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Fontes:
Texto: Toda Comunicação
(Por Verônica Pacheco)
Foto: Divulgação

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Fazer a gestão financeira da sua empresa é um problema para você? É muito comum ouvir queixas de donos de negócios que não conseguem entender como vendem muito, mas continuam fechando o mês no vermelho.

Isso normalmente acontece porque eles estão cometendo erros clássicos de gerenciamento, mas não percebem. Saber identificar quais são as falhas na gestão é o primeiro passo para diminuir as chances da sua empresa fechar.

Por isso, vamos apresentar quais são os três maiores erros de controle financeiro que pequenos empresários cometem. Confira:

1. Misturar contas empresariais e pessoais

Não separar as contas pessoais das empresariais é sem dúvida um dos piores erros de gestão financeira que um empreendedor pode cometer. Quando isso acontece, é comum perder o controle das finanças e provocar o surgimento de inúmeros problemas.

O principal reflexo dessa prática pode ser percebido no fluxo de caixa da empresa. Afinal, quando o gestor retira dinheiro de maneira descontrolada, ele faz com que o negócio não tenha recursos suficientes para arcar os seus próprios custos.

Nesse momento, é comum que o empreendedor se depare com duplicatas em atraso, pagamentos de juros elevados e precise solicitar empréstimos bancários. O que poderia ser uma solução viável, se houvesse uma gestão financeira eficiente.

A situação pode se tornar mais preocupante quando o gestor precisa vender o seu patrimônio pessoal para pagar despesas da empresa. Essa atitude é extremamente arriscada, pois ele dificilmente terá o retorno do investimento realizado.

A questão é: existe uma solução para isso? Felizmente, existem práticas que ajudam no controle das finanças pessoais e empresariais. Um exemplo disso é o pró labore, que consiste na definição de um salário fixo mensal para o empreendedor. O que evita retiradas excessivas do caixa da empresa.

2. Não elaborar um fluxo de caixa para a gestão financeira

Por incrível que pareça, ainda encontramos gestores que não sabem informações básicas sobre o seu negócio. Nesses casos, tomam decisões às cegas e que prejudicam o sucesso do empreendimento.

Normalmente, isso acontece nas empresas que não adotam o fluxo de caixa. Essa ferramenta financeira é a responsável por controlar cada centavo e gerar informações importantes como:

• Valores disponíveis que a empresa tem;
• Receitas mensais;
• Principais despesas do negócio.

Mas isso não é tudo, um fluxo de caixa bem detalhado pode fornecer dados estratégicos sobre o histórico de pagamento dos fornecedores e de clientes. Isso faz com que o empreendedor tenha uma base sólida e confiável para fazer projeções e tomar decisões no futuro.

A boa notícia é que essa ferramenta é fácil de ser alimentada e pode ser feita à mão, na planilha do Excel ou em aplicativos financeiros. O ideal é que o empreendedor inclua informações diariamente sobre a empresa. Isso fará com que o fluxo de caixa seja fiel à situação financeira da empresa.

Para tornar o processo mais fácil, é possível recorrer a serviços de terceirização das rotinas financeiras. Eles são oferecidos por empresas especializadas nessa área por um valor acessível e com um excelente custo-benefício para o empreendedor.

3. Falta de controle das contas a pagar e receber

Outro erro comum de gestão financeira é não fazer o controle das contas a pagar e receber. O principal motivo disso é que, quando você atrasa o pagamento das duplicatas, terá que arcar com altas taxas de juros e multas que podem acabar com os seus lucros.

Além disso, provavelmente a sua empresa ficará com um histórico negativo no mercado. No longo prazo, será extremamente difícil você conseguir crédito para comprar mercadoria com boas condições para pagar.

Por outro lado, quando você não tem controle das contas a receber, terá que lidar com endividamento e a perda da lucratividade. Somado a isso, tem o fato de que o empreendedor não terá uma base de dados sólida para realizar a cobrança dos devedores.

A solução ideal para esse tipo de problema é simples. Tudo que você precisa fazer é adotar uma ferramenta de gestão financeira que tenha a funcionalidade de contas a receber e a pagar.

Mas atenção, para que ela seja realmente útil é preciso que você se comprometa a alimentá-la diariamente. Também é necessário que o empreendedor consiga extrair informações sobre valores e prazos relacionados ao pagamento ou recebimento de valores.

Agora que você descobriu quais são os maiores erros de gestão financeira, as chances da sua empresa fechar as portas podem diminuir consideravelmente. Para isso, é preciso cuidar para não cometer esses erros clássicos de Controle Financeiro e investir seu tempo no desenvolvimento da sua empresa.

Coloque em prática todas as nossas dicas de como solucionar cada um desses erros. Como são atitudes simples e práticas, você não terá dificuldades em implantá-las no seu negócio hoje mesmo.

Outra dica é continuar no blog e obter mais informações sobre as ferramentas que indicamos neste artigo. Um forte abraço!

Fontes:
Texto: blog.contaazul.com
(Por José Marques)
Foto: Divulgação

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Dirigir uma empresa requer habilidades integradas de gestão, planejamento e negociação. Para obter os lucros do seu esforço à frente de uma empresa, é essencial dominar as finanças do seu negócio.

A gestão financeira é um enorme calo dos empreendedores. Não faltam dados que apontem falhas contumazes nessa área: de acordo com a Serasa Experian, quase 5 milhões de micro e pequenas empresas terminaram o ano de 2017 negativadas – ou seja, com dívidas em atraso há três meses ou mais.

Uma pesquisa do Sebrae/SP mostrou que 39% dos empresários não sabem qual o capital de giro ideal para abrir o negócio. Outros 31% não têm uma ideia do aporte financeiro necessário para dar suporte à empresa na fase de investimento – ou seja, enquanto as receitas ainda são insuficientes para custear as despesas.

Dirigir uma empresa requer habilidades integradas de gestão, planejamento e negociação. Para obter os lucros do seu esforço à frente de uma empresa, é essencial dominar as finanças do seu negócio. Conheça – e aplique – as 18 dicas abaixo para evitar que sua empresa caia nas estatísticas de falências.

1. Separe a pessoa física da jurídica

Um erro comum de muitos empreendedores é receber pagamentos utilizando a conta bancária pessoal. Em pouco tempo, o gerenciamento das despesas e receitas do negócio se confunde com os boletos e DDAs pagos com dinheiro pessoal. Não é difícil prever que uma empresa assim tende a sofrer com problemas financeiros.

Assim que conseguir seu próprio CNPJ, abra uma conta empresarial. Além de colocar cada conta em seu lugar, essa medida pode ser bastante útil na hora de conseguir empréstimos e benefícios voltados para os pequenos negócios. Cuidar do próprio dinheiro é fundamental para uma gestão financeira saudável da sua empresa.

2. Cuide bem de suas finanças pessoais

Isso não significa que suas contas pessoais mereçam menos atenção. Não existe empresa bem-sucedida que, por trás, tenha um líder completamente falido. Sua persona empresarial está atrelada aos negócios, mesmo que você não seja o único responsável pelo sucesso do negócio.

Fornecedores, gerentes de bancos e concorrentes podem ficar reticentes em negociar com empresas controladas por gestores sem educação financeira. Portanto, antes de pensar em abrir um negócio, seja um bom gestor de seu próprio dinheiro.

3. Controle suas entradas e saídas

Saber exatamente qual foi a receita e o lucro do seu negócio é o primeiro passo para um planejamento orçamentário realista e elaboração de estratégias para o futuro. Ocorre que há empresários negligentes e que tendem a acompanhar apenas as grandes faturas ou despesas.

Mas existem pequenas contas que, juntas, têm um peso significativo no bolso. São taxas das bandeiras e adquirentes de cartões, aluguel da maquineta, juros e encargos, dentre outras. Entenda e acompanhe essas taxas. Se possível, negocie melhores valores e condições.

4. Registre ao longo do ano suas movimentações mensais

Empresas de todos os setores, sobretudo do varejo, sofrem oscilações periódicas nos resultados financeiros ao longo do ano, o que é perfeitamente normal. Registre as movimentações financeiras e faça um acompanhamento mensal para saber quais os melhores meses para a sua empresa.

Lembre-se de comparar meses e trimestres com o mesmo período do ano anterior, não apenas com o intervalo anterior. Dessa maneira, você consegue entender a real evolução do seu negócio.

5. Use esses dados para dar inteligência à sua gestão financeira

Os dados do negócio são gerados pelo ERP, que é um software de gestão integrada da empresa. Dados, em si, não significam muita coisa. Mas, quando reunidos e corretamente interpretados, podem fornecer insights valiosos sobre a empresa. Assim, é possível fundamentar decisões importantes para o futuro do negócio.

6. Estabeleça um valor fixo para sua retirada mensal (pro-labore)

Tecnicamente, sócios de empresas não recebem salários, mas uma remuneração conhecida como pro-labore – expressão latina que, em português, significa “pelo trabalho”. Essa remuneração não se refere aos lucros e dividendos.

Diferente dos salários comuns, o pro-labore não está sujeito às regras trabalhistas, como FGTS, 13o e férias – no entanto, esses benefícios podem ser acertados em acordo entre a empresa e o sócio-administrador.

Por outro lado, é importante estabelecer um valor fixo para a retirada de pro-labore, assim como acontece com as remunerações dos funcionários. Esse valor deve ser estipulado de acordo com o porte da empresa e com as atividades desempenhadas pelo administrador.

Fique atento! Há impostos que recaem sobre as remunerações pro-labore e que variam de acordo com o regime tributário da empresa.

7. Planeje seus investimentos

Quando uma empresa começa a lucrar, é natural começar a pensar nos próximos passos. Uma expansão física, abertura de novas unidades, um novo portfólio de produtos e serviços ou até uma mudança no modelo de negócios: não faltam opções para aumentar a lucratividade.

No entanto, é necessário enxergar o futuro sob a ótica da gestão financeira. Determinada estratégia justifica o investimento? Existe uma previsão de retorno compatível com o gasto? Ou será necessário um aporte externo (empréstimo ou financiamento) para completar o investimento? Nesse caso, qual a taxa de juros?

8. Poupe para rescisões

De acordo com as leis brasileiras em vigência, quando o empregador demite um funcionário sem justa causa, ele deve pagar uma multa indenizatória. Esse pagamento deve ser efetuado no primeiro dia útil após o término do contrato ou no décimo dia da notificação da demissão, caso tenha havido aviso prévio.

O valor da multa é de 40% do FGTS acumulado pelo trabalhador – ou seja, há um sério impacto econômico no caso de uma rescisão unilateral da parte da empresa. No entanto, demissões e admissões fazem parte da rotina de qualquer negócio.

Para evitar prejuízos econômicos decorrentes da suspensão de contratos dos funcionários, acumule uma reserva para pagar esses valores.

9. Tenha um caixa de emergência

Da mesma maneira, é importante formar uma reserva financeira para outras emergências. Por exemplo, quando um consumidor aciona a Justiça e a empresa perde a causa, deve pagar uma indenização. Ações coletivas têm um impacto multiplicado.

São situações que podem acontecer com qualquer negócio. Para garantir a sobrevivência da sua empresa, garanta esses recursos com antecedência.

10. Não vacile com as obrigações fiscais, tributárias e trabalhistas

O Brasil é o país dos Refis para grandes negócios. Pequenos empreendedores, por outro lado, precisam lidar com impostos e obrigações acessórias sem vacilar se quiserem evitar multas e juros por atrasos. Na pior das situações, as atividades do negócio podem ser inviabilizadas por conta de ações na justiça e diversas pendências.

As obrigações acessórias variam de acordo com o regime de tributação da empresa. Optantes do Simples Nacional, por exemplo, precisam apresentar apenas uma declaração por ano ao Governo Federal. Mas também é necessário fornecer informações para os estados (referentes ao ICMS, por exemplo) e municípios (Declaração Eletrônica de Serviços).

O setor ou escritório contábil contratado pela empresa é o responsável por manter os dados da empresa atualizados junto às bases do governo. Mas cabe ao empreendedor realizar os pagamentos dentro do prazo.

11. Entenda o que é lucro (e o que não é)

Receita é diferente de lucro. O volume total de recursos financeiros apurados pelo negócio em determinado período com a venda de produtos e serviços é denominado de receita. O lucro é o resultado da diferença entre receita e custo – essa última função requer bastante atenção.

Subestimar os custos de um negócio é uma das maiores armadilhas para a gestão financeira. Há custos envolvidos na aquisição de produtos, de matérias-primas, na manutenção do estoque, na operação, no marketing e em diversas outras frentes. Em seguida, vêm os impostos, salários e outras obrigações.

Portanto, não confunda o dinheiro arrecadado nas vendas com lucro certo. Você pode acabar assumindo compromissos que não poderá honrar futuramente.

12. Tenha cuidado na hora de formatar seus preços

Uma das etapas mais sensíveis no lançamento de um negócio é a formação dos preços dos produtos e serviços. Longe de ser apenas um número na etiqueta, o preço reflete variáveis mercadológicas (valores praticados pela concorrência) e financeiras (custos diretos e indiretos que recaem sobre o item, bem como uma parcela das despesas fixas e variáveis do negócio).

Mesmo assim, o sucesso de uma política de preços depende da disposição dos consumidores para desembolsarem determinado valor. Preços muito baixos podem favorecer o volume de vendas, mas o lucro torna-se mínimo ou inexistente – não é raro que empreendedores “paguem para vender”.

Preços muito altos, por outro lado, afastam os clientes e geram encalhe de produtos, o que leva a um aumento de custos com manutenção do estoque.

Seja cauteloso na hora de definir os preços e não esqueça de adotar estratégias de marketing para conquistar clientes e facilitar as vendas.

13. Faça compras inteligentes

O processo de compras em uma empresa é diferente das nossas aquisições pessoais no dia a dia. A função de compras nas organizações é um processo estratégico que tem um impacto decisivo sobre prazos de vendas, relação com fornecedores, previsão de demandas e formação de preços.

A gestão empresarial em uma empresa saudável e competitiva depende da abordagem na hora de comprar produtos, serviços e insumos. Um processo bem conduzido implica em redução de custos – por exemplo, quando a empresa consegue barganhar menores preços com os fornecedores em uma grande aquisição.

Para uma política eficiente de compras, você deve ter em mente a previsão de fluxo de materiais na organização, prazos de entrega praticados pelos fornecedores e a gestão de suprimentos. Pequenas economias podem representar uma ampla margem de lucro.

14. Tenha uma estratégia para a gestão dos seus estoques

O gerenciamento do estoque varia de acordo com o porte e segmento da empresa. Negócios de varejo e atacado trabalham com estoque de produtos para revenda, enquanto indústrias utilizam estoques de matérias-primas para beneficiamento. O ponto em comum é a previsão de demanda para evitar que os estoques caiam a níveis muito baixos e inviabilizem os negócios.

Para uma estratégia competitiva de estoques, é necessário entender o volume de vendas ou a capacidade produtiva do negócio e ficar atento a oscilações no mercado que possam provocar uma quebra operacional – como, por exemplo, uma greve dos caminhoneiros ou uma data comemorativa com mais vendas do que o esperado.

Em geral, o mais indicado é trabalhar com um estoque de segurança para que a empresa esteja sempre preparada para os imprevistos e para o próprio crescimento. Mas fique atento para o tamanho dessa reserva: estoque parado gera custos.

15. Seja proativo

Quando se trata de finanças, uma postura passiva seguramente prejudicará a competitividade do seu negócio. Lembra de filmes que retratam a rotina dos operadores de grandes bolsas de valores, como a New York Stock Exchange (NYSE)? Eles não trabalham em um ritmo frenético por acaso: cada segundo pode representar a diferença entre perda ou lucro.

Hoje em dia, cada vez mais atividades de escritório estão automatizadas com a Robot Process Automation (RPA), o que terá um impacto significativo no futuro dos negócios. Portanto, toda proatividade é necessária na gestão dos recursos financeiros de uma empresa.

16. Acompanhe os números das vendas

O departamento de vendas é muito importante para ser visto de maneira separada do resto da empresa ou subordinado apenas à área de marketing. A gestão financeira deve ser integrada às vendas por meio do ERP, onde todas as informações podem ser visualizadas e compartilhadas.

Essa integração é necessária por um motivo simples: as vendas são a principal – em geral, a única, salvo nos casos de organizações com ações negociadas em bolsa – fonte de receita das empresas. O lastro financeiro do negócio depende dos números da equipe de vendas.

17. Evite os juros

A injeção de capital externo no negócio geralmente vem atrelada a um composto indesejado: juros. Quando você contrai um empréstimo ou financiamento, o banco é remunerado na taxas de juros espalhadas pelas parcelas; no fim, você pode ter pago duas vezes o valor tomado de empréstimo.

Essa ferramenta financeira deve ser vista com cautela. Uma coisa é utilizar o empréstimo para expandir o negócio e aumentar a lucratividade. Outra é usar os recursos para o capital de giro ou despesas correntes, o que deve ser evitado. Lembre-se: o dinheiro é do banco e os ativos da sua empresa podem ser colocados como garantia se você não tiver condições de pagar.

Uma empresa competitiva cobre o próprio custeio com as vendas, tomando crédito apenas quando precisa investir em uma expansão mais ousada. Caso contrário, reflete apenas falta de planejamento e demonstra insustentabilidade.

Em todo caso, há taxas e taxas. Os números podem ser negociados com os bancos; quanto mais alto o risco – ou seja, probabilidade de a empresa não pagar –, maiores os juros. Pequenas empresas também podem pleitear taxas subsidiadas com o BNDES, que conta com diversas linhas de financiamento para pequenos negócios.

18. Evite o inchaço da folha de pagamentos

O número de funcionários que uma empresa necessita vai depender do porte, do segmento, do planejamento estratégico e do mercado de atuação. Há situações onde o próprio empreendedor é o único funcionário; há outra em que ele precisa de equipes completas para dar conta da demanda.

Para determinar de quantos funcionários você precisa, crie um mapa dos processos em sua empresa e verifique quantas pessoas são necessárias em cada etapa. O ideal é que a equipe seja enxuta para que a empresa obtenha o máximo de produtividade com o mínimo de custos, mas um déficit de funcionários pode prejudicar seus resultados.

A gestão financeira é uma área estratégica para qualquer negócio; sua ausência, por outro lado, pode ocasionar prejuízos em várias frentes. Profissionais que lidam com as finanças em organizações precisam ter um leque de habilidades e ocupar um posto determinante para que a empresa ganhe competitividade.

Fontes:
Texto: administradores.com
(Da Redação)
Foto: iStock

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Por menores que sejam, há erros de gestão financeira que podem destruir seu negócio. Confundir venda com receita, misturar finanças pessoais com as da empresa e ignorar o capital de giro estão entre alguns dos que podem comprometer o crescimento e até mesmo colocar fim à existência da empresa.

(Foto: Divulgação)

Veja quais são os erros de gestão financeira que você deve evitar:

Confundir venda com receita

Registrar uma venda como se fosse uma receita é um dos erros de gestão mais perigosos, já que o pagamento pode não ser realizado. Para não cometer esse equívoco, é importante só contabilizar como receita o dinheiro que efetivamente entrar no caixa da empresa. Valores parcelados a serem recebidos devem ser registrados e identificados como tais, de forma separada.

Misturar as finanças pessoais com as do negócio

Muitos empresários cometem o erro de misturar suas finanças com as da empresa, como se fossem únicas, e usar o dinheiro em caixa para pagar contas pessoais. Essa é uma atitude mortal para o negócio! Para manter o caixa corporativo em dia, é importante não usar dinheiro da empresa para despesas pessoais e, também, o contrário: não usar a conta-corrente particular para pagar as contas do negócio Uma das melhores formas de não cometer esse erro é ter uma conta para cada coisa e investir o dinheiro da empresa no seu crescimento.

Não ter atenção às pequenas despesas

Muitos pequenos empresários têm o hábito de ignorar despesas pequenas e, consequentemente, não as incluem na contabilidade. Errado! Mesmo que o gasto seja de baixo valor pode fazer grande diferença nas contas no final do mês. Para não cometer esse erro, registre e lance todas as despesas, por menores que elas sejam. Assim, você não corre o risco de, no futuro, ter um rombo nas contas e não saber a origem da discrepância.

Não dar a devida importância para o capital de giro

Não basta apenas ter o investimento inicial necessário para começar um negócio: para manter a empresa funcionando, é essencial ter uma quantia reservada para pagar as despesas iniciais, usar em caso de imprevistos e investir em seu crescimento. Fique atento ao seu capital de giro e, assim, evite pedir empréstimos e arcar com todas as taxas e juros desse tipo de operação. Mas o que é capital de giro? O capital de giro é o recurso utilizado para sustentar as operações rotineiras da sua empresa, ou seja, é o capital disponível para a condução normal dos seus negócios. Em outras palavras, é o valor que a sua empresa possui para custear e manter as suas despesas operacionais do dia a dia.

Não planejar

Empresas que têm gestão financeira restrita ao mês corrente têm muito mais chances de terem problemas no futuro. Invista em planejamento financeiro anual, considerando todas as contas e despesas que têm que ser pagas ao longo dos 12 meses. Ao planejar o décimo terceiro dos funcionários, por exemplo, você já pode fazer caixa para essa finalidade ao longo do ano. Assim, não comprometerá o fluxo da empresa nos meses de novembro e dezembro e terá dinheiro suficiente para pagar os empregados mesmo que aconteça um imprevisto (como falta de pagamento de clientes).

Ter atenção para não cometer erros de gestão financeira é essencial para a sobrevivência do negócio. A melhor forma de evitar esse tipo de problema é contratar um contador para auxiliar na gestão financeira e permitir que você se dedique ao core business da empresa. A sua empresa ainda precisa ajudar o contadorna busca pelos melhores resultados.

Fontes:
Texto: blog.sage.com.br
(Da Redação)
Foto: Internet

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Controle de caixa, cuidado com gastos e a implementação de um sistema de gestão são essenciais para o sucesso do seu negócio.

Responsáveis por cerca de 27% do produto interno bruto (PIB), segundo pesquisa divulgada pelo IBGE em 2014, não existem dúvidas da importância que as micro e pequenas empresas (MPEs) têm no cenário empresarial brasileiro. Com o aumento dessa fatia ano após ano, é claro que o interesse de novos empresários segue esse crescimento. É o que mostra os dados colhidos em 2017 pelo Global Entrepreneurship Monitor (GEM), em parceria com o SEBRAE, que constaram que ter um negócio próprio é o sonho principal de 31,7% dos adultos brasileiros, superando até mesmo o desejo de fazer carreira em uma grande empresa (19,5%).

Porém, nem tudo são flores. Na verdade, o caminho para o sucesso de micro e pequenas empresas é repleto de espinhos. Além da grande quantidade de encargos tributários e burocracias que o microempresário enfrenta diariamente, a dificuldade de acesso ao crédito também é um fator que atrapalha o crescimento dos negócios de pequeno porte. Isso sem mencionar possíveis crises econômicas que os impactam diretamente: a prova disso foi a recessão mais recente que, segundo a fundação Getúlio Vargas, resultou em um aumento de 10% na taxa de mortalidade das empresas em seus dois primeiros anos, passando de 23% em 2012 para 33% em 2016.

Em resumo: Muitas oportunidades, muitos desafios, pouco dinheiro e pouquíssimas chances de errar. Em um cenário tão competitivo, um equívoco pode significar o fim de uma idéia promissora. E entre as principais falhas que levam o empreendedor a fechar as portas, a má gestão financeira está no topo da lista. Para te ajudar a fugir desses erros, separamos 5 dicas preciosas de gestão financeira para o seu MPE.

1- Controle de caixa: suas contas precisam bater

Parece óbvio: o princípio básico para manter sua organização com as contas no azul é sempre monitorar suas despesas, acompanhando diariamente a entrada e saída de dinheiro e analisando o fluxo de caixa. Apesar disso, a falta de controle de caixa é um dos maiores vilões das micro e pequenas empresas. Não ter uma visão clara da saúde financeira do negócio pode (e vai!) gerar prejuízos, gastos desnecessários e perda de oportunidades de crescimento.

Por isso, a dica é simples: a conta tem que fechar. Tenha o controle do seu contas a pagar e receber, acompanhe todas as entradas e saídas de dinheiro, suas datas, programe-se e registre tudo! Dessa maneira você minimiza consideravelmente a chance de chegar no final do dia, semana ou mês e seu caixa não fechar. A tarefa não precisa ser manual: utilize um sistema de gestão que conte com um módulo financeiro para te ajudar nesta operação.

2- Finanças pessoais x Finanças empresariais: separe!

Outro erro clássico de muitos microempresários, principalmente no início do negócio: Misturar as despesas pessoais com as empresariais. Afinal, é a sua empresa, então aquele dinheiro que entra também é seu, certo? Errado! Para garantir a sobrevivência da sua organização é preciso entender as diferenças entre Faturamento e lucro líquido(Falaremos sobre isso na 4ª dica) e que o dinheiro que entra, especialmente no começo, é da própria empresa. Ele é fundamental para que o capital de giro funcione e que haja dinheiro em caixa para pagar fornecedores, funcionários, entre outras pendências. Adicionar despesas domésticas como o aluguel, parcela do carro, escola das crianças, etc, irá prejudicar as finanças do seu negócio e, como mencionamos no primeiro item, a conta não vai fechar.

A dica primordial para que você tenha o controle das finanças empresariais e pessoais é separar as contas correntes. Não é impossível controlar suas despesas particulares e as da empresa utilizando uma única conta, mas, ter as contas correntes separadas para cada tipo de atividade é o ideal. Isso sem levar em consideração que existem vantagens específicas para empresários ao utilizar uma conta jurídica, como explica Maurício Galhardo, especialista em finanças: “Quando precisa de dinheiro na empresa, a pessoa recorre aos créditos pessoais e não sabe que pode ter condições melhores na conta de pessoa jurídica”.

3- Pés no chão: cuidado com gastos desnecessários

Seu negócio está dando certo, você já está tendo lucro, seu produto ou serviço está se consolidando no mercado, sua conta está no azul, enfim, tudo está como no seu planejamento: chegou o momento de expandir! Muito cuidado e atenção nesta etapa. O seu sonho está se realizando, mas, como empreendedor, seus pés devem continuar no chão. É muito comum nesta etapa de expansão o micro e pequeno empresário vislumbrar grandes passos, esquecer do planejamento e acabar lidando com gastos desnecessários: seja mudando para um escritório muito maior que o necessário, contratando mais funcionários sem alinhar com o crescimento de demanda até alterando toda a ordenação de equipamentos, etc. A melhoria da estrutura e ambiente de trabalho são de suma importância para o seu negócio, mas é importante que você mantenha essa expansão alinhada com seu planejamento financeiro. Revise bem cada passo, tenha o auxílio de um especialista em finanças para ajudar na elaboração dessa estratégia, faça um plano a curto, médio e longo prazo e tenha o controle sobre todas as despesas e projeções de crescimento durante todo o período.

4- Faturamento e lucro: qual diferença?

Basicamente, o faturamento é a arrecadação total que o seu negócio adquiriu em determinado período, ou seja, a soma de todos os valores que sua empresa recebeu realizando a atividade comercial proposta. É por meio do valor do seu faturamento que o governo irá calcular o quanto deve ser pago referente aos impostos fiscais como ICM, COFINS, entre outros.

Falando em lucro, podemos dividi-lo em dois: Lucro bruto, que é o faturamento da sua empresa subtraindo a soma de todas os custos variáveis do seu negócio e o lucro líquido, que resulta do valor faturado menos os custos fixos e variáveis.

Como mencionamos acima, é primordial que o empresário saiba a diferença entre o faturamento e o lucro gerado pelo seu negócio. É dessa forma que será possível enxergar de maneira precisa os lucros ou prejuízos e projetar o crescimento sadio e inteligente da empresa. Esteja sempre atento aos relatórios de fluxo de caixa e demonstrativo de resultado para analisar seu lucro real e faturamento.

5- Fuja de processos manuais: Utilize um sistema de gestão

A precisão é palavra-chave quando o assunto é gestão financeira. Quanto mais preciso e automatizado for o processo de atualização de dados, menor será a chance de de erros nos cálculos. Por isso que a dica é aderir a um sistema de gestão empresarial logo no início do seu negócio.

O VHSYS é um sistema de gestão empresarial totalmente online especializado em micro e pequenas empresas. Com o módulo financeiro você poderá controlar seu fluxo de caixa, analisar e monitorar seu contas a pagar a receber, fazer conciliações bancárias através do arquivo OFX e muito mais. O software ainda conta com ferramentas para emissão de notas fiscais, controle de estoque, cadastro de clientes e outras funcionalidades que irão automatizar e facilitar a administração do seu negócio.

Além disso, com VHSYS você elimina diversos processos manuais como preenchimento de planilhas, criação de relatórios e diversos outras operações, e pode investir seu tempo em oportunidades de crescimento para o seu negócio.

Outra vantagem do VHSYS é o custo. Como é um sistema de gestão online voltado para micro e pequenas empresas, a ferramenta conta com planos bem acessíveis que cabem no bolso do microempreendedor.

Experimente gratuitamente o software de gestão do VHSYS e confira todas as funcionalidades que o sistema oferece para facilitar a gestão financeira da sua micro ou pequena ou empresa. Clique aqui para testar todos módulos por 7 dias grátis!

Fontes:
Texto: revistapegn.globo.com
(Por Informe publicitário)
Foto: Reprodução

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A área financeira, dentre todas em uma empresa, é a que mais precisa de atenção, já que é o setor que fornece o suprimento a todos os outros. Havendo falta de recursos, a empresa não tem como continuar com suas atividades. A gestão financeira, portanto, é de fundamental importância para que a empresa possa dar continuidade a suas atividades e seus investimentos.

Pode-se considerar a gestão financeira como um conjunto de procedimentos que envolvem:

• A análise e o controle de todo o movimento financeiro;
• O planejamento estratégico da empresa;
• A administração do patrimônio e do capital.

Ou seja: ela fornece, à gestão de negócios, todo o subsídio necessário para fazer seu planejamento, garantindo a boa administração financeira.

Quando uma empresa se preocupa com sua gestão financeira, ela tem condições de visualizar a situação atual e de fazer o planejamento para o futuro, utilizando os dados possibilitam analisar o desempenho passado e otimizar os resultados futuros.

Principais funções da gestão financeira

Entre as funções da gestão financeira numa empresa, podemos dar destaque às seguintes:

1. Análise e planejamento financeiro

O gestor financeiro deve fazer a análise dos resultados financeiros obtidos e, por meio dele, gerar o planejamento de ações necessárias para o equilíbrio da empresa e para seus futuros investimentos.

2. Aplicação dos recursos financeiros

A gestão financeira é responsável pela boa utilização dos recursos financeiros da empresa, fazendo a captação do que seja necessário e a aplicação de recursos disponíveis, sempre com o objetivo de conseguir aumentar a sua lucratividade.

3. Crédito e cobrança

Cabe à gestão dos negócios analisar a concessão de créditos aos clientes, além de administrar o recebimento de créditos concedidos.

4. Fluxo de caixa

Além de realizar os pagamentos e recebimentos, controlando o saldo de caixa, a administração financeira também é responsável pelo fluxo do caixa, com a previsão futura do movimento financeiro, evitando indisponibilidade de recurso.

5. Contas a pagar e receber

O controle de contas a pagar e receber faz parte da gestão financeira. Ela o realiza mantendo os pagamentos em dia e fazendo as cobranças necessárias, e também garantindo o controle sobre impostos, despesas operacionais e pagamento de funcionários.

Problemas criados pela falta de administração financeira

Uma empresa que não pratica a correta gestão financeira de seus negócios se sujeita a diversos problemas, desde inadimplência até à falência do empreendimento.

Entre os principais problemas gerados pela falta de gestão financeiras, podemos destacar os que se seguem:

• Inexistência de registros reais sobre saldos de caixa, valores de estoque, controle de contas a pagar e receber, volume de despesas e resultado global da empresa;
• Ausência de dados com relação a custos de fontes de financiamento;
• Problemas no gerenciamento dos ciclos financeiros e operacionais da organização;
• Inexistência de capital de giro, sem a correta compreensão de sua necessidade;
• Falta de integração entre a política financeira e a política de vendas;
• Impossibilidade de elaboração do demonstrativo de resultados mensais da organização para conhecer os lucros ou prejuízos;
• Inadequação dos preços de vendas;
• Desconhecimento do valor patrimonial da empresa e dos seus estoques;
• Falta de definição para a retirada dos sócios.

Muitas vezes, a principal causa para a falta de uma gestão financeira correta é consequência da inexperiência do empresário em administração financeira, o que vai exigir a participação de um profissional capacitado para gerenciar e administrar a empresa com relação à área de finanças, permitindo maior regularidade em suas atividades operacionais.

A falta de uma boa gestão financeira, na maior parte dos casos, é também resultado de uma atividade empresarial que começou pequena e que não teve controle a partir do momento de seu crescimento e desenvolvimento, não permitindo que se implantasse uma administração financeira com base em dados sólidos e confiáveis.

A importância de dados para a gestão financeira

Como dissemos no início, toda a empresa gira em torno do setor financeiro e, com informações confiáveis, é possível descobrir se os investimentos estão sendo feitos de forma correta, se existe capital de giro suficiente para enfrentar momentos de risco ou se o estoque está sendo bem gerenciado, com o fluxo de matérias primas ou insumos dentro da quantidade exigida pela produção.

Mantendo a administração financeira atualizada, o empresário consegue avaliar a possibilidade de novos investimentos, se deve investir em novos produtos ou na capacidade de produção, por exemplo. Ou seja, a gestão financeira é que pode fornecer informação para que sejam definidos os rumos que a empresa deve tomar.

Para montar o planejamento estratégico da empresa, uma ferramenta de importância fundamental, é necessário realizar a gestão financeira de forma criteriosa, tornando bem claros os objetivos empresariais, possibilitando a melhor tomada de decisões e garantindo que as mudanças aplicadas tragam resultados efetivos.

A gestão financeira torna-se responsável pela previsão da melhor margem de lucratividade, equilibrando e contendo os custos e avaliando os resultados obtidos, através dos dados conseguidos pela movimentação das finanças, ou seja, da transformação dos produtos e serviços em números que apresentem a situação financeira atualizada de forma constante.

Mantendo uma administração financeira eficiente, é possível avaliar como a empresa atuou no passado e o que está ocorrendo no presente. Com todos os dados em mãos, o gestor consegue identificar falhas e encontrar alternativas para melhorar o seu desempenho através do remanejamento de aplicações.

A continuidade das operações da empresa depende dessa análise e da projeção realizada, atendendo à necessidade de novas aplicações e de possíveis novos direcionamentos. Os resultados atuais definem o futuro da empresa, não deixando que ela permaneça parada no tempo e permitindo superar obstáculos e suplantar a concorrência.

As melhores práticas para a boa gestão financeira

A gestão financeira exige algumas práticas constantes, que devem ser seguidas com o máximo cuidado, para encontrar meios de se desenvolver e se manter no mercado. São elas:

• Manter organizados os registros e conferência de todos os documentos, fazendo o seu controle diário;
• Fazer o acompanhamento das contas a pagar e contas a receber, gerando um fluxo de caixa confiável para futuros pagamentos e recebimentos;
• Manter o controle do movimento diário de caixa e dos controles bancários;
• Classificar todos os custos e despesas, fazendo sua divisão em fixos e variáveis;
• Definir a retirada mensal dos sócios;
• Fazer a previsão de vendas e de custos de produção;
• Acompanhar a evolução patrimonial da empresa, conhecendo sua rentabilidade e sua lucratividade.

Para uma boa gestão financeira, é imprescindível contar com profissionais especializados em economia e contabilidade. Sua empresa terá muito mais qualidade final nos produtos e maior confiabilidade no mercado, desde que a gestão financeira seja feita de forma correta.

Fontes:
Texto: arquivei.com.br
(Da Redação)
Foto: Divulgação

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Embora muitas vezes não seja dada tanta importância, a gestão financeira de uma empresa é a base para o alcance de melhores resultados e um contínuo crescimento.

Para muitos empreendedores, o fato de terminar o mês com dinheiro em caixa pode significar que o negócio realmente esteja dando o lucro esperado, mas é aí que mora o perigo e você, gestor, pode estar sendo enganado por você mesmo.

Para Peter Drucker, o pai da administração moderna, ‘nem a quantidade produzida, nem o lucro são, por si só, uma medida adequada do desempenho da gerência e do empreendimento’. E, por isso, levar em consideração apenas um indicador para medir a saúde de um empreendimento pode causar muitas surpresas desagradáveis futuramente.

Pense que manter o controle financeiro de um negócio exige do gestor que todos os processos sejam avaliados e controlados, uma vez que todos se inter-relacionam. Se uma determinada área não vai bem, provavelmente o problema será refletido nas demais áreas e afetará a saúde de todo o resto.

Gerenciar a forma como os recursos são aplicados e como são financiados é o primeiro passo para uma gestão financeira eficiente e para uma permanência duradoura no mercado.

Para se ter uma ideia, em 2015, segundo informações da Serasa Experian, foram criadas 1.963.952 novas empresas no Brasil, um aumento de 5,3% quando comparado com os empreendimentos registrados em 2014 (1.865.183). Contudo, o país ainda conta com um alto índice de mortalidade, de janeiro a junho de 2015 foram registradas 191 empresas que deram baixa em seus registros nas Juntas Comerciais.

Entre os principais motivos de números tão expressivos está um gerenciamento empresarial inadequado, levando a empresa a fechar as portas antes mesmo dos primeiros anos de funcionamento.

Administrar, acompanhar e planejar integralmente todos os setores da empresa é, sem dúvida, a melhor solução para uma gestão financeira eficiente. E a tecnologia vem desempenhando um importante papel neste processo!

Segundo um estudo realizado pelo Instituto de Chartered Accountants, da Inglaterra, 80% das empresas que foram entrevistadas acreditam que a tecnologia desempenha um importante papel nos planos de crescimento e ajuda a alcançar um público maior.

O fato é que empresas que estão utilizando a tecnologia a seu favor têm se tornado bem-sucedidas e engajado um maior número de clientes.

Pensando em facilitar a rotina financeira da sua empresa, elaboramos 4 passos que podem melhorar a forma como os processos são executados. Preparado? Mãos à obra!

1. Gerencie o fluxo de caixa

Um dos grandes desafios de muitas empresas é lidar com os recursos financeiros diários, aqueles que saem e entram e que precisam ser controlados e devidamente acompanhados.

A verdade é que empresas que exploram ferramentas que disponibilizam informações detalhadas sobre as finanças estão com certa vantagem competitiva.

O fluxo de caixa é um importante instrumento financeiro que fornece saldos totais disponíveis não só sobre o caixa em si, mas também em outras contas, como contas bancárias.

Nos relatórios de fluxo de caixa devem ser acompanhados os recebimentos e os pagamentos, com destaque para o saldo final, que evidencia quanto a empresa realmente possui de recursos disponíveis.

Via de regra, é através do fluxo de caixa que o gestor pode saber o quanto de recursos entrou e saiu do seu negócio, assim como valores e as datas das movimentações. Com isso, também é possível acompanhar e controlar o saldo de caixa a fim de saber a real situação da empresa e se há capital de giro suficiente para a realização das atividades operacionais.

Com um fluxo de caixa bem elaborado, é possível investir em maquinários ou mesmo na contratação de pessoal. Além disso, o gestor pode trabalhar com o fluxo de caixa projetado e conhecer o que realmente vai ocorrer no futuro, ou seja, se vão faltar recursos ou sobrar após o fechamento do caixa, se é possível oferecer descontos aos clientes ou mesmo negociar prazos mais extensíveis com os fornecedores.

Mas como otimizar o fluxo de caixa e torná-lo mais eficiente? Vejamos algumas dicas:

• Determine uma categorização

Antes de qualquer coisa é preciso que você separe as despesas e as receitas da empresa. E assim como qualquer informação que está sendo acompanhada é fundamental estabelecer o período que será analisado. O mais usual é o período mensal.

Após selecionar o período, classifique as transações em categorias ou tipos, a fim de realmente conhecer sua origem e seu destino. Ou seja, as receitas poderão ser originárias de vendas à vista ou a prazo, aluguel de imóveis, entre outras; e as despesas poderão ser originárias de contas de água, energia elétrica, salários de funcionários, impostos e assim por diante.

Aqui a regra é manter tudo que entra e sai registrado e organizado.

• Registre tudo que entra e sai

É muito difícil gerenciar as finanças de um pequeno negócio quando não se sabe de onde vêm e para onde vão. Por isso, é importante manter atualizadas todas as informações, por menores que sejam os valores.

Muitos empreendedores acabam complicando as finanças quando não mantêm um controle efetivo dos recursos disponíveis e das contas que têm que pagar. O fluxo de caixa serve como um espelho para antever as despesas que irão ocorrer e a necessidade de se ter recurso neste determinado evento para poder cumprir a obrigação. Assim como gastos desnecessários que podem ser cortados ou mesmo reduzidos.

Com a aplicação destas regrinhas básicas é possível potencializar o processo de tomada de decisão e levar como base informações reais e confiáveis.

• Coerência e clareza nas informações

O princípio básico de um fluxo de caixa é passar as informações para qualquer usuário que deseja utilizar os dados da ferramenta. Por isso, tudo que for anotado deve ter coerência e clareza nas informações.

Relatórios contábeis não podem ter erros ou mesmo sugerir expectativas de receitas ou despesas incorretas, o que provocaria não apenas a exigência de ser realizado o reparo nos lançamentos, mas também enganos de análise sobre a saúde financeira da empresa. Para evitar este tipo de problema, estabeleça padrões de anotação e siga à risca.

• Utilize previsões financeiras realistas

Para que um bom fluxo de caixa surta efeito é preciso que o gestor não idealize as previsões de receitas ou despesas de maneira excessiva, nem para mais nem para menos. Ou seja, não devem ser superestimados números e cálculos, é preciso que o cenário seja adequadamente encarado de forma realista e com dados verdadeiros.

2. Intensifique o controle de gastos

Para muitos empreendedores, a hora certa de fazer um bom planejamento financeiro é sempre quando o ano começa. Mas o ideal é iniciá-lo o quanto antes, para que no próximo ano ele já esteja pronto.

E um dos passos mais importantes é o controle de gastos, uma vez que se você não sabe como o dinheiro está sendo gasto, não poderá elaborar medidas para diminuí-los ou mesmo eliminá-los.

Vejamos algumas dicas que podem ser bem úteis na hora de intensificar o controle dos gastos:

• Controle o que entra e o que sai

É indispensável ter controle de tudo que entra no caixa da empresa e classificar onde estão sendo as saídas de dinheiro, conhecendo exatamente onde a empresa está gastando.

Tanto as entradas e saídas efetivas quanto as previstas devem ser registradas separadamente e detalhadamente. O gestor precisa conhecer o histórico e de onde vieram. Além disso, especifique as formas de recebimento, como no cartão ou dinheiro, e as datas em que elas foram feitas.

As saídas também devem ser discriminadas, sendo importante manter registros de gastos fixos, como impostos, salários, contas de consumo, despesas bancárias, entre outros; e os variáveis, como despesas de produção, viagens de negócio, multas, entre outros.

• Adote um bom software de finanças

Sem dúvida, a tecnologia trouxe inúmeros benefícios para as empresas. É impossível pensar como seria o dia a dia de uma empresa sem as importantes ferramentas ou mesmo elaborar um fluxo de caixa manualmente. Quase impossível, não é?

Com um bom sistema de controle de finanças, o empresário tem a vida facilitada. Muitos oferecem gestão do fluxo de caixa, emissão de boletos e alertas via SMS no caso de recebimentos e pagamentos. Alguns sistemas possibilitam que o gestor possa acompanhar tudo de qualquer lugar e em qualquer hora através de dispositivos móveis.

• Não misture suas contas pessoais com as empresariais

Este é um grande problema que coloca muitas empresas à beira da falência: misturar as contas pessoais com as contas empresariais. Misturar as finanças pessoais com as contas da empresa é um grave erro que pode levar a empresa a fechar as portas, uma vez que gera descontrole do caixa.

Para manter um bom planejamento e a saúde financeira do seu negócio, o mais indicado é que você estabeleça um valor fixo de retirada e, se tiver sócios, estipule o pró-labore.

• Planeje e analise mensalmente a situação da empresa

Gestores que mantêm um planejamento constante das suas finanças evitam sustos futuros. Por isso, estude bem o mercado e fique atento a tudo que possa afetar a empresa financeiramente, contudo, não tenha medo de mudar e repensar a estratégia inicialmente elaborada.

No fim de cada mês, analise a situação financeira do seu empreendimento e estipule metas para os próximos meses, sempre verificando o progresso e se houve melhora. Qual será o resultado do próximo mês? Qual será o faturamento anual? Quais gastos foram os mais representativos? Que credores estão em débito? Além de ajudar a controlar os custos, as respostas destas perguntas irão auxiliar a planejar o negócio como um todo.

Gestores que estabelecem metas e acompanham mês a mês conseguem visualizar o que está dando certo e onde é preciso melhorar.

3. Faça backups

O que você faria se perdesse todos os dados da sua empresa? Esta é uma pergunta que todo empreendedor deveria se fazer, apesar de a grande maioria achar que tal situação nunca pode acontecer.

A verdade é que este é um problema que toda empresa está susceptível e o prejuízo, em muitos casos, é irreparável.

São dados de clientes, históricos e documentos financeiros e uma dezena de outras informações que causariam um grande aborrecimento, não apenas para a empresa, mas para todos os envolvidos que direta ou indiretamente dependem de tais dados, como fornecedores, bancos, clientes, entre outros.

Embora o risco exista, muitas pessoas apenas começam a se prevenir quando realmente passam pela situação. Caso a perda realmente ocorra, é possível recuperar alguns ou mesmo todos os dados, mas esta é uma ação emergencial, que pode levar a algum impacto. Portanto, a solução é realizar um backup de tudo que a empresa possui de informações.

Via de regra, existem duas formas de fazer backup:

• Manual: a cópia é geralmente feita em um HD externo, diferente daquele que está em uso. Embora muitos pequenos e médios empreendedores acabem se valendo desta opção, ela não deve ser utilizada como única solução, uma vez que está apta a falhas humanas, como esquecimento, ou mesmo falhas dos equipamentos;
• Automática: esta é uma das mais seguras opções para guardar todas as informações da empresa e uma alternativa altamente recomendada, uma vez que permite recuperar a informação mesmo que o local tenha sofrido um evento inesperado, como incêndio, inundação, roubo, entre outros.

Softwares estão cada vez mais sendo utilizados para o armazenamento de todas as informações da empresa ‘na nuvem’. No caso de algum incidente, os arquivos estarão protegidos e acessíveis prontamente, viabilizando a retomada das atividades regulares em poucas horas ou minutos.

Com a automatização dos processos, é possível realizar backups em tempo real e a cada alteração ou inclusão de uma nova informação no sistema. Além disso, as informações ficam em maior segurança, garantindo que sejam acessadas em qualquer lugar e a qualquer hora.

4. Adote um sistema de gestão

Otimizar o tempo, aumentar a produtividade e diminuir custos é o que toda empresa deseja alcançar. Por muito tempo, o controle financeiro das empresas era feito manualmente – os famosos bloquinhos de papel – e eventualmente com uma calculadora.

Além de papel e caneta, as famosas planilhas em Excel também desempenharam muito bem a função de organizar e controlar a rotina financeira das empresas por muito tempo, além de serem ainda hoje muito utilizadas nas pequenas e médias empresas.

Porém, com a necessidade de alavancar os negócios e se manter competitivo, empreendedores passaram a aderir aos softwares de gestão, um importante instrumento que economiza tempo, possui baixo custo e desempenha com melhor eficiência o controle e a administração das finanças da empresa.

Um sistema de gestão automatiza os processos e diminui ou mesmo elimina as possibilidades de erros, o que evita que falhas no processo de decisão e nas estratégias do negócio sejam cometidas.

Segundo dados do Sebrae, 26,9% das novas empresas morrem em dois anos. Já na avaliação de Kelly Carvalho, assessora econômica do Conselho da Pequena Empresa da Fecomercio, o uso adequado de softwares de gestão pode até contribuir para a redução do índice de fechamento de empresas de pequeno porte no país. Contudo, uma das grandes causas da mortalidade de pequenos negócios é a utilização ineficaz de ferramentas para a gestão.

Como um sistema de gestão facilita o dia a dia das empresas

Lembra das planilhas, que a cada vez que uma informação tinha que ser incluída era necessário procurar o arquivo em uma dezena de outros e ainda ter que analisar um a um? Pois é, os sistemas de gestão financeira possibilitam que o gestor tenha uma visão geral do negócio e integre em um só sistema os demais setores:

• Estoque;
• Saldo bancário;
• Contas a pagar e a receber;
• Vendas;
• Compras;
• Receitas e despesas por período.

Com todas as informações integradas, o gestor pode filtrar o que realmente é prioridade e tomar decisões mais ágeis para resolver os problemas.

Assim, é possível ter controle dos pagamentos, manter as contas em dia, não correr o risco de pagar multas e juros por atraso ou, pior, deixar a empresa com fama de má pagadora na praça. Ou seja, todos os processos ficam integrados e a cada inclusão no sistema o controle financeiro é instantaneamente atualizado.

Nos últimos anos, a necessidade de acompanhar as novas exigências dos consumidores fez com que empresas procurassem melhorar a forma como é realizada a relação. Com isso, uma das grandes vantagens dos softwares de gestão é a possibilidade de gerar Notas Fiscais e boletos bancários.

Segundo pesquisa realizada pelo Instituto Popular e pelo Paypal, os consumidores preferem pagar suas compras com boleto bancário. Com um sistema de gestão é possível criar uma carteira de clientes e enviar automaticamente boletos por e-mail ou mesmo pelos Correios.

A verdade é que os sistemas de gestão vieram para facilitar a vida de empreendedores, fornecedores e consumidores, além de reduzir os custos operacionais e aumentar a produtividade, uma vez que não é mais preciso perder tempo analisando cada planilha que, em muitos casos, não fornecia uma visão clara e real da situação da empresa.

Quais as principais vantagens de um sistema de gestão?

Está cada dia mais evidente a importância de um software de gestão dentro das empresas, uma vez que processos de contabilidade e de finanças estão cada vez mais complexos, tornando-se mais difíceis de gerenciar, controlar e executar de forma manual.

Entre as principais vantagens estão:

• Agilidade no processo de tomada de decisão

Gestores precisam contar com informações rápidas e integradas entre todos os setores. Quando os dados estão fragmentados e desarticulados, o processo de tomada de decisão pode se tornar ineficiente e comprometer seriamente a integridade da execução dos processos e todas as demais informações relacionadas.

Com um sistema de gestão é possível implementar e padronizar as informações financeiras da empresa e detalhar de forma eficiente cada setor do empreendimento.

• Informações financeiras mais precisas e reais

Quando a empresa não trabalha com um sistema de gestão, ela fica impossibilitada de ter uma visão mais ampla do negócio e também da real situação financeira. Com as soluções de software financeiro é possível centralizar todas as informações e torná-las facilmente acessíveis aos usuários finais em todos os departamentos, unidades do negócio ou mesmo suas filiais.

Com isso, o gestor pode aliar ao processo de tomada de decisão informações realistas e ao mesmo tempo aumentar a precisão e a consistência de como tratar as finanças do seu negócio.

• Cumprimento da legislação vigente

Empresas muitas vezes se veem diante de um grande número de regulamentações e por falta de tempo acabam não conseguindo acompanhar todas as atualizações.

Um sistema de gestão financeira pode reduzir ou mesmo eliminar os riscos do não cumprimento da legislação através da atualização constante e diária de todas as regulamentações que norteiam a execução dos processos. Os benefícios são visivelmente representados através da melhoria de controles financeiros, recursos de auditoria e funcionalidades avançadas de relatórios. Ou seja, o software de gestão financeira permite com rapidez e facilidade ajustar as informações à medida que a legislação muda ou surgem novas leis.

• Melhoria no planejamento e análise estratégica

Com a utilização de um bom software de gestão estratégica é possível construir com fundamentação realista uma análise estratégica do negócio, com base no que realmente precisa.

Entre as soluções no uso de um sistema de gestão estão:

• Redução dos custos;
• Otimização do tempo;
• Consistência dos dados;
• Padronização das informações e melhor entendimento;
• Processos financeiros integrados e de fácil alcance a todos os setores;
• Maior transparência financeira;
• Identificação de novas oportunidades;
• Criação de relatórios financeiros diários (como relatório de fluxo de caixa).

Conclusão

Não tem mistério, para um bom planejamento financeiro, informações e dados devem ser tratados com responsabilidade e administração.

Uma boa gestão financeira deve ser capaz de prever a melhor margem de lucratividade, controlando gastos, avaliando as contas a pagar e a receber, acompanhando o fluxo de caixa, enfim, avaliar o que ocorreu no passado com os recursos para poder saber o que está acontecendo no presente.

O uso de um sistema de gestão vem possibilitando ao gestor melhorar a forma como as informações financeiras são alocadas na empresa, favorecendo o processo de tomada de decisão e proporcionando que o empreendimento centralize todos os dados em um único sistema, o que disponibiliza a todos os usuários acesso rápido e preciso sobre determinado setor sem que precise dedicar horas procurando papéis ou mesmo planilhas.

A tecnologia proporcionou às empresas muito mais que praticidade na hora de analisar as informações, como redução dos custos, aumento da produtividade e otimização do tempo com tarefas mais importantes e que exigem maior prioridade.

Fontes:
Texto: blog.sage.com.br
(Da Redação)
Foto: Divulgação

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O fluxo de caixa faz a gestão financeira e projeta entradas e saídas de dinheiro para o futuro. Nesse fluxo são inseridas informações de entrada e saída de dinheiro do negócio conforme elas acontecem. Através dessa ferramenta é possível unir as informações necessárias para a tomada de decisões, pois é possível saber a lucratividade, a rentabilidade, o ponto de equilíbrio e o prazo para retorno sobre investimento do negócio. Comentamos sobre esse assunto com mais profundidade no webinar!

2. Gestão de investimento em capital de giro

O Capital de Giro é o dinheiro utilizado para que a empresa de continuidade as suas operações. Esse recurso financia os clientes, no caso de vendas a prazo e também os fornecedores, no caso do pagamento da matéria prima ser adiantado. Além disso, esse dinheiro é utilizado para o pagamento de impostos, salários e outros cursos operacionais da empresa. Quando não calculado corretamente, ou quando o valor exato do capital de giro não é conhecido, podem haver erros que prejudicam a saúde financeira da empresa. Esses erros podem ser prazos muito longos para os compradores ou mais vendas feitas a prazo do que a capacidade da empresa. O capital de giro é importante para definir a quantidade máxima de contar a receber que a empresa pode ter e também seu estoque máximo. Também tocamos nesse assunto no nosso vídeo, clique e saiba mais.

3. Margem de contribuição e Ponto de Equilíbrio

Os conceitos de margem de contribuição e Ponto de Equilíbrio estão ligados. A margem de contribuição é o que sobra da receita sobra depois de os custos fixos serem pagos. E o ponto de equilíbrio é a quantidade que precisa ser faturada para que todas as contas sejam pagas, ou seja para a empresa não dar nem lucro, nem prejuízo. Ambos os conceitos são importantes para entender a sustentabilidade e a continuidade do negócio, uma empresa que fatura menos do que precisa para pagar as contas, não terá uma vida muito longa.

4. Resultado Operacional

O Resultado Operacional é um dos dados obtidos através do demonstrativo de resultados. Ele é o lucro obtido depois de descontados a receita líquida de vendas, o custo da mercadoria, as despesas com salários, despesas administrativas, despesas financeiras e outras despesas operacionais.

5. Saúde Financeira x Lucro

Lucro é uma quantidade de dinheiro que sobra depois de todos os custos de produção e administrativos serem pagos em um período específico. Uma empresa com saúde financeira, por exemplo, não tem lucro em apenas um período, mas em uma quantidade maior, mostrando consistência em seus resultados.

Para conseguir calcular corretamente esses indicadores discutidos, deve-se conhecer todos os custos do negócio (custos com matéria prima, despesas com folha de pagamento, entre outros). Esse controle normalmente demanda tempo, e para facilitar o seu trabalho, você pode utilizar um sistema de ERP. O Arquivei pode lhe ajudar a calcular grande parte desses custos de uma forma simples e sem perder muito tempo. Através de notas fiscais, você consegue fazer o download de relatórios em excel que podem facilitar sua vida na empresa. Esse sistema conta com um preço acessível e está disponível para empresas de todos os tamanhos.

Fontes:
Texto: arquivei.com.br
(Da Redação)
Foto: Divulgação

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