A importância da conciliação bancária para o seu negócio

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Uma das melhores formas de evitar quaisquer surpresas nas finanças e na contabilidade da sua empresa é através da conciliação bancária. Basicamente, o processo consiste na comparação entre o saldo de uma conta bancária e todas as informações externas à contabilidade, no caso, os extratos bancários. Essa é uma maneira de garantir a exatidão de um saldo que foi apurado internamente, em determinado período.

Apesar de ser uma atividade extremamente importante dentro de qualquer organização, principalmente para os setores contábil e financeiro, muitos empreendedores ainda abrem mão da prática e, por conta disso, correm o risco de perderem o controle do real aporte de capital disponível para o desenvolvimento de suas atividades diárias ou, ainda, para o cumprimento de obrigações, como empréstimos, financiamentos bancários e parcelamentos com fornecedores.

Por esse motivo resolvemos abordar, nesse post, um passo a passo para a elaboração de uma conciliação bancária, assim como a importância desse tipo de processo na sua empresa! Confira!

Como fazer?

O processo inteiro envolve três passos básicos, que podem ser facilmente esquematizados para estabelecer um processo interno claro. O primeiro deles é o monitoramento dos fluxos de caixa, isto é, as entradas e saídas de recursos financeiros, que deve ser constante. Da mesma maneira, a classificação de todas as contas de movimentações bancárias deve ser bem ordenada. Quer um exemplo? Recebimentos de clientes em bancos; tarifas bancárias; impostos de transações bancárias, como o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras); pagamento de salários, dentre muitos outros.

Tendo feito isso, partimos para o segundo passo: confrontar todos os dados obtidos internamente, através de controle, com os extratos bancários. É preciso conferir, ainda, se os detalhes do lançamento são compatíveis, verificando valores e datas de cada um dos registros.

Por fim, chegamos ao terceiro passo que preza pelo princípio de que uma vez identificados quaisquer erros, a correção interna deve ser feita imediatamente, ou, se o problema for da própria instituição financeira, a solicitação da compensação dos valores cobrados indevidamente.

Como monitorar os fluxos de caixa na conciliação

O primeiro passo para monitorar os fluxos de caixa na conciliação é estabelecer um processo e criar uma cultura para manter esta atividade viva na empresa. Não adianta nada fazer o controle da conciliação bancária diariamente durante uma semana e voltar a fazê-lo após um mês, ou ainda conciliar todos os movimentos do mês rapidinho em apenas um dia.

É importante aqui mencionar que os benefícios de fazer uma boa conciliação bancária requerem que esta seja uma atividade diária, que o empreendedor ou a área financeira faça com atenção, e principalmente que analise os resultados.

Na nossa experiência, um bom processo de conciliação deve ser diário, um bom horário para isso é entre as 9 e 10hs, assim é possível analisar os resultados para poder realizar os pagamentos diários.

É preciso também definir a ferramenta a ser utilizada, ela deve mais do que fazer a conciliação deve dar informações uteis para o empreendedor tomar decisões sobre suas finanças. Com a escolha da ferramenta será possível determinar a melhor forma de extrair os extratos bancários, que pode ser em Excel, no formato OFX ou em documento PDF. Independente da forma escolhida, crie uma pasta física ou eletrônica, e armazene o extrato diariamente.

Confrontando os dados da conciliação bancária

Para uma conciliação eficiente é importante verificar informações e dados dos extratos e dos controles de contas a pagar e receber internos para verificar inconsistências. Para facilitar, veja abaixo as principais informações que devem ser observadas.

> Saldos Bancários, conferir os valores dos saldos iniciais e finais
> Datas dos lançamentos se condizem com as datas previstas de recebimento e pagamento
> Os valores entre o banco e o controle interno, se existem multas, juros ou descontos, e principalmente se estes são devidos.
> Verificar os lançamentos não identificados, sejam eles do controle interno ou do extrato bancário.

Nesta atividade é possível também identificar a origem das contas e classifica-las quanto a sua característica, isso será importante para a tomada de decisões financeiras.

Quais erros podem ocorrer e o que fazer

Organizado todos os movimentos e confrontadas as informações é hora de analisar os problemas ou as ocorrências não normais da conciliação bancária, afinal não basta ajustar os valores para que o saldo seja igual, veja abaixo as principais ocorrências e o que fazer:

Lançamentos divergentes entre banco e controle interno

Se houver divergência entre o lançamento do controle e o do banco, busque o documento original para analisar de onde surge a diferença.

Com a análise você poderá verificar se houve um valor maior por juros ou descontos ou se o lançamento foi indevido. Corrija o seu controle, assim tornará ele mais efetivo.

Débitos indevidos por parte do Banco

Outra fonte de erros é o debito de despesas indevidas pelo Banco, inacreditável que somente percebemos isso após iniciar o controle e conciliação bancária.

Havendo este problema, procure o Banco para fazer o estorno. Uma das fontes deste tipo de erro são os débitos automáticos, verifique com seu gerente se é possível bloquear a conta para este tipo de lançamento.

Cheques não compensados e transferências não processadas

Diferenças ainda podem ocorrer por ter emitido cheques e eles ainda não terem sido compensados, é importante considerar ele no seu controle de fluxo de caixa, pois estes podem ser ainda debitados.

Podem ocorrer ainda não processamento das transações, é importante verificar para poder garantir os pagamentos da forma correta.

Débitos de impostos, taxas e aplicações não previstos

Alguns lançamentos podem não ter previsão no controle gerencial da empresa, são eles principalmente impostos dedutíveis de aplicações e empréstimos como o IOF, taxas bancárias e de transações e as aplicações financeiras automáticas.

É bom conferir cada uma delas, principalmente as tarifas bancárias, é comum ocorrer algum tipo de divergência entre o negociado com o banco e o efetivamente debitado. Nesses casos não tenha dúvida, ligue imediatamente para o seu gerente.

Depósitos não identificados

Aqui é muito importante ter um controle adequado, pois valores não identificados não podem ser conciliados, por outro lado precisam de atenção para que sejam identificados ao longo do tempo.

O ideal é manter um controle separando os não identificados. Eles podem ser de uma venda não computada, de um erro na transferência até uma antecipação de um cliente.

Pela característica diversa que pode ter, é importante se preocupar. A jurisprudência fiscal administrativa indica que um deposito não identificado deve ser tratado como receita e assim ter todos os tributos que incidem sobre a venda. Identifique-os e trate de forma a resolver os problemas de identificação. Peça também aos clientes para que enviem comprovantes de depósitos para evitar essa situação e uma possível bitributação.

Envio dos documentos para a contabilidade

Seja a sua contabilidade interna ou terceirizada, realizar a conciliação bancária de forma correta é um grande passo para contribuir com bons lançamentos contábeis.

Estes por sua vez contribuem com informações fidedignas para que o contador realize corretamente os demonstrativos contábeis e por sua vez, se transforme em informações úteis para os empreendedores.

Qual a importância da conciliação bancária?

Como já vimos, do ponto de vista financeiro, a conciliação bancária é uma ação indispensável para que o empreendedor tenha total domínio acerca da sua situação financeira, mas os benefícios não param por aí, veja algumas vantagens:

> Melhor previsão do fluxo de caixa
> Ter um saldo bancários confiável para realizar transações
> Possibilitar um planejamento orçamentário efetivo
> Poder integrar os dados com a contabilidade para melhorar os demonstrativos
> Ter o controle sobre todas as movimentações bancárias e financeiras da empresa.

Bem, do ponto de vista contábil, as informações apuradas com maior rigor e precisão garantirão relatórios contábeis mais fidedignos o que, além de contribuir para o controle patrimonial, também favorecerá e muito a elaboração de demonstrações contábeis seguras para o Fisco.

Vale lembrar, ainda, que atualmente muitas empresas fecham as portas por conta do desequilíbrio financeiro, e, principalmente, por uma má gestão interna de ferramentas básicas, como os fluxos de caixa e a própria conciliação bancária. Por isso, adote esse tipo de prática dentro dos procedimentos padrões da sua empresa, contando com o suporte de profissionais qualificados e, ainda, de tecnologias que possibilitam a automatização de processos, como os softwares de gestão financeira.

Fontes:
Texto: capitalsocial.cnt.br
(Por Regina Fernandes)
Foto: Internet

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