Registro de entradas e saídas da empresa é uma ferramenta fundamental para você basear as suas decisões; saiba como utilizá-la.

Adotar sistemas eficientes de gestão financeira é um dos princípios básicos para o sucesso de uma empresa. Quando sua companhia utiliza os indicadores obtidos a partir do Controle de Caixa para tomar decisões, certamente o faz de maneira embasada.

Porém, apesar disso, nem todos os gestores têm conhecimento das múltiplas possibilidades que o controle de caixa oferece. Quando se trata especialmente das pequenas e médias empresas, os benefícios podem ser ainda maiores, pois há um número menor de variáveis em jogo.

Portanto, conhecer em detalhes como é feito o controle de caixa e quais são as análises que podem ser feitas a partir desses dados certamente dará à sua companhia um ótimo material para a tomada de decisão. Nesse artigo, falaremos sobre 5 indicadores e análises que podem ser feitas a partir dessa ferramenta.

1. Fluxo de resultados

Como a sua empresa funciona financeiramente? Compreender quais são exatamente as suas fontes de receita e como os custos e as despesas impactam no dia a dia é o primeiro passo para conhecer uma companhia. Tomar qualquer decisão sem entender esses mecanismos é optar por percorrer um caminho de forma pouco segura.

Um plano de contas permite avaliar cada etapa da empresa, permitindo que o gestor saiba o que vem de produtos, o que vem de serviços, quais são os tributos que devem ser recolhidos e, principalmente, quais são as despesas que incidem em todas as etapas do processo.

Uma estrutura de plano de contas pode ter os seguintes passos:

• Receitas (entradas)
• Custos e margens de contribuição (tributos, comissões)
• Despesas (tarifas, material de escritório, serviços)
• Investimentos (aquisição de máquinas e equipamentos)
• Movimentações (juros, empréstimos)

2. Margem de Contribuição

Muitas pequenas e médias empresas recorrem a planilhas mais simples para anotar as suas despesas e receitas. Porém, muitas vezes esses softwares não contam com a opção de exibir as margens de contribuição. É fundamental saber quais são elas para compreender se uma despesa é, de fato, significativa.

A margem de contribuição é o valor que sobra para a empresa após o pagamento das despesas e dos investimentos. Muitos empresários se atentam apenas aos dados de faturamento, porém saber a margem de contribuição é no mínimo tão importante quanto.

De nada adianta aumentar o faturamento se, para isso, o “preço” a se pagar é um aumento significativo nos custos a ponto de tornar a operação inviável. Portanto, certifique-se que o seu sistema de gestão financeira tenha essa opção – e utilize-a todos os meses em suas análises.

3. Lucratividade

A partir do controle de caixa torna-se possível calcular também a lucratividade. Nesse caso, considere as receitas e os custos e despesas operacionais. Subtraindo o segundo fator do primeiro você descobre qual é a lucratividade da empresa em um determinado período.

Esse dado é importante e é recomendável observá-lo dentro de um contexto mais amplo. Por exemplo, ao longo de um ano ou dois, torna-se possível identificar padrões e sazonalidades, permitindo uma melhor compreensão sobre os períodos em que se torna necessário poupar mais.

O provisionamento de capital, como por exemplo para o pagamento do décimo terceiro salário, é também uma medida que pode ser adotada a partir da análise da lucratividade.

4. Ponto de equilíbrio

Qual é o valor mínimo que a sua empresa precisa faturar todos os meses para honrar todos os compromissos que possui? O ponto de equilíbrio é justamente o momento em que a soma das receitas se iguala à soma das despesas, totalizando zero. A partir do ponto de equilíbrio, o que vem a seguir é o lucro.

Sem conhecer esse índice muitas vezes as empresas operam “no vermelho”, tomando empréstimos ou fazendo aquisições com as quais não conseguem arcar. Para fugir dos prejuízos, é preciso montar uma operação com a qual seja possível arcar todos os meses com o valor mínimo necessário.

Em pequenas e médias empresas, o impacto de não se atingir o ponto de equilíbrio é ainda maior. Muitas vezes, as companhias precisam fechar as portas e encerrar as atividades caso o ponto de equilíbrio não seja atingido por períodos muito longos.

5. Geração de caixa

Diferentemente do que se imagina, na maioria das vezes as empresas não decretam falência pela falta de lucratividade, mas sim pela falta de receitas. Por isso, é importante estar sempre atento a como é feita a geração de caixa, ou seja, quais elementos geram receitas para sua empresa.

É justamente aí que entra em cena o controle de caixa. Quando a sua empresa obtém receita a partir de poucos clientes, a saída ou a inadimplência de um deles pode representar um desfalque significativo nos negócios. Por isso, o ideal é diversificar as fontes de receita.

Em outras palavras, isso significa não colocar todos os ovos na mesma cesta. Esse é mais um motivo pelo qual você deve observar com cautela o seu controle de caixa. Ao perceber qualquer problema nesse sentido, tome medidas que visem estabelecer uma entrada mais diversificada.

Ferramentas de gestão financeira: você precisa delas

Esses são apenas alguns dos exemplos que demonstram a importância de se ter uma ferramenta para gestão financeira. Abdicar de utilizar softwares como esses, além de fazer com que a sua empresa perca muito tempo, torna mais difícil a tomada de decisões, pois nem sempre temos uma visão clara do todo.

Nem sempre as empresas quebram, necessariamente, por falta de clientes ou pelas condições do mercado. Muitas delas pecam ao analisar as suas informações financeiras e acabam tomando decisões equivocadas por desconhecerem os números. Como gestor, é fundamental que você compreenda o que é e para que serve cada um desses elementos.

Pode ser que a sua experiência não contemple esses fatores, não há problema: ninguém sabe tudo. Porém, se for esse o seu caso, busque o auxílio de profissionais que possam orientá-lo no que diz respeito à análise de dados financeiros.

WWW.REDESATO.COM

Fontes:
Texto: blog.sage.com.br
(Da Redação)
Foto: Divulgação

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Aprenda com esse post todos os passos para fazer um controle de caixa eficiente e garantir a saúde financeira da sua empresa.

Como você controla as transações financeiras da sua empresa? Saber como fazer o controle de caixa é uma das rotinas administrativo-financeiras mais importantes para a gestão do negócio. Reunimos nesse post todas as informações que você precisa ter para fazer um controle de caixa eficaz.

Nesse post você vai ver:

• O que é controle de caixa
• Qual é a diferença entre controle de caixa e fluxo de caixa
• Por que fazer controle de caixa
• Como fazer controle de caixa
• Conclusão

O que é controle de caixa?

O controle de caixa é o processo que registra todas as movimentações financeiras de entradas e saídas do caixa da empresa. Trata-se de um controle simples, porém, essencial para o dia a dia do negócio, já que permite uma visualização rápida e imediata da atual situação do caixa.

Qual é a diferença entre controle de caixa e fluxo de caixa?

Quando falamos em controle de caixa, muitas vezes, esse conceito é confundido com fluxo de caixa. Chegou a hora de esclarecer essa confusão de uma vez por todas.

O controle de caixa nada mais é do que o registro do dinheiro que entra e sai do caixa da empresa. Dessa forma, é gerado um histórico de todas as movimentações, o que é de extrema importância para evitar desvios de recursos.

Já o fluxo de caixa, apesar de também envolver as entradas e saídas de recursos financeiros da empresa, trata de projeções para períodos futuros, o que permite analisar como estará o saldo do caixa em diferentes períodos.

Assim, lá na frente, é possível comparar o que foi realizado com o que foi planejado e ainda determinar se há a necessidade de captar recursos ou, no caso de recursos excedentes, como aplicá-los de forma a trazer rentabilidade para a empresa.

Para você se lembrar mais fácil, pense que o controle de caixa refere-se ao presente, enquanto o fluxo de caixa refere-se ao futuro. Ao passo que o controle de caixa auxilia na gestão financeira do dia a dia, o fluxo de caixa facilita a tomada de decisões mais estratégicas.

Para saber mais sobre fluxo de caixa, recomendamos que leia este artigo: “Fluxo de caixa: 3 passos para não errar”.

Por que fazer controle de caixa?

Vamos supor que te perguntem agora: “este mês está sendo de lucro ou de prejuízo para a sua empresa?”. Você saberia responder de pronto? Ou teria que fazer alguns cálculos para ter certeza?

O controle de caixa é fundamental para que você tenha essa resposta de maneira rápida e fácil, sem precisar recorrer a ferramentas complexas ou ter que consultar especialistas. E é esse o principal motivo para que você implante essa rotina administrativo-financeira na sua empresa.

Outra razão que você deve considerar para ter o controle de caixa em seu negócio é que ele te dá um panorama do saldo atual, o que é importante para tomar decisões rotineiras, como verificar a necessidade de um fundo de caixa, também conhecido como fundo de troco, valor de encaixe ou valor de abertura. Se você não souber qual é o saldo do caixa, dificilmente conseguirá determinar quanto é necessário para esse fundo, que serve como troco e também para arcar com pequenas despesas.

Além dessas finalidades, o controle de caixa também verifica se não existem erros de registros ou desvios de recursos. Conferindo o caixa diariamente, é possível observar se existem diferenças entre o que há de fato no caixa e o que está registrado no controle de caixa.

Podem haver diferenças devido a erros ou mesmo o esquecimento de registros, o que pode ser corrigido facilmente. Mas, na suspeita de que a diferença ocorreu por desvios de recursos, cabe ao gestor fazer uma análise criteriosa e avaliar qual a melhor decisão a ser tomada.

Além disso, o controle de caixa fornece informações para controlar os valores depositados em bancos, controlar e analisar as despesas pagas e fornecer dados para a elaboração do fluxo de caixa.

O controle de caixa é também uma das etapas do fechamento de caixa. Para saber mais sobre esse processo, leia este artigo: “5 dicas para nunca mais errar no fechamento de caixa”.

Como fazer controle de caixa?

Manualmente no papel

Essa é uma maneira de fazer controle de caixa mais complicada e passível de erros. Foi muito utilizada antes dos meios digitais de registro. Mas, depois que eles foram popularizados, as planilhas feitas manualmente caíram em desuso. Afinal, ficou muito mais fácil e rápido registrar as movimentações financeiras da empresa pelo computador.

Além disso, os registros em papel demandam habilidade do gestor para cálculos e ficam sujeitos a rasuras, o que pode tornar o processo falho. Portanto, essa é uma maneira possível de realização do controle de caixa, porém não é recomendada, já que existem opções muito mais eficientes.

Por meio de uma planilha no computador

O controle de caixa deu um passo à frente com a possibilidade dos registros em planilhas no computador. Dessa forma, o processo ganhou mais agilidade a partir dos recursos que permitem aplicar uma mesma regra a determinados valores. Assim, a planilha automatiza parte do processo, tornando-o um pouco mais confiável.

No entanto, fazer o controle de caixa por meio de planilhas informatizadas demanda do gestor muito tempo e certo conhecimento da ferramenta, até mesmo para criar essas regras a fim de chegar aos cálculos esperados. Por isso, mesmo sendo uma forma um pouco mais eficiente que registrar as movimentações financeiras da empresa em relação ao registro em papel, ela também está sujeita a falhas e depende muito do conhecimento de quem está executando.

Por meio de um ERP

Um ERP (sistema integrado de gestão) é a forma mais simples e eficiente de fazer o controle de caixa. Aliás, não só ele, como todos os processos financeiros da sua empresa. Mas quais são as vantagens de implantar um ERP? A primeira delas é a automação. Se, para fazer o controle de caixa com planilhas, você precisava anotar cada uma das entradas e das saídas de dinheiro, com um ERP, esse processo torna-se automático. Dessa forma, sua empresa ganha muito em relação à segurança, já que são minimizados os riscos de erros e fraudes.

Um mito que precisa ser desmistificado é o de que sistemas integrados de gestão são indicados apenas para grandes empresas. Os pequenos empresários também vêm buscando o ERP como uma solução para promover a evolução de seus negócios. Por menor que a empresa seja, são muitos os processos que demandam a atenção do gestor. Sendo assim, a implantação de um ERP torna esses processos mais fáceis, mais ágeis e mais assertivos.

Conheça outras vantagens da implantação de um ERP com o artigo “4 benefícios da automação de processos para pequenas empresas”.

Conclusão

Realizar o controle de caixa na sua empresa vai se tornar uma atividade indispensável agora que você entende porque ele é tão importante. Cuidar da saúde financeira da sua empresa não é apenas uma maneira de se organizar, mas também de manter o seu negócio no mercado. Deslizes nessa área são fatais e geralmente são os principais responsáveis pelo fechamento das empresas.

Se você ainda tem receios sobre a implantação de um ERP, recomendamos que leia o nosso case “Case de Sucesso – Autoeletrica Nanya“. Nele, mostramos como um ERP auxiliou a Nanya a aumentar seu giro de estoque e reduzir seu custo de compra.

Baixar case agora: “Autoeletrica Nanya”

Fontes:
Texto: administradores.com
(Por Jiva Gestão Empresarial)
Foto: iStock

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Vamos ver neste post alguns exemplos de erros comuns e bem recorrentes no controle de caixa que você precisa abandonar agora!

Não conhecer muito bem o mercado

Isso pode ser fatal, pois gera produção além ou aquém do necessário, deixando os estoques sempre em desalinho com as reais necessidades da empresa. Uma consequência desse descontrole operacional é a alta necessidade de capital de giro e o endividamento no curto prazo.

Contratar pessoal sem experiência e não definir metas

Se o seu produto é novo no mercado, seus funcionários não precisam ser. Eles têm que saber o que estão fazendo e ter objetivos claros de produção. Sem saber para onde ir, pode-se ir a qualquer lugar e sua empresa só tem a perder com a falta de foco.

Atrair novos clientes sem planejamento prévio

Quando os níveis de venda diminuem, é normal que os empresários busquem alternativas para atrair mais clientes. Nesse momento, é comum dar descontos, oferecer parcelamentos com prazos maiores, além de brindes para cativar a clientela. Se isso não estiver previsto no planejamento e possuir o devido respaldo financeiro, pode ser o começo do descontrole do caixa.

Preocupar-se apenas em vender mais

Nem sempre o aumento do nível de vendas será a melhor alternativa para uma empresa. A depender do mercado em que ela atua, isso sequer é possível. Para esses casos, seria melhor reduzir ou reprogramar as etapas de produção, além de aumentar o nível de treinamento dos colaboradores. Assim como o aumento das vendas, a redução dos custos também tem o poder de manter ou aumentar as margens de lucro de uma organização, e este, sim, deve ser o foco principal de sua empresa.

Não acompanhar o que foi previamente planejado

Se o preço a ser oferecido aos clientes foi definido anteriormente, ele deve ser mantido. Se o controle de caixa deveria ser feito em dias alternados ou diariamente, essa regra do planejamento também deve ser respeitada à risca. Desvios em relação ao que foi planejado são responsáveis por grandes deslizes operacionais, podendo ocasionar a descontinuidade operacional no médio prazo.

Não reconhecer que precisa de ajuda

Quando se percebe que algo está saindo do que foi previamente planejado, é hora de pedir ajuda. Um profissional da área financeira, como um contador, e um da área operacional, como um consultor ou engenheiro de produção, são valiosos nos momentos em que o empresário identifica que as coisas não vão bem. No entanto, há que se ter disciplina e perspicácia para reconhecer que se precisa de ajuda — o orgulho não deve prevalecer nesses momentos.

A gestão de um negócio é algo complexo, mas desde o controle de caixa até atividades operacionais não é preciso fazer tudo sozinho. Buscar ajuda profissional sempre que julgar necessário pode ser a atitude que faltava para manter o controle de caixa em dia e os resultados sempre bons.

Fontes:
Texto: blog.sage.com.br
(Da Redação)
Foto: Divulgação

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