Em síntese, a folha de pagamento é o nome dado a uma lista da remuneração paga aos colaboradores de uma empresa. Também conhecido como holerite, o documento consiste na transformação das informações trabalhistas de cada funcionário em dados contábeis, para calcular o pagamento líquido e o pagamento bruto.
Ficou confuso? Bem, calcular uma folha de pagamento realmente não é tarefa simples. Ela exige conhecimentos específicos na área de Recursos Humanos (RH), sobre leis trabalhistas, e noções de matemática financeira no ramo da contabilidade – conforme você vai entender a seguir.
No Brasil, preparar a folha de pagamento dos funcionários é uma obrigação legal de qualquer empresa. Adotar um bom sistema para manter essa documentação organizada é fundamental para evitar complicações futuras, como processos trabalhistas.
Realizar o cálculo de uma folha de pagamento representa uma grande responsabilidade. Principalmente porque os detalhes que ali constam funcionam como uma espécie de histórico do funcionário dentro da empresa. O documento tem função operacional, contábil e fiscal.
Como a folha retrata a atividade exercida e espelha a remuneração do trabalhador, ela pode ser utilizada na hora de financiar um carro ou automóvel, por exemplo. O documento é, inclusive, uma exigência comprobatória para a aposentadoria. Daí a relevância de manter um sistema bem organizado.
Já que o cálculo da folha exige conhecimentos específicos, costuma ficar a cargo do departamento pessoal nas empresas. Neste ponto, muitas instituições optam por terceirizar o serviço e contam com o auxílio de uma empresa de contabilidade, para que todos os valores sejam observados com precisão. Cabe ao RH checar se a legislação está sendo cumprida.
Nas empresas, a folha de pagamento é constituída pela soma de todos os registros financeiros de um funcionário: salários, vencimentos, descontos e bônus. No cálculo devem entrar itens como as horas extras, os descontos de benefícios – vale-transporte e alimentação, por exemplo-, e a incidência de impostos.
Fica a cargo da contabilidade transformar todos os fatos envolvidos na relação de trabalho em valores numéricos, expressos através de códigos, referências e percentagens, que têm como resultado a folha de pagamento. Se você não é especialista, não precisa compreender essa linguagem contábil, mas é interessante conhecer como o documento é elaborado.
Para iniciar o cálculo, o colaborador é classificado de acordo com sua categoria. Esta, por sua vez, é regulamentada por uma Convenção Coletiva, a partir da qual devem ser seguidas as normas base para calcular os valores da folha.
A etapa seguinte consiste na observação da folha de ponto de cada funcionário, onde devem estar documentadas horas trabalhadas, horas extras, jornadas adicionais ou descanso remunerado, por exemplo. Também é necessário checar se houve faltas no mês e se elas foram justificadas.
Quando há justificativa da ausência, através de atestado médico em caso de doença, por exemplo, a falta pode ser abonada. Caso contrário, deve ser feito o desconto no pagamento bruto.
No cálculo da folha de pagamento, devem ser contabilizados os descontos do Instituto Nacional de Seguro Social (INSS), para assegurar os benefícios mensais na aposentadoria do funcionário, além de outros encargos sociais, como a dedução do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Com base nesse cálculo, é feito o desconto do Imposto de Renda.
Por fim, ainda é necessário descontar os valores de benefícios legais, a exemplo do vale-refeição, vale-transporte ou contribuição sindical, para então identificar o valor líquido a ser repassado ao trabalhador no fim do mês.
Muitos gestores ficam na dúvida sobre a necessidade de obter auxílio de um contador para manter o sistema de folhas de pagamento organizado. Inicialmente, é válido salientar que, para o administrador, ter seu próprio controle sobre o pagamento dos funcionários é importante. Organizar a folha, porém, vai muito além disso.
Geralmente, à medida que a empresa cresce, monitorar essas informações se torna insustentável diante de outras prioridades na rotina. Neste contexto, manter uma planilha para registrar as horas de trabalho e salários fica mais difícil. E então, qual é a melhor saída?
Uma possibilidade é apostar em um sistema de gestão de confiança para emitir a folha, o que pode ser útil para reduzir custos e otimizar tempo. Da mesma forma, o auxílio de um contador sempre é bem-vindo. Ele é o profissional apto para lidar com o volume de dados e informações sobre cada funcionário, além de conhecer em detalhes os números e prazos de cada tributo.
Nesse contexto, é possível considerar a contratação de um contador um investimento. Lembre-se de que o holerite é um documento importante e mantê-lo de acordo com a lei pode ajudar a evitar dores de cabeça no futuro.
Antes de contratar um especialista, contudo, é fundamental fazer uma boa pesquisa. Como ele é quem vai lidar com as questões tributárias da empresa, precisa ser alguém de confiança. Busque opiniões e tenha uma conversa franca com o profissional ou com o representante do escritório de contabilidade antes de contratar o serviço.
Ao contador, também é interessante repassar algumas informações sobre o funcionamento da empresa, sua filosofia e seus princípios. Mas, de forma geral, ter a ajuda de um especialista no ramo é uma forma de prezar pela saúde financeira e pela legalidade do seu negócio.
Fontes:
Texto: blog.contaazul.com
(Por Caroline Francini)
Foto: Divulgação
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]]>Atualmente, já é possível calcular a folha de pagamento com praticidade e eficiência através de softwares especializados. Mas não se engane: todo empregador ou profissional de contabilidade precisa conhecer os elementos contabilizados no contracheque.
Veja agora as incidências e cálculos que compõem esse processo:
Todo colaborador contribui com uma porcentagem do salário bruto ao Instituto Nacional da Seguridade Social. Porém, por se tratar de um cálculo relativo, esse valor não é o mesmo para todos os funcionários.
Quem soma remuneração bruta de até R$ 1.556,94 contribui com 8% à Previdência Social. Quem alcança vencimentos acima de R$ 1.556,94 e até R$ 2.594,92 tem desconto de 9%. Sobre salários acima de R$ 2.594,92 e até R$ 5.189,82, a incidência é de 11%. O teto da contribuição é de R$ 570,88, apenas para holerites com total igual ou superior a R$ 5.189,83.
O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço tem porcentagem única de 8%, calculada sobre o salário bruto (com exceção do salário-família, caso esse seja um direito do funcionário em questão). Ao contrário do INSS, quem arca com o depósito do FGTS é o empregador.
As alíquotas do Imposto de Renda Retido na Fonte são organizadas por faixas. A base de cálculo é a remuneração bruta menos o valor de INSS apurado.
1ª faixa: 7,5% sobre bases entre R$ 1.903,99 e R$ 2.826,65;
2ª faixa: 15% sobre bases entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05;
3ª faixa: 22,5% sobre bases entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68;
4ª faixa: 27,5% sobre bases iguais a R$ 4.664,69 ou acima desse número.
Para quem possui dependentes, a dedução é de R$ 189,59 no desconto apurado.
Dividido por faixas de rendimento, esse abono é previsto somente para pessoas de baixa renda. Sobre ele, não há nenhum tipo de incidência ou desconto, e a base para consideração é o salário bruto.
Trabalhadores cuja base de cálculo não ultrapassa R$ 806,80 têm direito a R$ 41,37. Na 2ª faixa, cujo ganho é de R$ 29,16, constam funcionários que o rendimento se encontra entre R$ 806,80 e R$ 1.212,64.
Quando necessário, é obrigação do empregador proporcionar acesso a transporte público aos funcionários. Caso opte por descontar o benefício, o valor total do abono deve ser de no máximo 6% sobre os vencimentos. A empresa também pode oferecer seu próprio serviço de transporte. Neste caso, a forma de calcular a folha de pagamento não muda.
Diferente do auxílio transporte, o vale-refeição em intervalo de jornada diária não é obrigatório. No entanto, por se tratar de um benefício muito valorizado, a maioria das empresas o concede aos seus colaboradores. Neste caso, o máximo de desconto sobre o valor fornecido (em vouchers ou cartão magnético) é de 20%. Lembre-se que o abono desse benefício não pode ser calculado sobre o salário.
Primeiramente, deve-se apurar a remuneração bruta, pois essa é a base de INSS, FGTS e salário-família. Então, aplica-se as porcentagens de Fundo de Garantia e contribuição à Previdência Social, verificando a ocorrência (ou não) de salário-família e IRRF.
Caso ocorra, o abono é somado aos vencimentos após se descontar o valor de INSS. Por não ser de direito, pode ocorrer IRRF. Neste caso, basta aplicar a alíquota da faixa na qual a base de cálculo se encaixa com a dedução por dependentes, se existirem. No caso de serem concedidos vales-refeição e transporte, os descontos apurados são feitos após todos esses cálculos.
Fontes:
Texto: blog.sage.com.br
(Da Redação)
Foto: Divulgação
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]]>Se você tiver uma estrutura bem definida de cargos e salários, seus funcionários entenderão a forma de distribuição de remunerações, benefícios e gratificações usada pela empresa, além dos caminhos para crescer dentro da organização. Isso vai ser bom também para você, porque saberá a quantidade de trabalhadores em cada área ou cargo, facilitando os cálculos na folha de pagamento e a visualização de quais funções poderiam receber mais investimentos.
Identifique (e conserte) os problemas de gestão
Talvez você esteja tendo problemas com sua folha de pagamento porque não possui o pessoal suficiente para cuidar desta demanda. Ou, talvez, os profissionais que trabalham na área não têm o know-how para agilizar esse tipo de serviço. Talvez os processos internos estejam muito burocráticos. Portanto, identifique os principais pontos que atrapalham na gestão da folha de pagamento e veja como poderia melhorá-los.
Crie uma rotina determinada para entregar os holerites
Os holerites (ou contracheques) devem trazer discriminados todos os valores e indicações das remunerações (os salários, benefícios, gratificações mensais, deduções, etc) que constituem o quanto cada funcionário tem a receber naquele mês. Neste registro ainda aparecem a carga horária trabalhada e o enquadramento de função. A entrega do holerite para os funcionários é uma obrigação legal da empresa; se isso fizer parte de uma rotina, sem atrasos, tanto quanto os pagamentos, os funcionários ficarão bem mais confortáveis e confiantes na relação que têm com a organização. Ao mesmo tempo, os setores que organizam esses documentos saberão, com rigor, os prazos a cumprir a cada mês.
Tenha um backup dos documentos
É importante lembrar de que a folha de pagamento é um documento de emissão mandatória dentro das regras de fiscalização trabalhista e previdenciária. Isso significa que o empregador deve manter cópias impressas desses documentos, conservando-as em arquivo, tanto para as auditorias internas quanto para as externas.
É muito comum que a gestão da folha de pagamento esteja sob a responsabilidade de pessoas que são de dois setores diferentes: o pessoal de RH e o departamento financeiro. Por isso, vale muito a pena ter uma contabilidade sólida, com informações precisas, para que os eventos e a situação econômico-financeira da organização sejam compreendidos a fundo, de maneira que o gestor tenha os melhores dados para seu processo de planejamento do negócio, gestão da folha de pagamento em suas tomadas de decisão.
Fontes:
Texto: capitalsocial.cnt.br
(Por Regina Fernandes)
Foto: Divulgação
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