Rotinas e obrigações de uma empresa: O que você precisa saber para não se perder e fazer seu negócio dar certo

Você conhece todas as rotinas e obrigações de uma empresa?

Diferentemente de ser funcionário onde as suas responsabilidades estão bem estabelecidas, ao abrir um negócio nos deparamos com uma série de rotinas e obrigações essenciais para a manutenção de um negócio.

E eu não estou falando somente do pagamento de impostos, mas existem aquelas que são essenciais para a própria gestão da empresa.

Veja neste post as principais obrigações que você precisa conhecer para se dar bem ao abrir um novo negócio, veja abaixo os principais eixos que discutiremos:

1- Estar legalmente constituído
2- Obrigações Fiscais
3- Obrigações Trabalhistas
4- Obrigações Contábeis
5- Rotinas Financeiras
6- Rotinas Operacionais

1 – Primeira obrigação de uma empresa: estar legalmente  constituída

No mercado muitas vezes eu me deparo com a seguinte situação: Efetuo um compra, e peço a nota fiscal (com CPF para receber os créditos da nota fiscal paulista) e o vendedor me diz que ainda não possui uma empresa aberta.

Abrir a empresa é o primeiro passo e é preciso fazer isso da forma correta. É necessário definir o tipo societário e fazer os registros em todos os órgãos.

Muitas vezes na pressa de começar a operar, somente é realizado o cadastro na Junta Comercial, Receita Federal, no Estado e na Prefeitura, esquecendo os outros.

Nós da Capital Social por exemplo, ainda vamos na Caixa Econômica o no INSS ajustar o cadastro da empresa e fazemos o enquadramento sindical, garantindo realmente a total regularidade de funcionamento.

Neste processo outras coisas são importantes:

1# Definir a atividade econômica correta da empresa

Alguns impostos são definidos pela atividade econômica, e por isso é preciso muita atenção.

Um exemplo muito comum é a pessoa prestar serviços de treinamento e emitir notas fiscais de consultoria, pagando dessa forma ou uma alíquota maior de ISS ou da DAS do Simples Nacional.

Por isso é preciso entender todas as atividades finais da empresa e definir corretamente a atividade, evitando assim pagar um imposto maior ou indevido.

2# Emissão das Notas Fiscais

Emitir notas fiscais na venda de produtos ou na prestação de serviço é obrigatório a todos, exceto ao MEI quando vender para pessoa física.

Ter o cuidado para emitir corretamente também é essencial. Essa atividade pode gerar, assim como no tópico anterior, obrigações adicionais ou o pagamento de tributos indevidos.

3# Definição do enquadramento tributário

Neste ponto, o que é importante avaliar, o quanto a empresa pagará de impostos em cada enquadramento e o quanto isto adicionará de complexidade/custo na operação da empresa.

Digo isso pois, muitas vezes a economia com determinado imposto se anula com os custos de controles adicionais ou de sistemas para um enquadramento mais econômico, e também mais complexo.

Recomendo para você: E-book Passo a Passo – Da Abertura ao Sucesso da sua Empresa

2 – Obrigações Fiscais

Feito a abertura e o enquadramento tributário da empresa chega a hora de entregar as obrigações fiscais de uma empresa.

Podemos separa-las em duas categorias, que são o pagamento de impostos e a entrega de obrigações acessórias.

Pagamento de Impostos

Aqui não há muito segredo, se sua empresa for do Simples Nacional ela pagará uma Guia chamada DAS que engloba diversos impostos.

Já se ela for do Lucro Presumido ou do Lucro Real, terá que pagar guias de acordo com os tributos individualizados.

A dica aqui é a seguinte: Confira de seu Banco tem convenio para receber as Guias de todos os tributos que sua empresa paga.

Em alguns casos, há Bancos que não estão aptos a receber uma Guia Estadual ou Municipal e isso gera transtornos a sua empresa, como ter que ir pagar na “boca do caixa” ao invés do internet banking.

Declarações Acessórias Fiscais

As obrigações acessórias, são as informações fiscais do seu negócio que são transmitidas para o governo, afim de atestar as apurações de impostos e demais obrigações realizadas.

Embora queremos acreditar que exista um esforço do Governo para simplificar essas obrigações, já que a burocracia encare o Custo Brasil, elas são inúmeras, e aqui você precisará de ajuda com certeza.

As principais obrigações existentes são:

  • Apuração da DAS
  • SPED Fiscal ICMS/IPI
  • SPED Contribuições
  • Escrituração Contábil e Fiscal
  • GIAS
  • DCTFs
  • DIRF
  • Escrituração Tomador de Serviços

Essas são somente as principais, pois não para por aqui.

Recomendo para você: E-book – Planejamento Tributário ao Alcance de Todos

3- Obrigações Trabalhistas

É comum ouvir a seguinte pergunta quando falamos deste assunto para um empreendedor que está iniciando um negócio.

Eu ainda não tenho funcionários, eu tenho realmente obrigações trabalhistas?

A resposta é sim, mesmo que você não tenha funcionários, e ainda que não retire pró-labore, que é o salário do sócio, ainda sim terá obrigações a entregar sob pena de multa.

Pró-labore, o salário do sócio

A primeira questão trabalhista de uma nova empresa é a definição do salário do sócio. Isso pode ser iniciando ainda no contrato social dependendo da forma como ele foi escrito.

Normalmente recomendamos, somente prever a possibilidade de pagamento no Contrato Social, pois se ele for instituído e a empresa não pagar podem ocasionar problemas.

Saiba mais sobre os rendimentos de um sócio:

Sobre o valor pago ao sócio deve ser retido o percentual de 11% referente ao INSS e deve ser informado junto com as obrigações acessórias dos demais funcionários.

Admissão e Demissão de Funcionários

Na contratação e demissão de funcionários, deve se atentar aos procedimentos exigidos pela Legislação Trabalhistas.

Entre eles podemos destacar, realizar os exames admissionais e demissionais, estes pressupõem que a empresa já tenha feito o PPRA e PCMSO, assinar um contrato de trabalho, atualizar a carteira de trabalho, e realizar as homologações no caso da demissão.

Pagamento de Obrigações Sociais e Salários

Assim como nas obrigações fiscais aonde há o pagamento dos impostos, nas obrigações trabalhistas há o pagamento das guias sociais, com o valor de INSS e de FGTS.

No caso do INSS, a guia é composta de retenções sobre a folha de pagamento e valores referente as contribuições patronais.

Em alguns casos, como as empresas do Simples Nacional ou nas empresas com a Desoneração da Folha, a parte patronal é pago fora da Guia do INSS, e normalmente tendo como base o faturamento.

Aqui vale somente a menção, mas também é obrigação do empreendedor pagar os salários, lembrando que existem diversas regras para o cálculo dele, como o referente ao 13º salário e as férias.

Declarações Acessórias Trabalhistas

Na parte Trabalhista, assim como na parte Fiscal, existem a entrega de obrigações acessórias que servem de informações para o governo atestar a regularidade da empresa.

As principais atuais são;

  • SEFIP/GFIP
  • CAGED
  • RAIS
  • DIRF

A DIRF acima, está repetida, pois as retenções de imposto de renda podem atingir os funcionários e desta forma ela acaba sendo uma obrigação compartilhada.

Como resultado da entrega da DIRF não podemos nos esquecer que existe o Informe de Rendimentos, que é entregue após a DIRF e serve para que ele possa fazer a sua Declaração de Imposto de Renda.

Recomendo para você: Planilha – Calculo dos Custos de Contratação

4 – Obrigações Contábeis

Na Contabilidade, temos uma situação interessante, pois podemos encarar ela de duas formas:

  • Burocrática: Meramente para atender a necessidade do Fisco.
  • Dinâmica: Atendendo o Fisco, e também as necessidades da empresa, dos seus sócios e mais usuários das informações.

É claro que eu prefiro a segunda forma, manter a contabilidade em ordem gerar diversos benefícios a empresa, tais como;

  • Manter o controle da situação econômica e financeira da empresa.
  • Ter Lucros Isentos de Imposto de Renda na Pessoa Física dos Sócios
  • Ser um instrumento para planejamento e gestão.

Com relação as obrigações, o Livro Diário é um documento obrigatório para todas as empresas, e recentemente tivemos uma boa notícia.

As empresas que entregam o SPED Contábil não necessitam registrar os seus livros na Junta Comercial e podem mantê-los em formato digital.

Isso foi uma excelente iniciativa de redução da burocracia e de compromisso com o meio ambiente com a redução de papel impresso.

Recomendo para você: Texto – 8 motivos para você contratar um contador para sua empresa.

5 – Rotinas Financeiras

Eu não consigo ver nenhuma empresa de sucesso sem a manutenção de uma boa rotina financeira.

Ela é essencial para definir o futuro do empreendimento, afinal se você não sabe quanto gasta mensalmente ou se há recursos para pagamento a empresa não irá para frente.

As principais rotinas que posso listar são;

Controle de Despesas e Receitas com conciliação bancária

Esse é o primeiro passo em uma gestão financeira. Eu diria que qualquer outra coisa que você pretenda fazer com o tema financeiro, se este não for bem feito, você não conseguirá.

Existem várias formas de fazer esse controle, e a única que não recomendo de forma nenhum é aquela no papel.

Veja escreveu no papel, quando que você poderá fazer uma análise, ou simular projeções… nunca não é mesmo?

Seja no Excel ou em um sistema, faça bem feito, categorizando corretamente e mantendo as informações de data.

Gestão de Contas a Pagar e Contas a Receber

Aqui está um grande segredo, cuidar do Contas a Pagar e do Contas a Receber da empresa.

Pois é aqui que sua empresa pode influenciar para ter um caixa saudável. Imagine a situação de uma inadimplência massificada sem nenhuma gestão estabelecida, com certeza o seu caixa irá sentir e você poderá não ter recursos para pagamento de contas.

Agora, pensa na falta de controle das contas a pagar, duas situações podem ocorrer, você pagar contas com atraso, e assim com juros ou ainda ter que fazer um pagamento superior ao que seu caixa suporta.

Nas finanças, essas três rotinas são essenciais, e a partir delas com certeza você poderá evoluir o processo financeiro e ter mais controle.

Recomendo para você: Texto – A importância da conciliação bancária para sua empresa

6 – Rotinas Operacionais

Destas você com certeza entende não é mesmo, afinal você abriu a empresa no ramo que você conhece e tem experiência.

Mas quero destacar duas coisas que você não pode se descuidar.

Precificação dos Serviços e Produtos

Saber por quanto você deve vender o produto e serviço é essencial, pois ele que determinará se você poderá pagar as suas despesas e ainda ter um lucro no final.

Não confie em determinar eles olhando somente para os preços do mercado.

Faça contas, entenda seus custos e veja se você consegue ser mais eficiente do que a concorrência.

Controle de Estoque

Esse é um outro tema de atenção, por dois motivos;

  • Influencia no Caixa da Empresa
  • Existem obrigações atreladas ao seu controle

Isso mesmo, existe a obrigação anual do Livro de Inventário que está bastante relacionada ao controle de Estoque, isso sem falar no SPED Fiscal que a partir da entrada em vigor exigirá a transmissão das informações do estoque.

E como eu disso influência nas finanças, pois mercadoria parada, gerar custos de armazenamento e não se transforma em dinheiro, prejudicando seu Capital de Giro.

Recomendo para você: Texto – Capital de Giro: O que é e como calcular

Ufa, muita coisa não? E olha que eu tentei resumir bastante as obrigações, somente para te dar ciência. Aqui sempre vale a dica, ter a ajuda é essencial e nada com contar com um escritório de contabilidade atento a isso para te ajudar a fazer seu negócio deslanchar.

 

 

Fontes:
Texto: capitalsocial.cnt.br
(Por Regina Fernandes)
Foto: Divulgação

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