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Fontes:
Texto: Visar Planejamento
(Por Ercília Ribeiro)
Foto: Divulgação

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Descobrir como aumentar a produtividade é um desafio do empreendedor.

De olho na eficiência, a organização aproveita melhor seus recursos, reduz custos, otimiza processos e, ao longo do caminho, ganha vantagens competitivas sobre a concorrência.

No longo prazo, os resultados do ganho de produtividade são enormes e podem ser a diferença entre a prosperidade e o fracasso.

Fazer mais com menos, porém, não é nada fácil.

Por isso, criamos este guia, um verdadeiro manual da gestão eficiente.

Ao longo das próximas linhas, você vai encontrar dicas práticas e ferramentas para aumentar a produtividade da equipe, dos líderes e de toda a organização.

Por que aumentar a produtividade

Aumentar a produtividade pode parecer apenas importante, mas, na verdade, trata-se de uma medida essencial.

Quem não investe no ganho de eficiência acaba ficando para trás, engolido pela concorrência.

Um bom exemplo é o próprio Brasil.

Em termos de valor, a produtividade média do nosso país é de um quarto daquela encontrada nos Estados Unidos.

Ou seja, o funcionário de uma empresa brasileira leva 1 hora para produzir a riqueza que um trabalhador norte-americano leva 15 minutos para construir.

Isso é resultado de inúmeros fatores, como infraestrutura, formação e tecnologia, conforme o professor José Pastore, presidente do Conselho de Emprego e Relações do Trabalho da Fecomercio-SP, em entrevista ao UOL.

Essa comparação com os Estados Unidos pode parecer injusta, mas serve para lembrar que há um longo caminho para percorrer até a alta produtividade.

Então, como chegar lá mais rápido?

É o que veremos agora.

Como aumentar a produtividade: 10 dicas práticas

Não há uma fórmula mágica para aumentar a produtividade, mas existem vários atalhos que podem encurtar essa jornada.

Confira alguns dos principais:

1. Adote a nuvem

Se a sua empresa ainda não está na nuvem, é hora de começar.

E o objetivo vai muito além de não perder dados.

G Suite, do Google, e Office Online, da Microsoft, oferecem editores de textos, planilhas, ferramentas de apresentação, formulários para pesquisa e inúmeras possibilidades de integrações que podem acelerar muito a rotina da sua empresa.

Imagine acompanhar todas as modificações de uma planilha ao longo do ano, colaborar simultaneamente na criação de um texto e nunca perder dados ou ter dificuldade de encontrar arquivos.

O Canva é outro exemplo incrível de ferramenta que o trabalho na nuvem oferece.

Nessa plataforma, você cria designs de tirar o fôlego com apenas alguns cliques — tudo online, intuitivo e fácil de compartilhar.

Assim como no Gsuite, você pode criar equipes de trabalho e usar o poder da colaboração em cada um dos seus projetos, como apresentações e cards de redes sociais.

2. Invista em automação

A automação é uma das maneiras mais evidentes de aumentar a produtividade.

Ela permite que os colaboradores e líderes se concentrem na estratégia e na produção de valor, em vez de perder tempo com tarefas repetitivas.

Ou seja, ações operacionais da sua empresa devem ser relegadas, cada vez mais, para a máquina.

A implementação vai depender muito da realidade da sua empresa, mas algumas medidas podem ser adotadas facilmente.

No e-mail, por exemplo, você pode criar respostas automáticas para determinados assuntos e temas ou um filtro de encaminhamento que direcione algumas questões para outros colaboradores.

Nas planilhas, é possível programar inúmeras integrações para atualização automática e agregação de dados de diferentes fontes, como softwares de gestão de tarefas e projetos.

Enfim, há muito o que fazer, mas tudo depende do dia a dia do seu negócio.

Nesse sentido, é preciso analisar as tarefas operacionais mais repetitivas e descobrir maneiras de delegá-las à máquina.

3. Delegue tarefas

Além de delegar para a máquina, o gestor precisa aprender a delegar para os seus colaboradores.

Se você é um daqueles líderes que bota a mão na massa, deve tomar cuidado para não se concentrar demais nas ações do dia a dia e perder o foco das grandes estratégias e decisões que vão levar seu negócio mais longe.

Para aumentar a produtividade, portanto, é preciso delegar e não fazer o chamado micromanagement de tudo.

4. Implemente KPIs

Adote KPIs, os indicadores-chave de desempenho, específicos para o aumento da produtividade da empresa.

Esses indicadores servem para avaliar todos os setores e dependem da realidade do seu negócio.

No atendimento, por exemplo, é possível avaliar quantos chamados são devidamente encerrados em um dia, quantos deles ficam sem solução e como está a fila de espera.

5. Foque no employee experience

Se você quer aprender como aumentar a produtividade do negócio, deve se concentrar, primordialmente, no capital humano.

A produtividade quem gera são as pessoas.

São elas que inovam e encontram maneiras de fazer mais com menos e de descobrir eficiência onde por muito tempo não parecia haver soluções.

E mesmo que sistemas digitais possam acelerar processos, são os colaboradores que vão administrar e controlar os esforços computacionais.

Por isso, o employee experience, a experiência do empregado, deve ser um dos principais focos da sua atenção.

6. Desvende os métodos ágeis

Os métodos ágeis surgiram na indústria de software, mas já extrapolaram esse universo e hoje estão em empresas de todas as áreas.

Eles são sistemas de gerenciamento de projetos que levam em conta a eficiência total dos processos, o foco no cliente, a comunicação efetiva e as entregas rápidas.

Existem diferentes tipos de métodos (como Scrum e Kanban, por exemplo), e você deve investigá-los a fundo para descobrir qual se encaixa mais na sua realidade.

7. Reduza as reuniões

Uma das principais queixas de funcionários de grandes empresas é a quantidade excessiva de reuniões.

Acredite: em alguns lugares, há reuniões até para planejar reuniões.

Por isso, se você está verdadeiramente interessado em aumentar a produtividade da organização, mude a cultura da reunião.

Se um e-mail resolver o assunto, está resolvido.

E quando for necessário um encontro presencial, tome estas medidas:

1. Identifique objetivamente o problema que a reunião quer resolver
2. Chame para a reunião apenas quem puder contribuir para a solução
3. Agende a reunião com o máximo de antecedência, para que todos possam se organizar
4. Estipule um período máximo para a reunião (30 minutos, por exemplo)
5. Tenha sempre um líder para a reunião. Ele será responsável por alinhar os envolvidos e endereçar todos os tópicos necessários
6. Saia da reunião com objetivos bem definidos, que devem ser comunicados a todos os interessados.

8. Aplique a melhoria contínua

O método da melhoria contínua é bastante interessante para quem está promovendo mudanças na organização.

O ciclo PDCA diz que uma empresa deve seguir os seguintes passos ao desenvolver uma estratégia:

• Planejar (Plan): arquitetar um plano de ações bem definido e completo
• Executar (Do): colocar as ações em prática
• Checar (Check): verificar a efetividade das ações, para que possíveis erros e gargalos sejam identificados
• Agir (Action): agir para que os erros identificados na etapa anterior sejam corrigidos e a alta produtividade, mantida.

9. Ofereça flexibilidade

A flexibilidade de atuação dos colaboradores significa que eles podem se focar no valor que trazem à empresa, e não apenas no número de horas passadas dentro do escritório.

Duas possibilidades são o home office e horários alternativos de trabalho.

Essas duas medidas dialogam diretamente com anseios dos funcionários.

Eles ganham maior autonomia, e a empresa ganha o foco em tarefas e projetos, e não em horas de trabalho.

10. Adote uma plataforma de gestão

Um sistema de gestão pode fazer uma grande diferença na produtividade da sua empresa.

Uma plataforma de gestão como a Conta Azul, por exemplo, automatiza muitas operações que hoje são feitas manualmente, como emissão de notas fiscais, conciliação bancária, fluxo de caixa, gestão de estoque e até a transmissão de dados para a contabilidade.

Essa integração entre as diferentes áreas da empresa pode ser um impulso relevante para aumentar a produtividade.

WWW.REDESATO.COM

Fontes:
Texto: blog.contaazul.com
(Por Anselmo Massad)
Foto: Divulgação

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Produtividade não tem a ver com o quanto a pessoa trabalha. Você será produtivo quando realizar o que precisa ser feito e não por trabalhar demais.

Se olharmos atentamente para a nossa mesa de trabalho, encontraremos inúmeras ferramentas e recursos tecnológicos que facilitam a nossa vida e nos fazem ganhar tempo. Computadores mais rápidos, programas e softwares mais inteligentes e até o corretor ortográfico. Apesar de tantas soluções que nos ajudam no dia a dia, às vezes nos deparamos com uma barreira difícil de transpor: a falta de produtividade. Antes de mais nada, precisamos deixar claro que produtividade não tem a ver com o quanto a pessoa trabalha. Você será produtivo quando realizar o que precisa ser feito e não por trabalhar demais.

Mas como saber se sou um profissional produtivo ou improdutivo? Alguns vilões da produtividade são apontados com frequência para discutir o tema: celular, internet, redes sociais, excesso de reuniões e hábitos como pausas para o cigarro e o café, além das conversas excessivas com os colegas. Ao destacar todas essas práticas como as causas mais comuns para a improdutividade, corremos o risco de não enxergar outras armadilhas que são tão ou mais prejudiciais à produtividade que as já citadas, são elas:

1.Desorganização

A falta de organização não permite que se tenha um fluxo contínuo de trabalho. Estar sempre tentando descobrir onde guardou um documento ou salvou um arquivo, procurando por um número de telefone ou por uma informação, toma tempo, interrompe tarefas e atrasa o trabalho.

2.Falta de planejamento

É preciso um mínimo de planejamento para o desenvolvimento diário das atividades. Quando se tem clareza do que precisa ser feito, fica muito mais fácil definir as prioridades e o que é necessário para executá-las. Dessa forma, dificilmente deixaremos de atuar nos assuntos mais importantes e não nos perderemos em meio a tantos afazeres.

3.Falta de comunicação clara e objetiva

Ter a certeza de que entendeu bem a mensagem passada pelo interlocutor e estar seguro de que se fez entender corretamente é fundamental. Um dos principais problemas que comprometem a produtividade é o retrabalho. Deixar claro o contexto, o cenário, e as informações mais importantes é condição indispensável para que um trabalho seja bem executado.

4.Estado emocional

É uma das principais causas de queda na produtividade. Problemas pessoais, familiares, de saúde ou financeiros roubam a concentração e a energia do profissional, que já chega no trabalho desconcentrado e incomodado. Em situações assim, vale a pena conversar com o líder, explicar o que está ocorrendo e juntos decidirem a melhor forma de conduzir o trabalho

5.Dificuldade de dizer não

Demandas e solicitações vão surgindo e você se vê incapaz de dizer não. Situações assim fazem a pessoa acumular tarefas além da sua capacidade de realização. É preciso ter uma noção clara do que você consegue fazer para cumprir da melhor forma as responsabilidades assumidas e, a partir daí, recusar ou negociar algumas demandas.

6.Procrastinação

Fugir das tarefas mais espinhosas, ou tentar adiar ao máximo a realização delas, é bastante comum e pode, muitas vezes, emperrar o andamento de um trabalho sem que o profissional perceba.

As situações descritas acima ocorrem com muito mais frequência do que imaginamos, e é preciso uma boa dose de atenção para conseguir enxergá-las. Se quisermos fazer mais e melhor, precisamos fazer uma autoanálise. O primeiro passo é identificar as armadilhas ocultas em nossos hábitos para então procurar desarmá-las. Atitudes práticas nos fazem sair do campo das intenções e conquistar resultados concretos. Aqui vão algumas dicas: estabeleça metas para si mesmo e, para cumpri-las, coloque suas ideias e objetivos no papel; faça uma lista de tudo o que há para ser feito – ver a lista diminuir cada vez mais é sempre um incentivo para continuar em frente – defina uma rotina diária para gerenciar melhor o seu tempo, e, por fim, não tenha receio de pedir ajuda. Corrigir a rota, sempre que necessário, exige disciplina, mas é a única maneira de mudar antigos comportamentos e promover mudanças de forma produtiva.

*Dirley Corrêa é diretor de Recursos Humanos da Divisão de Ensino do Grupo Positivo.

Fontes:
Texto: administradores.com
(Por Dirley Corrêa)
Foto: iStock

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Quer ter um dia produtivo de verdade? Para começar, esqueça estes mal-entendidos muito difundidos sobre o assunto.

São Paulo — Durante muito tempo no passado, as empresas foram reféns da crença de que seria possível aplicar fórmulas universais de produtividade para todos os funcionários. Não faltavam gurus cheios de “regras de ouro” para alavancar o desempenho de qualquer um.

Hoje, nenhum estudioso sério do assunto acredita na possibilidade de generalizar recomendações. “Não dá para enquadrar todo mundo em um mesmo modelo de comportamento”, explica Alexandre Teixeira, jornalista e autor do livro “Rotinas criativas: Um antimanual de gestão do tempo para a geração pós-workaholic” (Arquipélago Editorial, 2017).

Criado pela coach norte-americana Carson Tate, o conceito de estilo pessoal de produtividade traduz a ideia de que cada indivíduo tem um modus operandi — e é das suas características psíquicas e fisiológicas que precisam derivar os métodos de trabalho ideais para ele.

Tome como exemplo a ideia de que acordar cedo ajuda a ter um dia produtivo. “Todo mundo já ouviu a máxima ‘Deus ajuda quem cedo madruga’, mas ela se refere a uma realidade agrária”, explica Teixeira. “Para quem trabalha no campo, é importante começar o dia o quanto antes para aproveitar a luz natural, o que não faz sentido para a maioria das profissões urbanas”. 

Pular da cama antes do nascer do sol só é uma boa ideia para quem tem um relógio biológico ajustado a esse ritmo —o que não é o caso de 100% da população.

De forma geral, as pessoas se dividem em dois perfis quando o assunto é sono: os madrugadores, que gostam de dormir e acordar cedo, e os notívagos, que preferem começar e terminar o dia em horários mais avançados. Se você pertence ao segundo grupo, ajustar o despertador para as 5 horas da manhã será a receita certa para ter um dia arrastado, sonolento e improdutivo.

Alessandro Saade, fundador da iniciativa Empreendedores Compulsivos, está decididamente no primeiro grupo. Ele diz que pertence ao chamado “5 a.m. club”, o grupo de pessoas que naturalmente desperta muito cedo. “A manhã é produtiva para mim, mas não para todo mundo”, diz. “Não adianta nada acordar cedo se o seu organismo não estiver equilibrado para trabalhar”.

Os mal-entendidos sobre o tema vão muito além. Veja a seguir 4 hábitos diários que muita gente considera produtivos, mas não são:

1. Começar o dia respondendo e-mails

Você chega para trabalhar no escritório e a primeira coisa que faz é enviar mensagens? Aí está uma ótima forma de desperdiçar as melhores horas do seu cérebro. “O horário nobre do nosso organismo é quando acabamos de acordar”, explica Teixeira. Esse é o momento em que você está mais produtivo, mais apto a tarefas que exigem bastante do seu intelecto.

Para quê, então, gastar essa oportunidade com uma tarefa tão automática e reativa quanto responder e-mails? O ideal, de acordo com o autor de “Rotinas criativas”, é se dedicar a atividades que demandam criatividade, tais como redigir artigos, preparar apresentações ou organizar as ideias de um projeto.

Além de começar o expediente às voltas com e-mails, você também se esforça para zerar a sua caixa de entrada? Aí vai uma má notícia: além de impossível, esse hábito é um atentado contra o seu rendimento no trabalho. Teixeira afirma que um usuário médio recebe 147 e-mails por dia, dos quais 71 são irrelevantes. O tempo que gasta apagando mensagens inúteis soma 16 horas por ano — o equivalente a dois dias de trabalho inteiros só apertando o botão “deletar”.

Portanto, se você acredita que está sendo produtivo com a faxina diária do seu correio eletrônico, é melhor repensar os seus hábitos. Melhor usar esse tempo para outra tarefa, e aproveitar etiquetas e sinalizadores do seu servidor de e-mail para filtrar os destinatários que realmente merecem a sua atenção.

2. Caprichar na lista de tarefas

Outro hábito falsamente produtivo tem a ver com a produção de “to-do-lists” das principais tarefas que você precisa cumprir naquele dia. “Você acha que está se organizando, que está abrindo caminho para um dia produtivo, mas na verdade só está preenchendo uma lista”, diz Saade. “Se não tiver disciplina para cumprir o que está ali, não adiantará nada”.

Além de força de vontade para honrar as suas promessas a si mesmo, também é indispensável ter filtros para priorizar as principais tarefas que cabem no seu dia. O maior risco é virar refém de ciclos intermináveis: as atividades não concluídas hoje são transferidas para amanhã, e assim sucessivamente. O resultado são listas imensas, que só uma pessoa muito otimista realmente levaria a sério.

As famosas “to-do-lists” não são ruins, em si, mas devem ser usadas com parcimônia e método. A dica de Saade é concentrar a sua agenda em no máximo três ferramentas, em vez de dispersá-la em apps do celular, serviços online ou papeizinhos perdidos na bolsa. Uma vez centralizadas, as suas tarefas devem ser organizadas por tipo e prazo, e você deve separar um número razoável de questões para resolver em a cada 24 horas.

3. Trabalhar ininterruptamente

Chegou a hora de executar o que você tem planejado para hoje? Cuidado para não acreditar no mito de que a melhor forma de terminar uma tarefa é se dedicar a ela obsessivamente. As pausas para respirar são fundamentais para restabelecer o equilíbrio do seu organismo e recuperar o foco.

“Nosso cérebro consegue se concentrar numa única tarefa, em média, por no máximo 90 minutos”, afirma Teixeira. “Depois desse limite, é melhor levantar, tomar um café, buscar uma distração, ou você acabará se cansando e se tornando muito improdutivo”.

Dividir o seu trabalho em blocos é uma técnica consagrada por especialistas em produtividade, mas obviamente deve ser aplicada com parcimônia. Se você entra no famoso “fluxo”, estado de consciência em que o trabalho flui de forma inconsciente, livre e prazerosa, não faz sentido forçar pausas desnecessárias. “Interrupções precisam ser feitas, desde que façam sentido para aquele momento do dia”, resume Saade.

4. Começar pelo mais fácil

Na ânsia de se sentir produtivo, você já começou a realizar pequenas tarefas enquanto evita suas entregas mais complexas? Já organizou papéis na sua mesa de trabalho em vez de fazer um longo e complexo relatório pedido pelo seu chefe?

Se a sua resposta é “sim”, vale ficar alerta. “Gostamos do imediatismo, porque resolver algo rapidamente elimina o estresse”, explica o psicólogo Piers Steel, professor da Universidade de Calgary, no Canadá. “Porém, quanto mais deixamos essas tarefas menores preencherem nossas vidas, mais difícil é manter o foco nos objetivos mais importantes”.

Um hábito similar e tão nocivo quanto priorizar “tarefinhas” é se perder no multitasking. “Se você tenta fazer várias coisas ao mesmo tempo não estará sendo mais produtivo; estará apenas fazendo tudo mais devagar, ou com menos qualidade”, explica Saade.

A chave de um trabalho produtivo não é resolver um grande número de tarefas (grandes ou pequenas) em pouco tempo. Na verdade, trata-se de selecionar as poucas atividades que merecem sua atenção — e não desistir até que estejam concluídas.

Fontes:
Texto: EXAME.com
(Por Claudia Gasparini)
Foto: llhedgehogll/Thinkstock

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Produtividade não diz respeito apenas à quantidade de horas trabalhadas. O conceito, na verdade, está diretamente relacionado à qualidade das atividades desempenhadas por empregados, freelancers, gestores, empresários e todos os outros profissionais do mercado. Nem sempre, as jornadas mais efetivas são resultados de expedientes mais longos. Com base nessas informações, as perguntas que surgem são: qual é a fórmula ideal para equilibrar a relação entre horas extras e produtividade? Como render mais?

Com um mercado de trabalho cada vez mais complexo e atividades laborais que nem sempre se reduzem a uma função mecânica e repetitiva, é ainda mais importante entender o conceito de produtividade em todas as suas dimensões. Antigamente, as funções eram mais simples, exigiam pouco treinamento, quase nenhum pensamento crítico e mínima criatividade.

Porém, esse conceito mudou e, hoje, a produtividade está diretamente relacionada a ambientes corporativos inovadores, dinâmicos, de alta complexidade e muito trabalho em equipe. Por isso, é preciso que o empregado raciocine rápido e busque caminhos cada vez mais eficientes para obter melhores resultados, tendo em vista a multifuncionalidade e atividades cada vez mais intelectuais.

Ainda que isso seja uma tendência em muitas empresas, mais horas extras não devem ser traduzidas como maior produtividade. Claro que é preciso particularizar cada caso à realidade da companhia, ao perfil dos empregados, bem como o tipo de atividade que é realizada. No entanto, vários estudos já consideram que esse aumento de horas trabalhadas não tem o resultado desejado.

Um exemplo disso é o estudo feito pelo Instituto Randstad, na Austrália e na Nova Zelândia, que descobriu que empregados com equilíbrio maior entre vida profissional e pessoal acabam se mantendo por mais tempo no serviço. Diversos entrevistados disseram acreditar que trabalhar mais de 50 horas semanais não é necessário para a manutenção de bons empregos e não se sentem motivados a fazer isso.

Agora, do ponto de vista do empregador, que tal refletir sobre os custos de treinamento, adaptação e até mesmo dispensa de empregados em contextos de trabalho de alta rotatividade? Se essa é a realidade de uma empresa devido ao alto número de horas trabalhadas por semana, talvez seja preciso repensar se essa é mesmo a melhor estratégia para manter a relação custo-benefício de uma forma tão desgastante para os empregados.

Na verdade, existem diversos benefícios relacionados a uma rotina mais equilibrada, com horas suficientes de descanso, pois um profissional que não atua por tantas horas por semana consegue ter tempo de qualidade com a família e amigos e tem maior propensão para se manter nesse tipo de emprego. Tudo isso, simplesmente porque a motivação para trabalhar é maior. A junção desses fatores resulta em um aumento da qualidade das atividades realizadas e, consequentemente, da produtividade.

Há também outros benefícios relacionados a esse tipo de jornada balanceada, como a redução do índice de estresse e a diminuição das doenças relacionadas às rotinas desgastantes, o que reduz as licenças por razões médicas. Profissionais que estão com o sono em dia também têm mais atenção ao desempenhar suas funções, bem como maior disposição para o serviço. Ou seja, preocupar-se com a saúde física e mental dos colaboradores deveria ser prioridade para as empresas que querem aumentar os índices de produtividade.

A Suíça pode ser uma inspiração para muitos: por lá, a lei impõe uma limitação da carga horária e a jornada semanal não costuma passar das 40 horas. Isso faz com que os trabalhadores do país tenham ótimos índices de satisfação, além de garantir altos níveis de emprego. Esse exemplo nos mostra que a redução na jornada pode servir, inclusive, aos interesses governamentais de diminuir os níveis nacionais de desemprego.

De acordo com um estudo da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico ou Econômico (OCDE), o país europeu tem também uma das populações mais felizes do mundo. Será apenas uma coincidência?

*Christian Barbosa – Maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade, é CEO da TriadPS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Ministra treinamentos e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Autor dos livros “A Tríade do Tempo”; “Você, Dona do Seu Tempo”; “Estou em Reunião”; co-autor do “Mais Tempo, Mais Dinheiro”; e “Equilíbrio e resultado – Por que as pessoas não fazem o que deveriam fazer?”. Sua mais recente obra: “60 Estratégias práticas para ganhar mais tempo”.
www.triadps.com.br e www.maistempo.com.br

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