A vida moderna, repleta de estímulos e informações abundantes, nos coloca em uma situação de poluição mental.
Apesar de termos as mesmas 24 horas diárias, lidamos com esse tempo de forma diferente. Alguns acham que as horas passam muito rápido, e que é impossível dar conta de tantas funções em um único dia. Outros acreditam que podem assumir várias atividades neste período. No entanto, nenhum dos dois extremos é produtivo.
A vida moderna, repleta de estímulos e informações abundantes, nos coloca em uma situação de poluição mental e excesso de atividade que, em geral, compromete nossa rotina diária.
Alguns desperdiçadores de tempo podem contribuir para que tenhamos a sensação de que as horas voam. Saiba quais são (e se livre deles!):
Desorganização pessoal: ser desorganizado causa um impacto negativo para a sua imagem pessoal e profissional. Esquecer compromissos, chegar atrasado ou não cumprir com os prazos combinados fazem com que a relação das pessoas com você seja de desconfiança. Isso sem falar no tempo que você perde tentando se encontrar em meio à própria bagunça.
Mudanças sem necessidade: algumas rotinas nos ajudam a ganhar tempo para focar em projetos mais estratégicos. Se há tarefas no seu dia a dia que funcionam bem da forma como você sempre faz, e que não interferem no seu tempo, não mude nada.
Não saber dizer não: responder sim a tudo que lhe pedem significa acumular compromissos e tarefas que podem não ser suas prioridades. Além disso, as pessoas passam a abusar, pois sabem que você nunca nega nada.
Querer fazer tudo sozinho: saber delegar ou compartilhar funções é fundamental, pois nem sempre é possível realizar tudo sozinho. E ainda que você consiga, é bem provável que comprometa a qualidade das tarefas, além de te causar uma exaustão desnecessária.
Má utilização dos recursos tecnológicos: se você é daqueles que vive interrompendo o que está fazendo para entrar nas redes sociais, navegar na internet ou olhar as mensagens do Whatsapp, tenha certeza de que metade do seu dia foi desperdiçado. Deixe para fazer isso durante uma pausa do trabalho.
Reuniões: reuniões presenciais acabam alocando um tempo que poderia ser utilizado para algo mais produtivo. Se não tiver como evitar (certos assuntos requerem reunião presencial, pois o “olho no olho” é essencial em determinadas circunstâncias), seja objetivo, breve e prático. Hoje, muitas pessoas têm realizado reuniões por Skype, Whatsapp ou por meio de outras tecnologias que evitam deslocamentos e, consequentemente, perda de tempo. Se possível, dê preferência a estas práticas.
Imprevistos: eles são inevitáveis e acontecem quase todos os dias. No entanto, se houver planejamento diário, a chance de lidar com o imprevisível, sem atrapalhar sua rotina, se torna maior.
Falta de noção de prioridade: sem objetivos definidos e planejamento fica difícil saber quais são nossas prioridades, e isso pode fazer com que concentremos a ação nas tarefas menos importantes. Por isso a disciplina é fundamental. Pessoas disciplinadas sabem priorizar e dar foco ao que é mais importante naquele momento.
Socialização: ter relações sociais no trabalho é natural e até saudável. Mas cuidado para não se exceder no bate-papo durante o cafezinho e, pior, se envolver em fofocas. Além de perder seu tempo, você pode acabar se comprometendo sem a menor necessidade. Deixe as conversas para depois do expediente, seja num happy hour ou num encontro de final de semana.
Desenvolver ações para minimizar cada um dos desperdiçadores de tempo descritos acima é uma meta importante para ser mais produtivo e conseguir atingir seus objetivos pessoais e profissionais.
Yara Leal de Carvalho é Coach Executivo e Empresarial e Diretora da ABRACEM (Associação Brasileira de Coaching Executivo e Empresarial).
Fontes:
Texto: administradores.com
(Por Yara Leal de Carvalho)
Foto: istock
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Nada sabota tanto sua criatividade quanto maus costumes. Eles são traiçoeiros, e se infiltram na sua vida até o ponto em que você nem percebe o dano que estão causando.
Maus costumes o deixam mais lento, diminuem sua precisão, o tornam menos criativo e reprimem seu desempenho. Ter controle sobre seus maus costumes é crucial e não apenas pelo bem de sua produtividade. Um estudo da Universidade de Minnesota descobriu que as pessoas que exercem um alto grau de autocontrole tendem a ser muito mais felizes do que aquelas que não, tanto no presente quanto no longo prazo.
Alguns maus costumes causam mais problemas do que outros e os nove seguintes são os piores deles. Mudar estes hábitos aumentará sua produtividade e permitirá que você aproveite o bom humor que resulta do autocontrole.
Surfar na Internet de forma impulsiva. Bastam 15 minutos consecutivos de concentração para que você possa se engajar por completo em uma tarefa. Quando isso acontece, você cai no estado eufórico de produtividade aumentada chamado de fluxo. Pesquisas mostram que pessoas num estado de fluxo são cinco vezes mais produtivas do que o normal. Quando você saí do trabalho porque está morrendo para olhar as notícias, Facebook, o resultado de um jogo, ou o quer que seja, isso te tira do fluxo. Isso significa que você necessita de outros 15 minutos de concentração contínua para entrar no estado de fluxo novamente. Se você começar e parar o trabalho várias vezes, pode passar um dia inteiro sem vivenciar o fluxo.
Perfeccionismo. A maioria dos escritores gasta inúmeras horas pensando em personagens e em enredos, alguns até escrevem páginas e mais páginas que sabem que não incluirão no livro. Eles fazem isso porque sabem que ideias precisam de tempo para se desenvolver. Nós tendemos a congelar quando está na hora de começar porque sabemos que nossas ideias não são perfeitas e que o que produzimos pode não ser nada de bom. Mas como você pode produzir algo grande em algum momento se você não dá o pontapé inicial e dá tempo para suas ideias se desenvolverem? O autor Jodi Picoult resumiu a importância de evitar o perfeccionismo de forma perfeita: “Você pode editar uma página ruim, mas você não pode editar uma página em branco”.
Reuniões. Reuniões devoram seu precioso tempo como nenhuma outra coisa. Pessoas ultra-produtivas evitam reuniões o máximo possível. Elas sabem que uma reunião pode se arrastar para sempre, então quando precisam ter uma reunião, avisam a todos, logo no início, que é preciso se manter ao que foi programado. Isso determina um limite claro que motiva todo mundo a estar mais concentrado e ser mais eficiente.
Responder emails assim que eles são recebidos. Pessoas produtivas não permitem que seu email seja uma interrupção constante. Além de verificar seu email de forma programada, elas tiram vantagem das classificações que priorizam mensagens por remetente, colocando alertas para seus vendedores mais importantes e melhores clientes. O resto das mensagens são guardadas até que o trabalho tenha um pausa. Algumas pessoas até ajustam uma auto-resposta que permite que os remetentes saibam quando elas verificarão o email novamente.
Apertar o botão de soneca. Quando você dorme, seu cérebro se move por uma elaborada série de ciclos, sendo o último aquele que o prepara para estar alerta na sua hora de acordar. É por isso que você às vezes acorda bem antes do seu alarme despertar – seu cérebro sabe que é hora de acordar e está pronto para isso. Quando você aperta o botão de soneca e volta a dormir, você perde esse senso de alerta e acorda mais tarde, cansado e grogue. Pior de tudo, esse atordoamento pode levar horas para sair. Então não importa o quanto você acha que está cansado – quando seu alarme despertar, se force a sair da cama se você quiser sair da cama.
Multitarefa. A multitarefa é um real assassino de produtividade. Uma pesquisa conduzida na Universidade de Stanford confirma que fazer várias coisas de uma vez é menos produtivo do que fazer uma coisa de cada vez. Os pesquisadores descobriram que as pessoas que são regularmente bombardeadas com diversos fluxos de informação eletrônica não conseguem prestar atenção, lembrar de informação ou alternar de um trabalho para outro tão bem quanto alguém que completa uma tarefa de cada vez. Quando você tenta fazer duas coisas de uma vez, seu cérebro perde capacidade de desempenhar ambas as tarefas com sucesso.
Mas e se algumas pessoas tiverem o dom para a multitarefa? Os pesquisadores de Stanford compararam grupos de pessoas de acordo com sua tendência à multitarefa e sua crença de que isso ajudava em seu desempenho. Eles descobriram que os que executam a multitarefa em peso – aqueles que sentem que a prática impulsiona seu desempenho – eram na verdade os piores em multitarefa do que aqueles que gostavam de fazer uma coisa de cada vez. Os que fazem uso frequente da multitarefa tiveram um desempenho pior porque tinham mais problemas para organizar seus pensamentos e filtrar informação irrelevante e eram mais lentos em alternar de uma tarefa para outra. Ai!
Deixar de lado as tarefas difíceis. Nós temos uma quantidade de energia mental limitada, e enquanto desgastamos essa energia, nossa tomada de decisão e produtividade cai rapidamente. Isso é chamado de fatiga de decisão. Quando você deixa de lado tarefas difíceis até tarde do dia porque elas são intimidadoras, você as guarda para quando você está pior. Para derrotar a fatiga de decisão, você deve investir nas tarefas complexas pela manhã, quando sua mente está fresca.
Usar seu telefone, tablet ou computador na cama. Isso é algo importante que a maioria das pessoas nem percebe que afeta seu sono e sua produtividade. A luz azul de onda curta exerce um papel importante no seu temperamento, nível de energia e qualidade de sono. Pela manhã, a luz solar contém altas concentrações dessa luz azul. Quando seus olhos são expostos diretamente a ela, a luz azul interrompe a produção de hormônios que induzem ao sono e o deixa mais alerta. À tarde, os raios solares perdem sua luz azul, o que permite que seu corpo produza melatonina e começa a lhe deixar com sono.
À noite, seu cérebro não espera nenhuma exposição à luz azul e é muito sensível à ela. A maioria dos nossos dispositivos favoritos – notebooks, tablets, televisões e telefones celular – emitem luz azul de onda curta, e no caso do seu notebook, tablet e telefone, eles o fazem muito forte e bem na sua cara. Esta exposição interrompe a produção de melatonina e interfere com sua habilidade de adormecer, além de prejudicar a qualidade do seu sono quando você consegue apagar. Como todos sabemos, uma noite de sono mal dormida possui efeitos desastrosos sobre nossa produtividade. O melhor que você pode fazer é evitar estes dispositivos após o jantar (televisão não é um problema grande se você estiver sentado longe do aparelho).
Comer muito açúcar. A glicose funciona como o “acelerador” de energia para o cérebro. Você precisa de glicose para se concentrar em tarefas desafiadoras. Com pouca glicose, você se sente cansado, desconcentrado e lento; muita glicose deixa você trêmulo e sem conseguir se concentrar. Pesquisas mostraram que o limite de açúcar é de 25 gramas de glicose. A armadilha é que você pode até consumir essas 25 gramas de glicose de qualquer forma que queira e se sentir do mesmo jeito – pelo menos inicialmente. Mas a diferença está em quanto que a produtividade durará. Pão doce, refrigerante e outras formas de açúcar refinado levam à um impulso de energia que dura apenas 20 minutos, enquanto que mingau de aveia, arroz integral, e outras comidas que contêm carboidratos complexos liberam energia lentamente, o que permite que você sustente seu foco.
Juntando as peças
Alguns destes costumes parecem ser pequenos, mas eles acumulam. A maioria se acumula durante escolhas pessoais entre prazeres imediatos e aqueles que duram. Afinal, o pior costume é perder o foco do que realmente importa para você.
Fontes:
Texto: administradores.com
(Por Travis Bradberry)
Foto: iStock
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