Quando atravessamos um período de crise, é natural que as vendas caiam e os empresários sofram para ir busca de novos negócios. Nessa ânsia de fechar novos contratos, muitas vezes os gestores deixam de lado os protocolos e partem para a venda direta, ignorando eventuais alertas de que o cliente em questão pode, de alguma forma, atrasar as contas. Mas como reduzir a inadimplência?

Obviamente essa não é uma ciência exata e mesmo tomando todos os cuidados necessários nada garante que o seu cliente, na data programada para o pagamento, vai conseguir honrar as contas. Contudo, é possível minimizar os índices e diminuir o impacto que essas contas atrasadas terão no caixa da sua empresa.

1. Prefira receber à vista

Essa dica pode parecer óbvia – e realmente é –, mas muitas empresas não fazem nenhum esforço para receber à vista dos seus clientes. Isso acontece, essencialmente, por duas razões. A primeira delas é a falta de planejamento adequado, pois muitas vezes a companhia sequer tem a noção exata de quanto vai receber no mês seguinte.

Já a segunda é a seguinte: em meses em que o fluxo de caixa está um pouco mais apertado, pode valer a pena optar pelo recebimento à vista. Contudo, do outro lado, seu cliente vai exigir alguma contrapartida para que ele possa quitar as dívidas antecipadamente. Oferecer melhores condições para quem tem dinheiro à vista para pagar é uma das maneiras de fazer o caixa girar sem comprometê-lo no final do mês.

2. Seja flexível quanto à data de vencimento

Para quem vende para pessoas físicas, insistir com datas de vencimento anteriores ao quinto dia útil, por exemplo, é praticamente certeza de que em algum momento você ficará na mão com os seus pagamentos. Isso porque imprevistos acontecem e, no momento que o salário do seu cliente atrasar, consequentemente o seu boleto bancário será colocado em segundo plano.

Por isso, não insista em forçar seus clientes a aceitarem pagamentos em datas pouco confortáveis a eles. Se fizer isso, em um primeiro momento você acreditará que saiu como vencedor da negociação, porém na sequência é bem provável que essa venda comprometa o seu fluxo de caixa e vá parar na lista de inadimplência.

3. Pesquise o perfil dos seus clientes

Você vende para empresas ou para pessoas físicas? Seus clientes foram afetados pela crise? Houve aumento recente na taxa de inadimplência? As respostas para essas perguntas podem dar algumas pistas com relação ao perfil dos seus consumidores e, por conta disso, você poderá “sentir” se o mercado vive um bom momento ou não.

Se você ficar na dúvida, cheque órgãos de proteção ao crédito ou exija mais garantias antes de fechar negócio. Se por um lado o seu departamento de vendas tem metas a cumprir, por outro de nada adianta fechar muitos negócios se não há perspectiva para receber. Nesse caso, a qualidade é muito melhor e mais importante do que a quantidade.

4. Use sistemas automatizados

Há vários motivos pelos quais você deveria adotar um sistema de gestão e controle de entrada e saída de dinheiro. Além de agilizar muito mais os processos, sistemas como esses permitem que você possa fazer previsões de recebimento mais eficientes e, com isso, possa tomar decisões mais rápido em determinadas circunstâncias.

Ou seja, há certos momentos em que pode não valer a pena conceder um desconto para pagamento à vista, uma vez que o fluxo está positivo ou acima da média. Já em situações em que as rédeas estão curtas, abrir mão de um percentual do lucro em prol da garantia de recebimento pode ajudar você a evitar cair em juros bancários ou em multas por atraso de pagamentos.

5. Esteja aberto a renegociar dívidas

São raros os casos em que pessoas ou empresas atrasam pagamentos apenas pelo simples fato de quererem atrasar. A boa vontade ainda é o que prevalece nas relações comerciais, mas você precisa entender em qual grupo seus clientes se encaixam. Tente entender, primeiramente, qual motivo levou o seu cliente a atrasar.

Se for possível, abra imediatamente um novo canal para negociação, trabalhando valores de juros e obtendo uma data mais precisa para a quitação do débito. Entretanto, seja proativo e não espere que o cliente busque a negociação de imediato. Quanto antes você for atrás dele oferecendo melhores condições para que ele pague a sua dívida, maiores são as chances de que você receba o que está pendente.

6. Suspenda o serviço

Por fim, a última dica funciona apenas para aqueles que trabalham como prestadores de serviço, e não para lojas que vendem produtos. Você pode suspender a prestação do serviço a partir de um determinado momento, desde que isso seja devidamente comunicado para o cliente já na assinatura do contrato, na data seguinte ao vencimento e dias antes da interrupção do serviço.

Em muitos casos, há clientes que usam esse período como uma espécie de margem de segurança, para ganhar mais dias com o pagamento. O uso de softwares permitirá que você encontre quais são esses clientes recorrentes e isole-os em um grupo à parte. Para eles, você poderá, futuramente, oferecer outras condições de pagamento visando minimizar eventuais atrasos.

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Fontes:
Texto: blog.sage.com.br
(Da Redação)
Foto: Divulgação

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Como reduzir inadimplência

A concessão de crédito pode aparecer entre as ações propostas em uma estratégia para aumentar as vendas. Afinal, quanto mais opções o cliente possui para postergar e parcelar o pagamento, mais ele tende a comprar.

O problema começa ao fazer isso de forma não planejada, disponibilizando crediário próprio e recebimentos em boleto ou cheque, por exemplo, apenas para agradar o consumidor, mas sem calcular o impacto no caixa.

É por essa razão, especialmente, que a redução da inadimplência começa na prevenção. Confira ações importantes para evitar prejuízos:

Informe-se bem sobre o cliente

É imprescindível ter informações sobre o seu cliente, a começar pelo básico, como documentos e contatos. Mas não pare por aí: o seu histórico de compras e pagamentos é fundamental para definir pela concessão ou não de crédito. Vale consultar serviços como SPC e Serasa para não vender a prazo para quem já está inadimplente com outras empresas. Com essa informação, bons pagadores podem ter benefícios e aí sim você começa a aumentar as vendas com inteligência.

Prefira receber à vista

Receber à vista depende de convencer o cliente de que a operação é vantajosa para ele. Alie bons argumentos (como a prevenção do seu próprio endividamento) a benefícios, como descontos na quitação antecipada (desde que previstos em planejamento). Evite cheques e considere que receber no cartão de crédito ou débito também conta como pagamento à vista.

Formalize a operação

Além da emissão da nota fiscal, formalizar a venda em contrato pode ser viável e importante, dependendo do seu tipo de negócio. Tal ação oferece segurança para ambas as partes. Para o empreendedor, pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso na cobrança judicial de uma possível inadimplência.

Escolha o vencimento

Se o seu cliente for pessoa física, é grande a chance de ele receber o salário até o quinto dia útil. Então, seja inteligente ao propor o vencimento do débito antes do dia 10, pois isso eleva a chance de ele priorizar essa conta. Se for pessoa jurídica, a escolha da data também se aplica, pois ela tende a ter mais dinheiro entrando no caixa pela mesma razão que você.

Construa um bom relacionamento

Mais do que atrair clientes, a concessão de crédito deve integrar uma estratégia para fidelizá-los. Nesse sentido, a construção de um bom relacionamento pode ser decisiva para vender mais e também para eventualmente cobrar algum atraso. Não é recomendável, por exemplo, que um alto valor seja liberado na primeira negociação. O limite deve crescer de forma proporcional à aproximação com quem compra de você.

Conte com um sistema de gestão

A tecnologia pode ser decisiva para reduzir a inadimplência. Muitas das ações citadas são mais facilmente realizadas se a empresa possui um sistema de gestão. Esse tipo de software pode agregar funções como cadastro de clientes, incluindo informações sobre seu histórico de compras, além de organizar as contas a pagar e a receber e realizar a conciliação bancária, permitindo se antecipar aos atrasos e avisar o cliente sobre o vencimento e os benefícios do pagamento em dia.

Como cobrar o cliente inadimplente

Temos certeza que as ações no campo preventivo são capazes de reduzir consideravelmente os índices de inadimplência na sua empresa. Mas ainda que faça tudo certo, não há como garantir que não haverá atrasos. É por isso que sua estratégia também deve prever ações de cobrança.

Em primeiro lugar, entenda que, quanto mais tempo a sua empresa demorar para identificar um pagamento em atraso, mais difícil será efetuar a cobrança e maior ficará o prejuízo. Quando há um bom gerenciamento financeiro, inclusive com o uso de um sistema de gestão, o inadimplente não escapa do seu campo de visão.

Ao detectar um atraso, você tem uma difícil equação para resolver: cobrar o cliente e receber o que lhe é devido sem que isso o afaste de futuras vendas. Para ter sucesso nesse desafio, é imprescindível que a empresa construa uma política de cobrança, que irá definir, entre outras ações:

• Qual o atraso máximo tolerado
• Como o cliente será abordado e por quais canais
• Quais serão as penalidades aplicadas, como multas, juros e registro em órgãos de proteção ao crédito
• Que critérios serão adotados para a renegociação do débito
• Quais medidas extrajudiciais e judiciais serão tomadas
• Quais serão os prazos para execução de cada uma das etapas previstas.

Para melhores resultados, é recomendável que os clientes em atraso sejam divididos em grupos, pois as razões para a inadimplência são variadas. Há aqueles que simplesmente esquecem de pagar, outros enfrentam dificuldades momentâneas, alguns podem estar sem perspectiva de pagamento e há ainda aqueles que agem intencionalmente e sem intenção de quitar a dívida.

Para cada grupo, as ações previstas no seu planejamento podem ser adaptadas, mas há em comum ao menos dois pontos: é preciso se restringir às formas legais de cobrança e o contato deve ser realizado de forma educada, sem expor o devedor a qualquer constrangimento.

Etapas da cobrança

Um excelente passo a passo para elaboração do planejamento de cobrança é disponibilizado gratuitamente no site do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de Minas Gerais (Sebrae-MG). Entre outras informações, o documento sugere quatro etapas a serem aplicadas a partir da identificação do atraso no pagamento:

• Etapa 1: envio de uma carta educada ou telefonema amigável, lembrando do débito. Caso o cliente demonstre intenção de quitá-lo, um novo acordo pode ser firmado.
• Etapa 2: não ocorrendo pagamento, novo contato é realizado, informando ser essa a última tentativa de negociação para evitar que o cliente seja registrado em órgãos de proteção ao crédito.
• Etapa 3: permanecendo a dívida, é realizado o registro em órgão de proteção ao crédito e uma notificação extrajudicial é enviada ao cliente.
• Etapa 4: ocorre o protesto do título de crédito ou busca-se o auxílio do Juizado Especial Cível, também conhecido como pequenas causas.

Conhecidas as etapas, você pode estar se perguntando: como executá-las em uma micro ou pequena empresa? Um departamento de cobranças seria um esforço desnecessário, a não ser que o número de inadimplentes o equiparasse às grandes organizações. O Sebrae-MG sugere designar e treinar um colaborador para ser o responsável pelas ações previstas.

Considerações finais

Você viu neste artigo que reduzir inadimplência está ao alcance da sua empresa. Exceto quando o devedor age motivado por motivos alheios à sua vontade, como no caso de desemprego, uma sequência de ações rápidas e fáceis pode prevenir as dívidas e facilitar a cobrança em atrasos. Aposte no bom atendimento e na construção de um relacionamento sadio com seus clientes. Para isso, organização e comunicação são elementos essenciais.

Fontes:
Texto: blog.contaazul.com
(Por Marcio Roberto Andrade)
Foto: Divulgação

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