Mas afinal, o que é um processo? Em um fábrica, podemos dizer que sempre haverá entrada de matéria prima e, na sequência, a transformação de tais insumos em produtos que, obrigatoriamente, passarão por diversas etapas antes de serem finalizados. Não há surpresas, mas sim uma rotina a ser obedecida, ou seja, um processo. Numa loja, chegam as mercadorias dos fornecedores, que são desembaladas e organizadas nas prateleiras. Portanto, aqui também, existe um processo previsível.

Otimização de processos

O problema aparece quando a gestão da empresa não se dedica à análise de seus processos, permitindo a permanência de erros e atropelos. Com isso, cria dificuldades na rotina dos processos, gerando erros e, assim, perdendo tempo em refazer o que deveria ter sido feito de forma correta da primeira vez. Quando não se cometem erros, logicamente não se terá o trabalho de refazer: o cliente será atendido com maior rapidez e ficará mais satisfeito. Além disso, a empresa que ofereceu o produto ou o serviço lucrará com o não desperdício de tempo e recursos.

Está claro, assim, que um processo ineficiente não vai gerar resultados satisfatórios, comprometendo investimentos em maquinário, tecnologia, treinamento de equipe, etc. O empresário precisa conscientizar-se da importância da análise e da otimização de processos, detectando e eliminando erros e gargalos. Somente dessa forma não comprometerá os resultados finais do seu empreendimento. Afinal, só se perde dinheiro e tempo com os erros que permanecerem no processo.

Etapas da otimização

De acordo com especialistas da área, existem etapas básicas a serem seguidas para se obter a otimização de processos:

1. Mapeamento dos processos internos, ou seja, identificar as rotinas tanto em relação ao core business da empresa como nos departamentos (RH, Financeiro, Vendas, etc,);
2. Discussão com os responsáveis de cada área, para saber deles onde se encontram os gargalos e quais seriam as melhores soluções para eliminá-los;
3. Definir com os principais clientes padrões ideais de atendimento (prazos, níveis de satisfação, etc.);
4. Obter acordos das áreas internas para corresponder aos níveis de exigência dos clientes;
5. Monitorar constantemente os processos, corrigindo e otimizando de forma sistemática;
6. Produzir relatórios e gerar indicadores, ou seja, garantir parâmetros para serem comparados periodicamente;
7. Adotar políticas internas de incentivo ao cumprimento das metas e desafios, como forma de manter a equipe comprometida com a otimização de processos.

Gestão por processos

Como vimos, a gestão por processos é ferramenta essencial para a empresa aprimorar a qualidade, a produtividade e obter a satisfação do cliente, ao entregar produtos e serviços com maior rapidez e eficiência. É preciso mencionar também que a automatização de processos promove maior transparência entre a equipe da empresa, uma vez que define responsabilidades de cada uma das pessoas, padroniza a comunicação e ainda permite o acompanhamento de todas as tarefas.

Na área fiscal e contábil, um sistema que automatiza consulta de notas fiscais é ferramenta essencial na otimização de processos fiscais. Não apenas automatiza os processos, como também armazena os documentos, permitindo sua conferência em qualquer tempo.

Fontes:
Texto: arquivei.com.br
(Por Yasmin Amaral)
Foto: Divulgação

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