Dicas para organizar documentos de sua empresa

Manter os documentos de uma empresa organizados não é um mero capricho, é um dos processos mais essenciais da gestão financeira de um negócio. Nunca se sabe quando uma nota fiscal ou um contrato pode ser solicitado, além do fato de que ter organização reflete uma série de aspectos que evidenciam o perfil da empresa.

No post de hoje, vamos fornecer algumas dicas úteis para que você possa organizar os documentos de sua empresa. Continue lendo para conferir!

1. Crie um sistema de organização eficiente

Organização e disciplina são dois termos que caminham juntos, pois é impossível ser organizado sem ser disciplinado, não é mesmo?

Portanto, é fundamental manter um sistema de organização eficaz e constantemente praticá-lo, sem incorrer no erro de deixar nada para depois. Desenhe um processo específico para o arquivamento de documentos e, depois, leve-o ao conhecimento de todo e qualquer colaborador envolvido com o manuseio dos documentos.

Como sugestão prática de organização, você pode separar os documentos da empresa por:

• Tipo;
• Data;
• Clientes;
• Fornecedores;
• Colaboradores;
• Prioridade.

Faça a escolha de acordo com o perfil e as particularidades da sua empresa, considerando aquilo que é mais relevante ou mais prático, na hora de buscar documentos arquivados.

Separe os documentos em arquivos específicos, não misturando contratos com contas a pagar ou contatos de clientes com contatos de fornecedores, por exemplo: cada um deve ter pasta e local de arquivamento separado, facilitando tanto a organização como a pesquisa posterior.

Vale ressaltar que etiquetar pastas e arquivos também é um método de organização eficaz, apesar de sua simplicidade.

É preciso ter disciplina para manter o sistema de organização fluindo sem interrupções, sempre que houver atualizações e que chegarem novos documentos.

Assim, se torna muito mais fácil localizar as informações nos momentos em que você mais precisa delas, como em visitas inesperadas de órgãos fiscalizadores, por exemplo.

2. Delegue funções

Apesar de a organização de documentos ser uma das responsabilidades da equipe de gestão administrativa ou financeira, esse não é o tipo de tarefa que deve ser direcionada a muitas pessoas.

O fato mais observado é que, quanto mais funcionários estiverem envolvidos na organização dos documentos, há uma probabilidade maior de haver extravios e divergências nos métodos de armazenamento.

Procure delegar essa função a um ou dois colaboradores, no máximo. Quanto menos funcionários forem responsáveis por organizar os documentos de sua empresa, maior será a agilidade na localização de contratos, notas fiscais, contas, impostos e de quaisquer outras informações, sempre que você precisar.

3. Faça o armazenamento de arquivos na nuvem

Um dos métodos de organização de documentos e arquivos mais adotados por empresas nos últimos anos é o armazenamento de dados em servidores na nuvem, usando o recurso conhecido como Cloud Computing.

A mobilidade, agilidade e segurança que o armazenamento digital oferece são alguns dos benefícios que têm chamado a atenção de empresários dos mais variados portes e setores comerciais.

Servidores na nuvem permitem que seus documentos ou notas fiscais sejam sincronizados com seus servidores físicos, tornando o processo de atualização muito mais eficiente. Além disso, é possível organizar todos os dados em pastas que podem ser acessadas em qualquer lugar e a qualquer hora do dia.

Vale ressaltar que as chances de os documentos armazenados na nuvem serem perdidos são exponencialmente menores do que com arquivos impressos e guardados em ambientes físicos.

Primeiro, porque o dano à integridade física dos arquivos é uma realidade da qual não se pode fugir; segundo, porque os sistemas que se utilizam de Cloud Computing contam sempre com rotinas eficientes de backup.

Assim, qualquer perda eventual de dados dos servidores não incorre, necessariamente, em um risco à segurança de seus arquivos.

4. Utilize um software de gestão de notas fiscais

Quando o assunto é nota fiscal, todo cuidado é pouco, correto? A organização deve ser realizada de forma minuciosa e todos os arquivos precisam ser armazenados com muita segurança.

Portanto, nada melhor do que contratar um eficiente software de gestão de notas fiscais eletrônicas e automatizar todos os procedimentos envolvidos na gestão.

Se isso lhe parece desnecessário, é muito importante reconsiderar sua visão e pensar em diversos aspectos da sua rotina, tais como:

• O volume de notas fiscais arquivadas fisicamente e o custo para mantê-las guardadas e seguras;
• A possibilidade de dano a esses documentos, que pode incorrer em sérios problemas com o fisco;
• A segurança fiscal e tributária da empresa, que pode — com muita eficiência — consultar quaisquer documentos arquivados, no momento em que precisar comprovar quaisquer informações frente a clientes e fornecedores.

Agora, imagine poder baixar notas fiscais eletrônicas e gerenciá-las diretamente de um ERP de gestão financeira e administrativa.

Com um sistema conectado diretamente à Secretaria da Fazenda, todas as suas NFes e CTes são baixadas e emitidas diretamente através do CNPJ de sua empresa, e todos os arquivos são gerados em formatos eletrônicos XML e DANfe e armazenados no sistema.

Há uma grande diferença entre essa realidade e os processos manuais, dispendiosos e demorados, não?

A organização é, portanto, um aspecto fundamental no bom funcionamento de sua empresa e na manutenção de uma imagem de excelência frente a seus clientes. Siga nossas dicas para organizar documentos e tenha mais segurança e qualidade em todas as suas atividades.

Você é responsável pelo gerenciamento de documentos e arquivos em sua empresa? Deixe um comentário contando pra gente, contando como você tem realizado essa gestão em sua empresa!

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Fontes:
Texto: www.arquivei.com.br
(Por Bruno Carvalho)
Foto: Internet

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