Na Reforma Trabalhista de 2017 foi regulamentada a modalidade HOME OFFICE (trabalho remoto ou teletrabalho), que permite que funcionário realize seus afazeres fora das dependências da empresa.

A Medida Provisória 927/2020 publicada pelo Governo Federal, flexibiliza e dispensa algumas formalidades durante o estado de calamidade pública atual, permitindo que o empregado e o empregador celebrem acordo individual escrito, a fim de garantir a permanência do vínculo empregatício, tendo preponderância sobre os demais instrumentos normativos, respeitados os limites estabelecidos na Constituição como:

Para ajudar, preparamos um checklist completo para montar o seu kit home office. Há ferramentas úteis tanto para gestores quanto para colaboradores.

Adote as dicas a seguir para facilitar a rotina no home office.

Kit home office para pequenas empresas (para o gestor)

Para trabalhar em casa com o máximo de produtividade possível, o recomendado é adotar uma série de ferramentas de gestão de tarefas e comunicação remota com a equipe.

Descubra as principais ferramentas para montar um kit home office para o gestor.

Sistema de gestão de tarefas

Um item que não pode ficar de fora é o sistema de gestão de tarefas.

Com uma plataforma com essa finalidade, é possível criar listas de tarefas, indicar o status de cada uma, compartilhar projetos em equipe, enviar documentos  e conversar por chat.

Desse modo, todas as atividades dos colaboradores ficam centralizadas, e o gestor acompanha o desenvolvimento dos projetos.

Algumas opções interessantes são as plataformas Trello, Monday.com, Asana e Basecamp.

Software de videoconferência

Você não precisa cancelar reuniões com a equipe e parceiros de negócio por trabalhar de forma remota.

Atualmente, há disponíveis diversos softwares online de videoconferência.

De modo geral, eles têm funcionalidades básicas e versões pagas mais completas, que permitem fazer reuniões com um número maior de pessoas.

Então, a escolha depende da sua necessidade ao fazer as videoconferências.

Entre as plataformas disponíveis, ganham destaque o Google Hangouts, o Skype e o Zoom.

Armazenamento na nuvem

O armazenamento em nuvem é um sistema que não vale só para o home office: ele deveria ser adotado independentemente disso.

Com esse sistema, todos os documentos, dados e planilhas do negócio ficam armazenados em bancos digitais.

Assim, você pode acessar as informações de qualquer lugar, desde que tenha acesso à internet.

Outra vantagem é a segurança no armazenamento: com a nuvem, é impossível perder arquivos importantes.

Opções que você pode usar gratuitamente são o Google Drive e o Dropbox.

Planilhas na nuvem

Conforme você acabou de descobrir, o armazenamento em nuvem é indispensável.

Aqui a dica é dar atenção especial às planilhas na nuvem.

Afinal, nesse tipo de arquivo, ficam concentradas informações relevantes, desde dados sobre orçamento a dados de clientes e relativos ao fluxo de trabalho.

Além de acessar as planilhas de qualquer lugar, você não precisa se preocupar em salvar as versões mais recentes e pode controlar todas as alterações feitas por colaboradores com acesso a elas.

O Google Drive e o OneDrive, da Microsoft, oferecem planilhas em nuvem.

Software de gestão de equipes

Gerir equipes de forma remota é um desafio recorrente entre os gestores, mas é possível superá-lo com o uso de softwares.

Soluções como o Runrun.it, por exemplo, permitem gerenciar os projetos da empresa e acompanhar o fluxo de trabalho da equipe.

Além disso, esse tipo de software geralmente permite delegar tarefas, definir responsabilidades, acompanhar o status das tarefas, monitorar prazos e verificar métricas de desempenho dos colaboradores.

Plataforma de gestão financeira

A necessidade de home office somada aos impactos econômicos da crise de coronavírus demandam que o gestor dê foco para a gestão financeira e controle de orçamento.

Só assim é possível minimizar as consequências negativas para o negócio.

Nesse desafio, dispor de uma plataforma é imprescindível.

Os sistemas de gestão financeira, como o da Conta Azul, permitem automatizar  tarefas, eliminar erros e acessar relatórios completos para avaliar a saúde financeira da empresa.

Sistema para escanear documentos

Outra ferramenta útil são os aplicativos para escanear documentos, como o CamScanner.

Com ele, você pode digitalizar documentos, tirando foto da versão impressa com a câmera do celular.

Depois, ainda dá para incluir assinatura ou marca d’água e enviar cópias para colaboradores e clientes.

Software de assinaturas digitais

Caneta, papel, impressora e scanner talvez não façam mais parte da sua rotina. Mas, para assinar um novo contrato, você até abre uma exceção, não é mesmo?

Pelo menos, até descobrir a facilidade que é contar com um software de assinaturas digitais. Acredite: você não vai se arrepender. Há várias opções no mercado, como DocuSign e D4Sign.

Kit home office para pequenas empresas (para o colaborador)

Os colaboradores também precisam montar um kit home office para manter a produtividade em casa e realizar todas as suas demandas.

Por isso, selecionamos abaixo as principais ferramentas para o colaborador no trabalho remoto. Confira:

Software com método pomodoro

Pomodoro é um método de produtividade em que se criam blocos de trabalho intercalados com períodos de descanso.

Basicamente, você trabalha por 25 minutos com foco total e faz 5 minutos para descansar. Cada ciclo desses é repetido por quatro vezes, quando você pode fazer um intervalo de 30 minutos. Depois, basta recomeçar o ciclo.

É um método simples de aplicar, e alguns softwares e aplicativos ajudam a controlar o tempo e cada pomodoro.

É o caso das plataformas KanbanFlow e Tomato Timer.

Sistema de organização de tarefas

Organizar as tarefas é essencial para não comprometer a rotina no home office.

Aqui são válidas as mesmas plataformas mencionadas para o gestor: Trello, Monday.com, Asana e Basecamp.

A escolha da plataforma varia conforme as funcionalidades que você considera mais relevantes.

O Trello, por exemplo, utiliza o método Kanban, que organiza as tarefas conforme o status.

Ferramentas de criação de conteúdo na nuvem

Para o colaborador, trabalhar na nuvem também é importante.

Google Drive ou OneDrive são ferramentas básicas recomendadas para lidar com os diversos tipos de arquivos e compartilhar documentos com a equipe.

Mas é possível encontrar ferramentas para criar conteúdo na nuvem para profissionais de diferentes áreas.

Por exemplo: para criar artes para redes sociais, uma plataforma simples e intuitiva é o Canva.

Já para descobrir assuntos em alta, o Google Trends e o Ubersuggest são boas opções.

Software de comunicação corporativa

O Slack até surgiu como uma espécie de chat para empresas, mas a ferramenta ganhou cada vez mais recursos e relevância — até se tornar uma queridinha das startups.

Hoje é um sistema que centraliza a comunicação das organizações e integra uma porção de apps. Se você ainda não conhece, vale muito a pena experimentar.

Streaming de música para concentração

Manter a concentração no home office pode ser um desafio para quem não está acostumado com esse modelo de trabalho.

Então, uma solução é recorrer a plataformas de streaming de música, como o Spotify, para escutar uma trilha sonora capaz de elevar o foco. A dica é optar por músicas instrumentais.

Agora você já pode montar um kit home office completo para aumentar a produtividade.

Nas últimas semanas, por conta do distanciamento social, as reuniões corporativas têm sido feitas à distância, assim como treinamentos e entrevistas para emprego e televisão. Com dez anos de experiência na produção de vídeos para grandes empresas, a Jabuticaba Conteúdo sabe que um conteúdo excelente sobrevive a uma estética ruim, mas uma excelente estética não salva um conteúdo ruim. No entanto, quando conteúdo e estética atuam em parceria, há um produto vencedor.

Com a disseminação da COVID-19, causador do Coronavírus, muitos funcionários tiveram de trabalhar em home-office, cumprindo recomendações da OMS (Organização Mundial de Saúde). A medida, também faz parte das orientações do Ministério da Saúde para diminuir o fluxo de pessoas nas ruas, nos transportes públicos, evitando aglomerações e mais chances do vírus se espalhar.

Entretanto, com a velocidade que as empresas tiveram de adotar o home-office, nem todas as dúvidas sobre as regras para este tipo de sistema de trabalho foram esclarecidas a tempo.

Para auxiliar nas principais dúvidas, no que rege a CLT, o escritório Aparecido Inácio e Pereira Advogados Associados, respondem a 12 perguntas abaixo sobre o tema. Confira:

1) As empresas podem promover o teletrabalho? Existe alguma legislação específica para isso?

Sim, após a Reforma Trabalhista (Lei 13.467/2017), a CLT passou a regulamentar expressamente o regime de teletrabalho nos artigos 75-A a 75-E, que se caracteriza pela prestação dos serviços preponderantemente fora das dependências do empregador.

2) O que a empresa deve se atentar no caso de teletrabalho?

Para a alteração do regime presencial para a modalidade de teletrabalho, além de ser necessária a concordância de ambas as partes. A empresa deve elaborar aditivo contratual, no qual devem constar as atividades a serem desenvolvidas e as regras a respeito da responsabilidade pelos custos relativos à infraestrutura necessária para a prestação do trabalho remoto.

3) Em caso de afastamento pelo contágio do COVID-19, a empresa deve pagar pelos 15 dias?

A princípio, assim como nos demais casos de doença, a responsabilidade pelo pagamento dos primeiros 15 dias de afastamento do empregado diagnosticado com o COVID-19 seria do empregador, conforme artigo 60, §3º, da Lei 8.213/91.

Contudo, em 19 de março deste ano, o Governo Federal, nos meios de comunicação, declarou que arcará com os 15 primeiros dias de afastamento do trabalhador.

4) O que diz a Lei 13.979/2020?

A Lei 13.979/2020, editada pelo Governo Federal, estabelece medidas que poderão ser tomadas para o enfrentamento do COVID-19, a fim de proteger a coletividade. No que se refere às ausências ao trabalho decorrentes da adoção das referidas medidas, a lei prevê que o período correspondente ao isolamento (casos confirmados) e à quarentena (casos suspeitos) será considerado como falta justificada.

5) Ele pode ser encaminhado ao INSS, após os 15 dias?

Os empregados diagnosticados com o COVID-19 (casos confirmados), após os 15 primeiros dias poderão ser encaminhados ao INSS para passar a receber auxílio-doença, conforme previsão do artigo 59 da Lei 8.213/91.

6) A empresa pode decretar férias?

Sim, a decisão sobre a época de concessão das férias é uma prerrogativa da empresa (artigo 136 da CLT) e, embora a legislação (artigo 135 da CLT) preveja que as férias devem ser comunicadas ao empregado com antecedência mínima de 30 dias, a situação atual de emergência de saúde pública autoriza a relativização da norma, com base no artigo 8º da CLT. Ele estabelece que os interesses particulares ou de classe não poderão prevalecer sobre o interesse público.

7) A empresa pode decretar férias coletivas?

Sim, conforme autoriza o artigo 139 da CLT, o empregador poderá conceder férias coletivas para todos os empregados da empresa ou de determinados setores.

8) Como os sindicatos podem auxiliar empregados em casos de dúvidas ou em que o colaborador possa se sentir prejudicado?

Os empregados podem procurar o sindicato da categoria para denunciar práticas irregulares cometidas pela empresa durante esse período emergencial. As entidades possuem ainda serviços de assessoria jurídica para aqueles que se sentirem lesados e pretenderem buscar seus direitos judicialmente.

9) A empresa pode exigir que o empregado vá trabalhar mesmo diante de riscos como uma pandemia?

A situação atual exige bom senso das empresas. A exigência de comparecimento ao local de trabalho, no caso de inexistência de condições mínimas que garantam um ambiente seguro, pode ensejar a rescisão do contrato de trabalho pelo empregado por justa causa aplicada ao empregador.

10) O empregado pode se recusar a ir trabalhar, caso a empresa não adote medidas seguras? Que tipo de conflito pode se dar?

Embora seja obrigação do empregado a prestação dos serviços, é dever da empresa garantir a proteção da saúde e segurança de seus trabalhadores (artigo 157 da CLT).

Assim, nos casos em que a empresa não adota medidas mínimas de prevenção, é válida a recusa do empregado de trabalhar em área que ofereça risco iminente à sua saúde, sendo possível, inclusive, a justa rescisão do contrato de trabalho por “perigo manifesto de mal considerável”, conforme artigo 483 da CLT.

11) As empresas devem adotar algum termo por escrito, formalizando o home office com os funcionários?

O home office, quando utilizado eventualmente, não necessita de previsão contratual. Contudo, caso seja prolongado e adotado como regime de teletrabalho, é necessária a formalização por aditivo contratual.

12) A empresa pode suspender o vale-transporte no período em que o trabalhador estiver em home-office?

Sim. Como não haverá deslocamento do trabalhador, o vale-transporte pode ser suspenso.

Com o avanço da internet e da tecnologia, as barreiras de tempo e espaço foram rompidas dando espaço a novos modelos de negócio e até mesmo de trabalho. É neste cenário que surge o home office, que deixou para trás os velhos padrões e hoje é uma das soluções mais adotadas pelas empresas. “A internet hoje é uma ferramenta que veio para facilitar o fluxo de trabalho e a qualidade dele. Já existem estudos que comprovam a eficácia do home office, quando bem feito, pode elevar os índices de produtividade e flexibilidade da equipe. Para o colaborador, pode significar menos estresse e maior disposição”, Celson Hupfer, CEO da Connekt, plataforma inteligente de recrutamento digital.Foi esta a solução adotada por inúmeras empresas no Brasil para reduzir a propagação do vírus. Para ajudar os profissionais a manterem a produtividade em casa, o especialista separou nove dicas simples de serem postas em prática. Confira:

1. Estabeleça horários
Crie um cronograma diário com hora para iniciar o trabalho, pausa para o almoço e horário para finalizar as atividades do dia. Isso vai ajudar seu corpo a funcionar de forma como se estivesse na empresa.

2. Crie uma rotina
Embora essa palavra não soe positiva, manter a rotina no home office é fundamental. Ao levantar, tire o pijama e se arrume como se estivesse em seu local de trabalho. prática ajuda a espantar a preguiça.

3. Defina um local de trabalho
Outra dica importante é sair da cama e preparar seu ambiente de trabalho. Fique atento a sua postura para não afetar a coluna, e ao espaço que escolherá para desempenhar as atividades, porque o local pode interferir diretamente na sua produtividade.

4. Atenção à qualidade de vida
Em casa, é comum que o colaborador fique imerso nas atividades, sem pausa. Mas é importante reservar momentos ao longo do dia para tomar água, levantar da mesa e caminhar pela casa para manter a saúde e a qualidade de vida.

Não se distraia
Desligue a TV para manter a atenção e a utilize apenas em momentos de descanso, como o horário do almoço. Mesmo assim, tenha cuidado para não perder tempo demais em programações que podem tirar o seu foco.

6. Mantenha o calendário de reuniões
Continue realizando as reuniões agendadas na semana. Neste momento, as conferências e aplicativos como Skype e Hangout são ferramentas bastante úteis. “Normalmente, as reuniões presenciais podem ser mantidas mesmo em um regime de home office. Porém, com a recomendação de evitar aglomerações, a solução é importante para evitar a propagação do vírus”, recomenda Celson.

7. Foque no trabalho em equipe
Combine reuniões ou conversas sobre o andamento do trabalho entre os integrantes da equipe, seja com um colega que te auxilia ou com seu gestor. Isso permitirá que as atividades permaneçam alinhadas com as estratégias do período.

8. Faça uma lista de tarefas
Outra prática que pode ajudar neste momento é listar as tarefas do dia. Isso manterá sua determinação e foco em cumprir cada um dos itens.

9. Peça a colaboração das pessoas que moram com você
Para quem mora junto dos pais, amigos ou filhos, é importante falar sobre este período. É comum que algumas pessoas não entendam como o home office funciona, por isso é fundamental que converse sobre isso com as pessoas de casa para que evitem pedir favores ou simplesmente conversar em momentos indevidos.