direta com o comércio devem fazer tal acompanhamento para verificar se existe algum erro e, assim, evitar retrabalhos e desarmonia financeira.
O monitoramento pode ser realizado por semana, mês, semestre ou ano, tudo vai depender das exigências e do perfil da empresa em questão.
Como fazer uma conciliação bancária?
Não é difícil elaborar uma conciliação bancária, porém é possível agilizar ainda mais esse processo contando com a ajuda de algumsoftware específico para a área financeira. De qualquer maneira, utilizando as ferramentas certas (tecnológicas ou não), o empreendedor deve seguir 4 passos principais para controlar o processo com eficiência. São eles:
Prestação de contas
É muito importante que o empreendedor registre diariamente todas as entradas e saídas das contas do banco, não se esquecendo dos juros e tarifas. Tal prestação de contas deve ser feita de forma organizada e detalhada ou prejudicará as futuras avaliações.
Conferência dos saldos
Apesar de ser algo cansativo de fazer, é fundamental que os saldos sejam verificados. Dessa forma, é preciso conferir se os saldos finais e iniciais do controle interno estão de acordo com os extratos do banco.
Verificação dos detalhes
Não são só os dados que devem ser verificados, mas também todos os outros detalhes importantes. É essencial checar se todas as datas equivalem às registradas no controle interno, visto que assim as chances de sofrer alguma multa por atraso diminuem consideravelmente.
Correção e armazenamento
Por último, tudo que for diferente nos dados registrados no controle interno e presentes nas contas do banco deve ser corrigido no mesmo momento em que for notado. Além do mais, uma boa dica é guardar comprovantes de pagamentos, notas fiscais e extratos para facilitar o acesso a essas informações.
A conciliação bancária deve ser feita com muita cautela e atenção para ter um bom controle financeiro de uma organização.
Fontes:
Texto: blog.sage.com.br
(Da Redação)
Foto: Divulgação
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]]>Apesar de ser uma atividade extremamente importante dentro de qualquer organização, principalmente para os setores contábil e financeiro, muitos empreendedores ainda abrem mão da prática e, por conta disso, correm o risco de perderem o controle do real aporte de capital disponível para o desenvolvimento de suas atividades diárias ou, ainda, para o cumprimento de obrigações, como empréstimos, financiamentos bancários e parcelamentos com fornecedores.
Por esse motivo resolvemos abordar, nesse post, um passo a passo para a elaboração de uma conciliação bancária, assim como a importância desse tipo de processo na sua empresa! Confira!
Como fazer?
O processo inteiro envolve três passos básicos, que podem ser facilmente esquematizados para estabelecer um processo interno claro. O primeiro deles é o monitoramento dos fluxos de caixa, isto é, as entradas e saídas de recursos financeiros, que deve ser constante. Da mesma maneira, a classificação de todas as contas de movimentações bancárias deve ser bem ordenada. Quer um exemplo? Recebimentos de clientes em bancos; tarifas bancárias; impostos de transações bancárias, como o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras); pagamento de salários, dentre muitos outros.
Tendo feito isso, partimos para o segundo passo: confrontar todos os dados obtidos internamente, através de controle, com os extratos bancários. É preciso conferir, ainda, se os detalhes do lançamento são compatíveis, verificando valores e datas de cada um dos registros.
Por fim, chegamos ao terceiro passo que preza pelo princípio de que uma vez identificados quaisquer erros, a correção interna deve ser feita imediatamente, ou, se o problema for da própria instituição financeira, a solicitação da compensação dos valores cobrados indevidamente.
Como monitorar os fluxos de caixa na conciliação
O primeiro passo para monitorar os fluxos de caixa na conciliação é estabelecer um processo e criar uma cultura para manter esta atividade viva na empresa. Não adianta nada fazer o controle da conciliação bancária diariamente durante uma semana e voltar a fazê-lo após um mês, ou ainda conciliar todos os movimentos do mês rapidinho em apenas um dia.
É importante aqui mencionar que os benefícios de fazer uma boa conciliação bancária requerem que esta seja uma atividade diária, que o empreendedor ou a área financeira faça com atenção, e principalmente que analise os resultados.
Na nossa experiência, um bom processo de conciliação deve ser diário, um bom horário para isso é entre as 9 e 10hs, assim é possível analisar os resultados para poder realizar os pagamentos diários.
É preciso também definir a ferramenta a ser utilizada, ela deve mais do que fazer a conciliação deve dar informações uteis para o empreendedor tomar decisões sobre suas finanças. Com a escolha da ferramenta será possível determinar a melhor forma de extrair os extratos bancários, que pode ser em Excel, no formato OFX ou em documento PDF. Independente da forma escolhida, crie uma pasta física ou eletrônica, e armazene o extrato diariamente.
Confrontando os dados da conciliação bancária
Para uma conciliação eficiente é importante verificar informações e dados dos extratos e dos controles de contas a pagar e receber internos para verificar inconsistências. Para facilitar, veja abaixo as principais informações que devem ser observadas.
> Saldos Bancários, conferir os valores dos saldos iniciais e finais
> Datas dos lançamentos se condizem com as datas previstas de recebimento e pagamento
> Os valores entre o banco e o controle interno, se existem multas, juros ou descontos, e principalmente se estes são devidos.
> Verificar os lançamentos não identificados, sejam eles do controle interno ou do extrato bancário.
Nesta atividade é possível também identificar a origem das contas e classifica-las quanto a sua característica, isso será importante para a tomada de decisões financeiras.
Quais erros podem ocorrer e o que fazer
Organizado todos os movimentos e confrontadas as informações é hora de analisar os problemas ou as ocorrências não normais da conciliação bancária, afinal não basta ajustar os valores para que o saldo seja igual, veja abaixo as principais ocorrências e o que fazer:
Lançamentos divergentes entre banco e controle interno
Se houver divergência entre o lançamento do controle e o do banco, busque o documento original para analisar de onde surge a diferença.
Com a análise você poderá verificar se houve um valor maior por juros ou descontos ou se o lançamento foi indevido. Corrija o seu controle, assim tornará ele mais efetivo.
Débitos indevidos por parte do Banco
Outra fonte de erros é o debito de despesas indevidas pelo Banco, inacreditável que somente percebemos isso após iniciar o controle e conciliação bancária.
Havendo este problema, procure o Banco para fazer o estorno. Uma das fontes deste tipo de erro são os débitos automáticos, verifique com seu gerente se é possível bloquear a conta para este tipo de lançamento.
Cheques não compensados e transferências não processadas
Diferenças ainda podem ocorrer por ter emitido cheques e eles ainda não terem sido compensados, é importante considerar ele no seu controle de fluxo de caixa, pois estes podem ser ainda debitados.
Podem ocorrer ainda não processamento das transações, é importante verificar para poder garantir os pagamentos da forma correta.
Débitos de impostos, taxas e aplicações não previstos
Alguns lançamentos podem não ter previsão no controle gerencial da empresa, são eles principalmente impostos dedutíveis de aplicações e empréstimos como o IOF, taxas bancárias e de transações e as aplicações financeiras automáticas.
É bom conferir cada uma delas, principalmente as tarifas bancárias, é comum ocorrer algum tipo de divergência entre o negociado com o banco e o efetivamente debitado. Nesses casos não tenha dúvida, ligue imediatamente para o seu gerente.
Depósitos não identificados
Aqui é muito importante ter um controle adequado, pois valores não identificados não podem ser conciliados, por outro lado precisam de atenção para que sejam identificados ao longo do tempo.
O ideal é manter um controle separando os não identificados. Eles podem ser de uma venda não computada, de um erro na transferência até uma antecipação de um cliente.
Pela característica diversa que pode ter, é importante se preocupar. A jurisprudência fiscal administrativa indica que um deposito não identificado deve ser tratado como receita e assim ter todos os tributos que incidem sobre a venda. Identifique-os e trate de forma a resolver os problemas de identificação. Peça também aos clientes para que enviem comprovantes de depósitos para evitar essa situação e uma possível bitributação.
Envio dos documentos para a contabilidade
Seja a sua contabilidade interna ou terceirizada, realizar a conciliação bancária de forma correta é um grande passo para contribuir com bons lançamentos contábeis.
Estes por sua vez contribuem com informações fidedignas para que o contador realize corretamente os demonstrativos contábeis e por sua vez, se transforme em informações úteis para os empreendedores.
Qual a importância da conciliação bancária?
Como já vimos, do ponto de vista financeiro, a conciliação bancária é uma ação indispensável para que o empreendedor tenha total domínio acerca da sua situação financeira, mas os benefícios não param por aí, veja algumas vantagens:
> Melhor previsão do fluxo de caixa
> Ter um saldo bancários confiável para realizar transações
> Possibilitar um planejamento orçamentário efetivo
> Poder integrar os dados com a contabilidade para melhorar os demonstrativos
> Ter o controle sobre todas as movimentações bancárias e financeiras da empresa.
Bem, do ponto de vista contábil, as informações apuradas com maior rigor e precisão garantirão relatórios contábeis mais fidedignos o que, além de contribuir para o controle patrimonial, também favorecerá e muito a elaboração de demonstrações contábeis seguras para o Fisco.
Vale lembrar, ainda, que atualmente muitas empresas fecham as portas por conta do desequilíbrio financeiro, e, principalmente, por uma má gestão interna de ferramentas básicas, como os fluxos de caixa e a própria conciliação bancária. Por isso, adote esse tipo de prática dentro dos procedimentos padrões da sua empresa, contando com o suporte de profissionais qualificados e, ainda, de tecnologias que possibilitam a automatização de processos, como os softwares de gestão financeira.
Fontes:
Texto: capitalsocial.cnt.br
(Por Regina Fernandes)
Foto: Internet
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