Produtividade no trabalho: guia para fazer mais em menos tempo

Precisando impulsionar a produtividade no trabalho?

Então, conhecer ferramentas tecnológicas e boas práticas para alcançar o alto desempenho é fundamental, principalmente quando você é o gestor da empresa.

Com tantas tarefas e funções, é preciso uma boa dose de disciplina para evitar distrações e manter a produtividade necessária para tocar o negócio em suas variadas frentes de trabalho.

Afinal, quando as falhas e ineficiências nos processos da empresa começam lá no alto, a performance de toda a equipe é prejudicada.

Mas, adotando as ferramentas certas e utilizando alguns indicadores de produtividade no trabalho, é possível aprimorar seu desempenho pessoal e a carga de eficiência de toda a organização.

Neste guia, vamos entender melhor o que é produtividade, sua importância, ferramentas, indicadores úteis e dicas para elevar o seu rendimento.

O que é produtividade no trabalho

Produtividade no trabalho é a relação entre a quantidade de produtos ou serviços produzidos e o tempo e recursos necessários para essa determinada produção.

De forma breve, é a capacidade de fazer mais em menos tempo, sem perder a qualidade.

Tenha em mente que a produtividade traduz a eficiência da empresa durante as rotinas de produção.

Em empresas, um alto nível de produtividade permite entregar os produtos mais rapidamente aos consumidores e reduzir custos relativos a processos.

Justamente por isso, o conceito de produtividade está diretamente ligado à rentabilidade do negócio.

Esse é um conceito bastante antigo, mas que ainda faz total sentido para as organizações.

No livro Productivity management: a practical handbook (International Labour Organization, 1987), Joseph Prokopenko destaca que o tempo é um bom denominador para a produtividade, pois se trata de uma medida universal que está além do controle humano.

“Quanto menor o tempo necessário para alcançar o resultado desejado, mais produtivo é o sistema”, pontua o autor.

Por exemplo: vamos supor que você tenha uma cervejaria que produz chope artesanal.

Obviamente, a sua produção não alcançará os mesmos patamares obtidos por grandes empresas de produção de bebida, que efetuam uma produção em escala industrial, certo?

Isso não quer dizer que o seu nível de produtividade no trabalho seja baixo.

Afinal, ele varia conforme o tipo de atividade que a empresa realiza.

Mas isso não significa que você não possa otimizar a produção artesanal para, consequentemente, vender mais.

Em um artigo para a revista Forbes, Susan O’Brien, fundadora do aplicativo Smigin, afirma que a produtividade não é uma mentalidade, e sim um estado de ser.

“Você não pode, de repente, decidir que será mais produtivo e esperar que essa intenção gere resultados”, afirma.

De acordo com a autora, a produtividade é um estado ativo que você escolhe adotar, praticar e implementar.

Importância da produtividade no trabalho

Manter um nível de produtividade no trabalho é essencial tanto para o profissional quanto para a empresa.

Confira cinco razões pelas quais a produtividade é essencial no local de trabalho.

1. Para a redução de custos

De acordo com o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), a produtividade deve ser o foco de empresários que buscam a redução de custos dentro da empresa.

Ou seja, ele não deve priorizar o corte de serviços ou a demissão de funcionários, e sim a reavaliação do processo produtivo da empresa.

“A gestão da produção ajusta ou implanta qualquer tipo de processo, procedimento ou técnica com o objetivo de diminuir os custos de produção por meio da eliminação de desperdícios, minimização de distância e perdas com refugos”, destaca o guia de custos do Sebrae.

2. Para obter mais lucro

Se a empresa consegue fazer mais em menos tempo, também tem capacidade de entregar uma quantidade de itens maior ao mercado, caso exista demanda para isso.

O aumento do lucro é tanto uma consequência do aumento da produçãoquanto da redução de custos dos processos, o que faz com que as receitas fiquem maiores mesmo descontando as despesas da empresa.

3. Para satisfazer o cliente

O ganho de produtividade é importante não apenas para que a empresa entregue produtos ou serviços dentro do prazo, mas para que satisfaça as suas vontades por meio de entregas o mais rápido possível.

4. Para ganhar diferencial competitivo

Com a produtividade, a empresa utiliza o melhor de cada colaborador nos processos e, dessa forma, obtém a excelência.

Essa vantagem se traduz em diferencial competitivo no mercado.

Um exemplo disso são os e-commerces: entre uma gama diversificada de sites, o consumidor geralmente opta por aquele que entrega os produtos com maior agilidade.

5. Para fomentar a inovação

Quando a produtividade é uma prioridade na empresa, o gestor passa a dar mais atenção à inovação nos processos com o intuito de otimizá-los.

O resultado disso é uma cultura de trabalho voltada à inovação, que se torna uma rotina na organização.

Indicadores de produtividade no trabalho

Agora que tal conhecer alguns indicadores de produtividade no trabalho para medir o nível que a sua empresa apresenta?

Os indicadores são ferramentas essenciais na hora de analisar os processos de produção.

Confira três deles:

Produção por hora

Esse indicador identifica a quantidade de produtos finalizados por hora na empresa.

Uma das formas de medir esse indicador é avaliando o quanto cada colaborador realiza referente a uma determinada tarefa por hora individualmente.

Assim, é possível encontrar o nível de produtividade ideal e elaborar estratégias para que os demais também consigam atingi-lo.

Entregas no prazo

Outro indicador consiste em mapear o número de entregas que são feitas dentro do prazo, o que se torna bastante útil para analisar também em quanto é necessário aumentar a produtividade para reduzir o índice de atrasos.

Esse indicador faz todo sentido para, por exemplo, empresas de logística e e-commerces.

TPM

Do inglês total productive maintenance, o índice de manutenção produtiva total (TPM) é voltado para a redução de custos, eliminação de perdas e aumento da produtividade.

O intuito é reduzir perdas durante o processo produtivo, como quebras, pequenas paradas, baixa velocidade e qualidade insatisfatória.

Ferramentas para aumentar a produtividade no trabalho

Algumas ferramentas são essenciais para elevar o índice de produtividade no trabalho.

Nos próximos tópicos, você vai conhecer três ferramentas essenciais para qualquer empresa.

ERP

ERP é a sigla para sistema de gestão empresarial.

Esse tipo de sistema aumenta a produtividade porque é responsável por automatizar tarefas, reunir dados que embasam a tomada de decisão e organizar todos os processos, como gestão de estoque, vendas, compras e orçamento.

Ou seja: ele integra todas as áreas da empresa em um único local, deixando os processos mais ágeis na prática.

Ferramentas de armazenamento em nuvem

Ferramentas como Google Drive, Dropbox e OneDrive armazenam os documentos e arquivos da empresa na nuvem.

Por meio delas, cada colaborador tem acesso a esses arquivos de qualquer lugar, sem a necessidade de requisitá-los a outro colega por e-mail.

Além de aumentar a produtividade, o armazenamento em nuvem permite a realização de tarefas colaborativas.

Gerenciadores de tarefas

Que tal organizar todas as tarefas, até mesmo com uma visão geral das atividades de cada colaborador da equipe?

Gerenciadores de tarefas, como Asana, Trello e Evernote, são excelentes alternativas para visualizar a lista de afazeres, organizar os fluxos de trabalho e visualizar o andamento de cada processo.

Como ser mais produtivo no trabalho

Quer ser mais produtivo no trabalho?

Abaixo, selecionamos oito dicas para elevar o seu desempenho.

1. Faça um planejamento diário

O ideal é que, no dia anterior, você dedique um tempo para planejar as atividades do dia seguinte, colocando tudo no papel.

Nessa hora, a dica é estabelecer prioridades para definir quais tarefas precisam de mais dedicação e energia.

Fazer metas diárias também ajuda a criar a motivação necessária para riscar os itens da sua lista.

2. Gerencie o tempo

Organize as atividades, compromissos e reuniões da maneira mais otimizada possível.

Técnicas de produtividade, como a Pomodoro, são bem-vindas nessa hora para definir o tempo dedicado a cada atividade.

Mas não se esqueça de que fazer pausas para descanso é essencial para aumentar a motivação e gerar energia para continuar o trabalho.

3. Foque em uma atividade por vez

Essa medida é essencial para manter a qualidade do trabalho, que se perde quando você realiza muitas atividades ao mesmo tempo.

Portanto, concentre-se em uma tarefa por vez, começando e finalizando cada item da lista.

4. Saiba delegar tarefas

Em um artigo para a Forbes, Jon Youshaei destaca que delegar tarefas é essencial para gestores e empreendedores.

Afinal, ninguém consegue fazer tudo sozinho, independentemente do quão inteligente seja.

“Traga pessoas de confiança com conjuntos de habilidades complementares, e você facilitará a vida de todos”, afirma o autor.

5. Evite distrações

Olhar a caixa de e-mail, atualizar o feed das redes sociais e verificar notificações no celular com frequência são atitudes que prejudicam a produtividade.

Afinal, a cada distração, você gastará tempo até voltar ao foco e concentração total nas tarefas que deve realizar.

Aproveite os momentos de pausa para se distrair.

6. Adote práticas saudáveis

Saiba que a produtividade no trabalho também é favorecido pelos hábitos de vida que você mantém.

Boa alimentação e noites de sono, exercícios, leitura e meditação são práticas que auxiliam a manter o foco e a motivação, assim como geram energia e disposição para enfrentar o checklist diário no trabalho.

7. Automatize tarefas

Analise quais processos da empresa (ou mesmo os individuais) podem ser automatizados por meio de ferramentas e softwares.

Essa estratégia permite que você otimize o tempo e se dedique às tarefas mais complexas, que exigem atenção especial.

8. Crie um ambiente propício para a produtividade

É mais fácil ser produtivo quando você está em um ambiente tranquilo, organizado, limpo e confortável.

Por isso, se dedique a criar um ambiente que favoreça a concentração e a motivação para elevar o desempenho.