É verdade que uma correta gestão financeira empresarial é essencial para que a maioria das decisões administrativas sejam bem executadas. E isso é assim porque a realidade do caixa diz muito sobre o próprio momento empresa. Mas ainda que trabalhem lado a lado, há algumas diferenças sutis nos conceitos.
A gestão administrativa pode ser resumida na palavra organização, já que essa é a base de todos os processos gerenciais em uma empresa. Está relacionada, por exemplo, a decisões de gestão de pessoas (recursos humanos), comercial (vendas), operacional (produção e venda de mercadorias ou execução de serviços) e fiscal e tributária (impostos e obrigações acessórias).
A construção de um planejamento estratégico, a definição por um determinado regime tributário ou o estabelecimento de uma nova política de atendimento ao cliente são ações de gestão administrativa, mas que não estão desvinculadas do caixa.
Não se pode esquecer que a gestão financeira é quem faz a roda girar, viabilizando as estratégias e, dessa forma, estando diretamente relacionada a todas as áreas da empresa. Seu papel principal é o de controle, sendo essa a chave para assegurar o crescimento sustentável do negócio. Ela permite ao gestor definir o que, quando e como fazer.
Um bom exemplo sempre ajuda: diante da necessidade de divulgação, será o seu orçamento que irá definir qual ação realizar, em que momento, de que forma e com que abrangência. Fica fácil entender que, seja qual for a tática gerencial, é grande a chance de ela depender do dinheiro para ser bem-sucedida.
Ao conhecer um pouco melhor os dois conceitos, torna-se claro que o sucesso da sua empresa está relacionado a uma boa gestão financeira e administrativa, que são complementares. Afinal, se é verdade que a lucratividade do negócio atesta o seu desempenho, também é preciso compreender que ações mal planejadas no âmbito gerencial resultam em prejuízos no caixa.
Agora que está mais clara a importância da gestão financeira e administrativa, podemos detalhar as melhores práticas, das quais seu negócio não pode abdicar se persegue o sucesso e a longevidade.
Você pode abrir seu próprio negócio, mas só começa a se tornar um empreendedor de verdade ao separar as suas contas do caixa da empresa. É fácil de entender: quem mistura as finanças pessoais e empresariais perde o controle financeiro facilmente e a falência é uma das consequências possíveis.
Além de não pagar por gastos pessoais com recursos do negócio, é saudável definir um pró-labore – valor fixo mensal que funciona como um salário para o dono da empresa.
Tirar uma empresa do papel exige planejar. Gerenciá-la no dia a dia, também. Para traçar metas futuras, acontece da mesma forma. O que precisa ficar claro é que não há sucesso no negócio sem planejamento. E ele precisa ser permanente, propondo, executando, analisando e corrigindo estratégias.
É válido lembrar ainda que essa necessidade aparece seja qual for o cenário em que a empresa se encontra. Se há sobra no caixa, por exemplo, é planejando que se fará o melhor investimento com tal recurso. Já se o saldo está no vermelho, o planejamento é a chave para encontrar soluções e reverter o quadro. Um empreendedor que se preze precisa pensar no negócio como rotina.
Quando se fala em controle financeiro, há algumas ferramentas básicas que toda empresa precisa ter, seja qual for o seu porte. O fluxo de caixa, por exemplo, revela a realidade do negócio e ainda projeta o seu desempenho futuro a partir do registro de todas as receitas e despesas. É indispensável que o gestor se dedique a ele diariamente.
Em um prazo um pouco maior – a cada três ou seis meses, por exemplo -, é importante realizar o balanço patrimonial, que analisa ativos (dinheiro em caixa, recebimentos e bens) e passivos (contas a pagar dívidas e salários).
Outro instrumento complementar ao fluxo de caixa é a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), relatório contábil que compara o que foi projetado no orçamento com as receitas e as despesas efetivamente realizadas.
Também é válido recorrer à conciliação bancária, uma ferramenta de gestão que compara o saldo interno do caixa, suas entradas e saídas, com a movimentação bancária, permitindo identificar a tempo possíveis divergências
Na realidade de muitas das micro e pequenas empresas, tudo (ou quase tudo) cai no colo do dono. São muitas tarefas simultâneas para poucas mãos. Como dar conta de tudo? Uma boa prática é estabelecer um calendário de rotinas semanais, pois isso eleva a produtividade. Outro movimento interessante é definir prioridades, ou seja, aquilo que precisa ser realizado primeiro.
É importante que o gestor entenda que, enquanto a organização pode gerar economia de tempo e de dinheiro na empresa, a falta dela torna os processos mais suscetíveis a erros. Imagine deixar de pagar uma conta, não registrar uma venda, perder a cópia de um contrato ou esquecer produtos no estoque porque a bagunça tomou conta da empresa?
Já falamos aqui, mas não custa repetir: você precisa de organização e controle para realizar uma correta gestão administrativa e financeira. Se ainda está dando os seus primeiros passos nessa direção, recorrer a planilhas pode ser bastante útil. São modelos prontos para realizar e acompanhar muitas das obrigações das empresas.
Mas conforme a empresa evolui, você vai precisar de métodos mais profissionais. É o caso de um sistema de gestão online, que apresenta soluções mais completas, seguras e confiáveis que qualquer planilha, reunindo o melhor das ferramentas e resultando em uma importante economia de tempo, além de poder ser acessado por qualquer computador ou dispositivo móvel conectado à internet.
Um software com armazenamento na nuvem integra processos entre as diferentes áreas da empresa, organiza as contas a pagar e a receber, faz o fluxo de caixa e a conciliação bancária, entre outras funções que permitem ao gestor ter dias mais produtivos e de dedicação total ao que interessa, que é o futuro do negócio.
Abordamos ao longo deste artigo a importância da gestão administrativa e financeira para o sucesso do seu negócio e elencamos as melhores práticas que podem ajudá-lo a crescer como empresa. Tenha a certeza de que a longevidade do seu projeto depende muito das práticas que adota à frente dele. Usando as ferramentas certas e dedicando-se aos meios de controle, é possível reduzir despesas, gastar com inteligência e elevar o faturamento. Só depende de você.
Fontes:
Texto: blog.contaazul.com
(Por Marcio Roberto Andrade)
Foto: Divulgação
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