O que é folha de pagamento: do conceito à prática

Ao administrar sua empresa, você provavelmente tem em mente questões estratégicas para impulsionar vendas, conquistar clientes e fazer o negócio prosperar. Mas a parte burocrática da gestão também é essencial para o seu sucesso. Neste artigo, você vai entender o que é folha de pagamento e sua importância.

Em síntese, a folha de pagamento é o nome dado a uma lista da remuneração paga aos colaboradores de uma empresa. Também conhecido como holerite, o documento consiste na transformação das informações trabalhistas de cada funcionário em dados contábeis, para calcular o pagamento líquido e o pagamento bruto.

Ficou confuso? Bem, calcular uma folha de pagamento realmente não é tarefa simples. Ela exige conhecimentos específicos na área de Recursos Humanos (RH), sobre leis trabalhistas, e noções de matemática financeira no ramo da contabilidade – conforme você vai entender a seguir.

A relevância da folha de pagamento

No Brasil, preparar a folha de pagamento dos funcionários é uma obrigação legal de qualquer empresa. Adotar um bom sistema para manter essa documentação organizada é fundamental para evitar complicações futuras, como processos trabalhistas.

Realizar o cálculo de uma folha de pagamento representa uma grande responsabilidade. Principalmente porque os detalhes que ali constam funcionam como uma espécie de histórico do funcionário dentro da empresa. O documento tem função operacional, contábil e fiscal.

Como a folha retrata a atividade exercida e espelha a remuneração do trabalhador, ela pode ser utilizada na hora de financiar um carro ou automóvel, por exemplo. O documento é, inclusive, uma exigência comprobatória para a aposentadoria. Daí a relevância de manter um sistema bem organizado.

Já que o cálculo da folha exige conhecimentos específicos, costuma ficar a cargo do departamento pessoal nas empresas. Neste ponto, muitas instituições optam por terceirizar o serviço e contam com o auxílio de uma empresa de contabilidade, para que todos os valores sejam observados com precisão. Cabe ao RH checar se a legislação está sendo cumprida.

Entenda como o holerite é calculado

Nas empresas, a folha de pagamento é constituída pela soma de todos os registros financeiros de um funcionário: salários, vencimentos, descontos e bônus. No cálculo devem entrar itens como as horas extras, os descontos de benefícios – vale-transporte e alimentação, por exemplo-, e a incidência de impostos.

Fica a cargo da contabilidade transformar todos os fatos envolvidos na relação de trabalho em valores numéricos, expressos através de códigos, referências e percentagens, que têm como resultado a folha de pagamento. Se você não é especialista, não precisa compreender essa linguagem contábil, mas é interessante conhecer como o documento é elaborado.

1. Classificação do funcionário

Para iniciar o cálculo, o colaborador é classificado de acordo com sua categoria. Esta, por sua vez, é regulamentada por uma Convenção Coletiva, a partir da qual devem ser seguidas as normas base para calcular os valores da folha.

2. Análise das horas de trabalho

A etapa seguinte consiste na observação da folha de ponto de cada funcionário, onde devem estar documentadas horas trabalhadas, horas extras, jornadas adicionais ou descanso remunerado, por exemplo. Também é necessário checar se houve faltas no mês e se elas foram justificadas.

Quando há justificativa da ausência, através de atestado médico em caso de doença, por exemplo, a falta pode ser abonada. Caso contrário, deve ser feito o desconto no pagamento bruto.

3. Desconto de encargos sociais e Imposto de Renda

No cálculo da folha de pagamento, devem ser contabilizados os descontos do Instituto Nacional de Seguro Social (INSS), para assegurar os benefícios mensais na aposentadoria do funcionário, além de outros encargos sociais, como a dedução do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Com base nesse cálculo, é feito o desconto do Imposto de Renda.

4. Dedução de benefícios legais

Por fim, ainda é necessário descontar os valores de benefícios legais, a exemplo do vale-refeição, vale-transporte ou contribuição sindical, para então identificar o valor líquido a ser repassado ao trabalhador no fim do mês.

Contabilidade: vale a pena contratar o serviço?

Muitos gestores ficam na dúvida sobre a necessidade de obter auxílio de um contador para manter o sistema de folhas de pagamento organizado. Inicialmente, é válido salientar que, para o administrador, ter seu próprio controle sobre o pagamento dos funcionários é importante. Organizar a folha, porém, vai muito além disso.

Geralmente, à medida que a empresa cresce, monitorar essas informações se torna insustentável diante de outras prioridades na rotina. Neste contexto, manter uma planilha para registrar as horas de trabalho e salários fica mais difícil. E então, qual é a melhor saída?

Uma possibilidade é apostar em um sistema de gestão de confiança para emitir a folha, o que pode ser útil para reduzir custos e otimizar tempo. Da mesma forma, o auxílio de um contador sempre é bem-vindo. Ele é o profissional apto para lidar com o volume de dados e informações sobre cada funcionário, além de conhecer em detalhes os números e prazos de cada tributo.

Nesse contexto, é possível considerar a contratação de um contador um investimento. Lembre-se de que o holerite é um documento importante e mantê-lo de acordo com a lei pode ajudar a evitar dores de cabeça no futuro.

Antes de contratar um especialista, contudo, é fundamental fazer uma boa pesquisa. Como ele é quem vai lidar com as questões tributárias da empresa, precisa ser alguém de confiança. Busque opiniões e tenha uma conversa franca com o profissional ou com o representante do escritório de contabilidade antes de contratar o serviço.

Ao contador, também é interessante repassar algumas informações sobre o funcionamento da empresa, sua filosofia e seus princípios. Mas, de forma geral, ter a ajuda de um especialista no ramo é uma forma de prezar pela saúde financeira e pela legalidade do seu negócio.

Fontes:
Texto: blog.contaazul.com
(Por Caroline Francini)
Foto: Divulgação

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